電子文件檔案管理的問(wèn)題與對策論文

　　一、電子文件檔案管理面臨的主要問(wèn)題

　�。ㄒ唬┍９茈y度越來(lái)越大

　　隨著(zhù)信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件檔案保管工作面臨著(zhù)新的挑戰，難度也在逐漸加大。首先，隨著(zhù)多媒體技術(shù)的發(fā)展，單一的文字格式已經(jīng)變?yōu)榱艘曨l、圖像、聲音等信息的混合體，使得電子文件檔案的存儲結構、技術(shù)環(huán)境、管理方式更加復雜。其次，當前許多電子文件檔案的格式并沒(méi)有統一的標準，word文檔、pdf文檔、caj文檔和各類(lèi)文件閱讀器在使用過(guò)程中較為混亂，沒(méi)有充分按照檔案部門(mén)的應用程序、使用習慣等因素進(jìn)行綜合考量，給檔案管理工作帶來(lái)了一些不必要的麻煩。最后，由于各單位的檔案管理信息化發(fā)展水平不一，在硬軟件的建設應用方面參差不齊，難以統一標準，也導致了一些系統的不相容，無(wú)法將整個(gè)檔案系統進(jìn)行有效的連接，最終致使一些信息的完整性遭到破壞。

　�。ǘ�）原始性、可靠性易破壞

　　紙張是傳統的文件檔案的載體，也是文件的原始檔案。我們可以根據文件紙張的材質(zhì)、大小和書(shū)寫(xiě)的字體、字跡、折痕等方面對其進(jìn)行判斷，最終得出文件是否真實(shí)的信息。而電子文件是虛擬的數據化文檔，其呈現的方式與效果并沒(méi)有一個(gè)實(shí)質(zhì)的物體來(lái)進(jìn)行考量。這就容易導致操作的失誤以及一些人惡意進(jìn)行刪除、復制和篡改，最終我們無(wú)法分辨其真實(shí)性與準確性。隨著(zhù)信息量的不斷加大，電子文件檔案將會(huì )愈加龐大，再加上一些硬軟件系統出現的問(wèn)題，更加難以保障電子文件檔案的可靠性。

　�。ㄈ�）信息安全問(wèn)題嚴重

　　隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的飛速發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò )間的融合成為必然趨勢。當前，我國正加快推動(dòng)電信網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)與寬帶通信網(wǎng)、數字電視網(wǎng)、下一代互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)的不斷融合，并取得了一定的成效。這雖然促進(jìn)了各種網(wǎng)絡(luò )資源的交流與傳播，方便了人們的學(xué)習與生活，但網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題也隨之浮出水面。如果檔案部門(mén)不加強信息安全管理，就很可能遭受程序員攻擊，惡意篡改、竊取甚至更改傳輸的電子文件檔案內容。當網(wǎng)絡(luò )設備受到病毒、木馬的感染，病毒便會(huì )在內網(wǎng)中擴散，損害到電子文件檔案，破壞其原始信息的完整性與準確性。而這些信息一旦落入到不法分子手中，將會(huì )給國家和社會(huì )造成嚴重的危害。

　　二、加強電子文件檔案管理的措施

　�。ㄒ唬┘訌婋娮游募�檔案的技術(shù)管理

　　對電子文件檔案進(jìn)行技術(shù)管理，就是要保障電子文件檔案的規范性、可靠性和高效率，使電子文件更加的安全、完整與真實(shí)。因此，必須按照規定的技術(shù)模式來(lái)對電子文件進(jìn)行科學(xué)有效的管理。要盡可能采用國際通用的標準，對電子文件信息的組織、儲存、傳遞進(jìn)行統一的規范，減少因信息系統平臺不同而造成的資源浪費，提高工作的效率。要嚴格規范電子文件檔案的整理、鑒定、復制、調閱等程序，對管理維護人員進(jìn)行身份驗證和消息認證，防止電子文件檔案被人惡意破壞。在進(jìn)入電子文件檔案系統時(shí)，可對用戶(hù)進(jìn)行身份識別或指紋識別，識別通過(guò)后才能對信息進(jìn)行處理。要重視對電子文件檔案元數據的收集儲存，保存原始檔案的內容、背景、結構等信息，最終將作為校驗電子文件檔案原始性、真實(shí)性、完整性和安全性的基礎依據。要設計強大完善的電子文件檔案管理系統，有效集成多種類(lèi)型的電子文件檔案，使系統更加開(kāi)放，保障電子文件的接收、保管、鑒定、驗證使用等各項功能，進(jìn)一步推動(dòng)電子文件檔案的標準化管理。

　�。ǘ�）加強電子文件檔案的安全管理

　　檔案的安全管理是檔案管理工作的基礎，對于電子文件檔案來(lái)說(shuō)更是如此。由于電子文件檔案存儲在一個(gè)虛擬空間，容易遭受到徹底性的破壞。所以更應該加強對其安全管理�？梢詮膬煞矫孢M(jìn)行。一方面為了保障電子文件檔案的安全性，我們可以通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)，在內外網(wǎng)間設置障礙，用入侵檢測系統、防火墻、IP保密機等網(wǎng)絡(luò )檢測系統與設備來(lái)控制訪(fǎng)問(wèn)的流量，設定網(wǎng)絡(luò )安全檢測規則，防止非法訪(fǎng)問(wèn)的出現，從而保證電子文件檔案不受侵犯。另一方面，國家與政府要加強立法，明確電子文件的種類(lèi)、要求等方面，規范電子文件檔案的法律依據。管理人員要增強法律意識，明確電子文件檔案所具有的法律效力。嚴格遵守檔案法的相關(guān)規定，嚴格執行電子文件檔案管理的相關(guān)辦法和準則，確保電子文件檔案的真實(shí)、有效和安全。

　�。ㄈ�）加強檔案管理工作隊伍建設

　　檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理工作的質(zhì)量的保障，只有知識水平、技術(shù)能力優(yōu)秀的人員才能適應檔案數字化的發(fā)展，所以必須加強檔案管理人員的培訓。檔案部門(mén)要抽出專(zhuān)門(mén)的時(shí)間對管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓，提升他們對計算機軟硬件的理解，使他們能夠熟練掌握電子文件的儲存和傳輸技術(shù)，特別是要讓他們充實(shí)電子文件安全性能方面的知識，進(jìn)一步提升他們的安全意識。要培養檔案管理人員的職業(yè)素養與道德素養，使他們意識到自身工作的重要性，明確自身的使命與責任，爭取建設一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良、結構合理的檔案工作隊伍。當前，隨著(zhù)電子文件檔案的日益普及，檔案管理工作也迎來(lái)了新的挑戰，同時(shí)這也是一個(gè)機遇，將促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。另外，我們也要更加客觀(guān)地看待電子文件檔案的發(fā)展，要明白其發(fā)展水平還處于不斷完善、不斷規范的階段。只有不斷地學(xué)習與實(shí)踐，才能實(shí)現電子文件檔案管理的標準化，才能使電子文件檔案管理提升到一個(gè)新的高度。

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