高校人事檔案管理信息化探究論文

　　摘要：高校的人事檔案管理一直是人事管理的一項重要工作，它關(guān)乎廣大教職工的切身利益。隨著(zhù)機關(guān)事業(yè)單位養老保險制度的改革與實(shí)施，人事檔案對職工的工作年限、養老保險的視同繳費年限的證據作用更是得到空前凸顯。利用現代信息技術(shù)對高校人事檔案進(jìn)行信息化管理、發(fā)掘和利用，對提高人事管理部門(mén)的服務(wù)水平具有重要的實(shí)踐意義。

　　關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理；信息化

　　高校的人事檔案管理一直是人事管理的一項重要工作，因為人事檔案包含有個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據。在實(shí)際人事管理中，人事檔案的作用通常通過(guò)個(gè)人工資待遇、社會(huì )勞動(dòng)保障組織關(guān)系等方面表現出來(lái)。人事檔案不僅僅是個(gè)人發(fā)展軌跡的官方表述，更是國家對于個(gè)人動(dòng)態(tài)信息的正式認可，受到法律保護，具有法律效用。2015年6月，隨著(zhù)機關(guān)事業(yè)單位基本工資標準的上調、個(gè)人養老保險和職業(yè)年金的代扣預留，全國機關(guān)事業(yè)單位養老保險制度改革正式啟動(dòng)。由于此次改革前的工作時(shí)間視同養老保險的繳費年限，因此，人事檔案對工作履歷及工作年限的證據作用更是得到空前凸顯，對人事檔案的發(fā)掘和利用也將變成人事管理新的常規工作。隨著(zhù)人事管理及社會(huì )保障部門(mén)對職工人事檔案信息的共享需求與日俱增，現代信息技術(shù)對社會(huì )各行業(yè)無(wú)孔不入地滲透，利用現代信息技術(shù)手段管理高校人事檔案，是信息技術(shù)在人事管理領(lǐng)域的延伸，對高校人事檔案價(jià)值的發(fā)掘和利用有著(zhù)重大意義。正因如此，人事檔案信息化管理已經(jīng)成為人事檔案管理工作的必然趨勢。

　　一、人事檔案信息化管理的內涵和歷史沿革

　　人事檔案信息化是在組織人事部門(mén)的統一規劃和組織下，在人事檔案管理活動(dòng)中應用現代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進(jìn)行組織、管理和提供利用，做好人才信息基礎保障工作，是運用現代信息技術(shù)管理人事檔案的過(guò)程。對高校干部人事檔案實(shí)行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，以實(shí)現高校干部人事檔案紙質(zhì)與數據格式的并存，根據需要實(shí)現紙質(zhì)與屏幕的人事檔案查閱，進(jìn)而完全實(shí)現高校干部人事檔案管理的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò )化。

　　在人事檔案信息化發(fā)展過(guò)程中，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段：

　　第一階段是單機檢索。20世紀80年代，一些企業(yè)和事業(yè)單位開(kāi)始利用計算機管理本部門(mén)的職工信息，建立起一個(gè)個(gè)以單機為處理工具的人事檔案信息檢索系統。大多采用dBASE、BASIC、C、FoxPro等語(yǔ)言作為編程工具，在DOS操作系統下運行。這一時(shí)期的信息管理系統管理的數據簡(jiǎn)單，沒(méi)有統一的格式，檢索內容單一，數據處理能力有限，通用性差，但推進(jìn)人事檔案管理軟件的普及應用積累了寶貴的經(jīng)驗。

　　第二階段是20世紀末期，單機與局域網(wǎng)相結合的管理系統。系統開(kāi)發(fā)工具主要有Visul Foxpro、PowerBuilder和大型數據庫管理系統Oracle、Sybase等，操作系統平臺為Windows、Unix、Linux等，并建立了統一的數據格式標準和其它技術(shù)標準，為后來(lái)人事檔案信息數據的交換和管理軟件的共享奠定了堅實(shí)的基礎。由于網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的推廣，推動(dòng)了人事檔案信息管理系統服務(wù)范圍和服務(wù)水平的提高。

　　第三階段是20世紀末至今。由于檔案信息化的推動(dòng)，各單位和機構開(kāi)始開(kāi)發(fā)和應用人事檔案信息管理系統來(lái)管理人事檔案。從當前主要應用來(lái)看，人事檔案信息管理系統，采用基于B/S模式的全文數據庫居多，這使得人事檔案管理信息系統的開(kāi)放性、擴展性、集成性、人性化等都有更大的改善。但是，如何利用Internet技術(shù)進(jìn)行CA認證并提供遠程服務(wù)以及人事檔案信息管理系統的共享方面還有大量工作要做。

　　縱觀(guān)近年來(lái)國內應用較多的人事檔案信息管理系統，越來(lái)越符合當代人事檔案信息化管理的需求，其功能也越來(lái)越完善，這不僅提高了管理效率，而且優(yōu)化了人力資源配置。

　　二、人事檔案信息管理中需要協(xié)調的幾組關(guān)系

　　改善干部人事檔案管理的方式，主要應從兩個(gè)方面入手，一是針對干部人事檔案管理的流程進(jìn)行重新的界定，以確保干部人事檔案管理的流程化、制度化；另一方面則是針對干部人事檔案管理，應將先進(jìn)的管理技術(shù)引入到其中，以提高干部人事檔案管理的效率。人事檔案信息化為人事檔案管理提供了新的途徑和方法，對提高人事檔案管理效率大有裨益。當然，信息化過(guò)程對人事檔案管理也存在著(zhù)潛在的風(fēng)險。如何將現代化的信息技術(shù)應用于人事檔案管理，必須協(xié)調好以下幾對關(guān)系：

　　1、實(shí)用性與規范性

　　實(shí)用性是指在人事檔案管理信息化過(guò)程中注重切實(shí)解決客觀(guān)存在的問(wèn)題，并能在實(shí)踐中產(chǎn)生積極效果。一方面要在引入信息管理系統后，人事檔案的管理效率得以大大提高，另一方面要保證人事檔案信息的安全性，考慮到人事檔案的隱私權。人事檔案信息系統設計要在實(shí)用性基礎上，引進(jìn)IT行業(yè)的人才和技術(shù)，結合本單位財力與技術(shù)基礎，采取合作開(kāi)發(fā)或引進(jìn)方式，避免低水平重復建設。

　　規范性是指人事檔案信息化建設所建立的系統需要符合行業(yè)規范。以《全國組織干部人事管理信息系統》、《信息結構體系》為例，它是為實(shí)現干部信息的規范化及全國范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。在信息化過(guò)程中，文本文件、圖像文件、掃描文件、聲音文件等的采集與管理都應遵循《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T，8894-2002）所規定的格式，以減少轉換與重新制定的難度，同時(shí)也是人事檔案信息化規范性的客觀(guān)要求。

　　2、安全性與開(kāi)放性

　　為了防止將人事檔案信息泄露給無(wú)關(guān)用戶(hù)，必然要對人事檔案中的隱私信息加以嚴密保護。在信息化過(guò)程中，加強對人事檔案方面的電子文件的管理與審核，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)達到保密的目的。同時(shí)，還要確保網(wǎng)絡(luò )的安全性，做到人事檔案信息管理系統與互聯(lián)網(wǎng)+對公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，涉密及隱私檔案信息不能存儲在與公共信息網(wǎng)相連的信息設備上，更不能儲存在公共信息網(wǎng)的服務(wù)器上，能夠建立人事檔案專(zhuān)網(wǎng)則是最理想的選擇。

　　建立人事檔案信息管理系統，很大程度上是為了科學(xué)管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這就決定了人事檔案信息開(kāi)放的必然性。長(cháng)期以來(lái)，人們一直習慣地認為人事檔案屬于保密內容，除了負責收集和保管人事檔案的管理者能接觸到人事檔案外，其他人包括檔案當事人是不能接觸到人事檔案的。在當代條件下，人事勞動(dòng)關(guān)系由行政隸屬關(guān)系轉變?yōu)槠降鹊钠跫s關(guān)系，人事檔案的管理權、處置權也從完全交給用人單位轉變?yōu)橛萌藛挝缓蛡�(gè)人共同管理。

　　人事檔案作為當事人“德、能、勤、績(jì)、廉”的客觀(guān)記錄，部分信息也變得公開(kāi)透明，信息開(kāi)放已成為時(shí)代的必然趨勢，尤其是對高校專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員而言，他們在專(zhuān)業(yè)上的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)成就、個(gè)人簡(jiǎn)介等基本信息都已完全公開(kāi)，對用人單位和各級部門(mén)做到“知人善任”起到了至關(guān)重要的作用。當然，這種檔案信息的開(kāi)放并不是對所有人都無(wú)限制的開(kāi)放，是在保證當事人隱私不被泄露的條件下的有限開(kāi)放。

　　三、人事檔案信息管理系統的需求分析與設計

　　1、需求分析

　　人事檔案信息管理系統功能需求是指人事檔案管理系統在面向實(shí)際應用時(shí)所應具備的各種功能。開(kāi)發(fā)一套人事檔案管理系統并非一朝一夕之事，如果功能設計存在缺陷，將浪費大量人力、物力和財力。因此，和其它軟件產(chǎn)品一樣，人事檔案管理系統的功能需求分析是第一位的，是人事管理信息系統的核心，也是解決用戶(hù)客觀(guān)問(wèn)題的關(guān)鍵。人事管理系統的功能一般分為基本功能和拓展功能，基本功能是人事檔案管理系統中必備的功能，拓展功能則是人事檔案管理信息系統設計過(guò)程中，根據實(shí)際需要添加的功能，以輔助人事檔案信息的管理。

　　2、功能設計

　　一般而言，定制開(kāi)發(fā)一套人事檔案管理系統的初衷是基于互聯(lián)網(wǎng)平臺，將學(xué)校的日常管理、人員管理、人員考核、信息統計等工作集于一體，將教職工人事檔案中的基本信息、工作履歷、職稱(chēng)評審、職務(wù)晉升、年度考核、獎懲管理等信息進(jìn)行電子化，并上傳到網(wǎng)絡(luò )管理系統，避免每次查詢(xún)紙質(zhì)人事檔案這種低級重復的體力勞動(dòng)，這將極大地提高管理部門(mén)服務(wù)師生的效率。設計的系統一般應有兩種不同權限的用戶(hù)，分別為管理員和普通用戶(hù)。管理員（人事部門(mén)工作人員）具有全局信息審核和修改的權限，普通用戶(hù)（教職工）只具有修改個(gè)人信息的權限。系統所有用戶(hù)都從統一界面登錄，普通用戶(hù)可以用個(gè)人身份證號碼作為用戶(hù)名，初始密碼由系統統一設置為身份證號碼最后六位，首次登錄后要求自行修改初始密碼。如圖1所示：

　　登錄系統后，應該將系統的主要功能清晰地呈現在教職工面前。根據用戶(hù)需求設計出來(lái)的系統，一般來(lái)說(shuō)，主要功能應包含機構管理、崗位設置、人員管理、人員變動(dòng)、職稱(chēng)評審、培訓進(jìn)修、年度考核、合同管理、請假管理、檔案管理、文件管理、信息統計、報表管理等模塊，如圖2所示：

　　點(diǎn)擊進(jìn)入系統首頁(yè)后，通過(guò)事務(wù)提醒、通知公告等功能區，除了向教職工展示相關(guān)信息及通知外，還具有溫馨提示等功能，只要教職工用戶(hù)登錄即可收到系統彈出的信息及提示。機構管理主要是用于校內機構的增加、撤并、更名等工作。崗位設置模塊則可以將學(xué)校的崗位設置情況，如各崗位等級的總數、結構比例、競聘條件等信息集成到系統中，在新一輪的崗位聘任工作開(kāi)展時(shí)，讓教職工登錄系統進(jìn)行相關(guān)電子表格的填寫(xiě)和提交。

　　人員管理模塊則將全校職工根據人員狀態(tài)分為在職人員、離休人員、退休人員、離職人員、死亡人員等類(lèi)型分別管理。人員變動(dòng)模塊則用于處理平時(shí)校內人員的增加、減少、調動(dòng)等業(yè)務(wù)，對于相關(guān)工作的檔案材料電子化，重要檔案信息則進(jìn)行紙質(zhì)打印歸檔，使管理部門(mén)在相當長(cháng)一段時(shí)期內的工作得到延續和完善。職稱(chēng)評審和培訓進(jìn)修模塊主要用于教師的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評審以及教學(xué)科研水平的提升培訓。年度考核是人事管理部門(mén)重要工作之一，每年讓教職工填寫(xiě)大同小異的紙質(zhì)表格不僅費時(shí)，而且各年度的個(gè)人基本信息可能被誤填，引起教職工反感，通過(guò)此模塊功能，教職工只需改動(dòng)少量信息即可自動(dòng)生成年度考核表，打印成功后只需簽名確認即可，人性化的功能設計，省時(shí)省力。

　　合同管理模塊主要用于對每位教職工，尤其是學(xué)校的教學(xué)科研骨干人才的合同管理，比如待遇信息、服務(wù)年限等，新引進(jìn)的人才可以快速查閱參照，即將離職的人員可以快速計算出合同履約金額，所有這些工作的完成幾乎是自動(dòng)化的，在無(wú)異議的情況下，一般不需費時(shí)費力地翻閱紙質(zhì)文本合同。檔案管理模塊極其重要，教職工個(gè)人檔案除了紙質(zhì)版外，該系統內的職工個(gè)人檔案電子版具有同樣準確的信息。除了平時(shí)調閱檔案之用外，還可在該系統中新增電子檔案，再紙質(zhì)化并存檔，同時(shí)對職工檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，如哪些員工的檔案在校，哪些被調閱或調出等，只需在系統查詢(xún)欄輸入姓名，即可快速知曉職工的檔案保存狀態(tài)及具體內容。

　　請假管理、文件管理、信息統計、報表管理是方便教職工查詢(xún)學(xué)校相關(guān)政策文件，對學(xué)校的基本數據有常規性的了解，對日常用到的報表進(jìn)行自動(dòng)生成，既有利于讓教職工動(dòng)態(tài)掌握學(xué)校相關(guān)政策的變化，又有利于更好地服務(wù)廣大師生。

　　總體來(lái)說(shuō)，高校人事檔案管理工作任務(wù)繁重，而且對教職工影響極其深遠。借助現代信息技術(shù)手段對高校人事檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，提供科學(xué)、規范、人性化的管理與服務(wù)，對學(xué)校及至整個(gè)教育事業(yè)的發(fā)展都是極具重要意義的。

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