高校人事檔案信息化管理創(chuàng )新策略論文

　　高校對人事檔案的信息化管理，是當今時(shí)代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是辦公自動(dòng)化系統不可缺少的重要環(huán)節。隨著(zhù)計算機、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及，按照《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》的要求，各個(gè)高校干部人事檔案管理信息化建設工作都依據各自實(shí)際情況，取得了一定的進(jìn)展，但在實(shí)施過(guò)程當中還存在著(zhù)一些問(wèn)題。

　　一、高校人事檔案的內涵及特征

　�。ㄒ唬┤耸聶n案的概念。人事檔案是機關(guān)、單位準確記錄和反映一個(gè)人成長(cháng)歷練、學(xué)習、工作經(jīng)歷的文件材料，是個(gè)人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門(mén)提供人事、勞資、工資、學(xué)歷、職稱(chēng)等方面的原始記錄，為考核每一個(gè)人提供最有利依據。

　�。ǘ�）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現實(shí)性、流動(dòng)性、機密性四個(gè)特征。

　　1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個(gè)社會(huì )人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學(xué)歷學(xué)籍檔案、專(zhuān)業(yè)學(xué)習情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務(wù)任免決定、評優(yōu)決定、職稱(chēng)評聘材料、入團入黨申請書(shū)，因此具有全面性特征，它既能如實(shí)記錄每個(gè)員工的個(gè)人信息，又能從側面概括出員工工作經(jīng)歷及全貌。

　　2.人事檔案具有現實(shí)性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動(dòng)各部門(mén)，在現職人員和離退休人員為單位建立的，由專(zhuān)門(mén)反映員工個(gè)人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據個(gè)人崗位職責的現實(shí)分工，真實(shí)記錄員工在工作、學(xué)習過(guò)程中所產(chǎn)生的現實(shí)狀況，按檔案管理要求和規范組建個(gè)人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱(chēng)評定方面及時(shí)提供和反映真實(shí)顯而易見(jiàn)的情況，凸顯人事檔案的現實(shí)性特征。

　　3.人員檔案兼具流動(dòng)性的特點(diǎn)。人才市場(chǎng)是流動(dòng)的，人才也是流動(dòng)的，人事檔案更具有流動(dòng)性的特點(diǎn)。如今高校人才流動(dòng)頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應時(shí)代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調動(dòng)到何處，檔案一定要同隨調人員一道，轉入到新的主管接收單位，在職人員到規定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門(mén)也會(huì )相應發(fā)生變化，因此在保管過(guò)程中一定要嚴格按照檔案管理的規范要求進(jìn)行整理收集。

　　4.人事檔案管理內容的機密性。人事檔案對于個(gè)人和各個(gè)單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個(gè)人和單位的人事檔案的內容，不管在任何場(chǎng)合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴格按制度規定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續。

　　二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性

　　高校人事檔案信息化管理是實(shí)現檔案科學(xué)化管理人才的重要手段。一個(gè)學(xué)校的人事工作水平的高低直接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過(guò)人事檔案工作對預選人員進(jìn)行有計劃地篩選、調配、考核、聘任直至對其委以重任都起著(zhù)舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設是今后人事檔案工作的重點(diǎn)，信息化建設既能為高校選用人才提供準確的信息依據，又為加強高校的教學(xué)與科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。傳統人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主，由單位專(zhuān)門(mén)人員對所需表格、資料進(jìn)行手工填報、整理，為今后提供服務(wù)利用，隨著(zhù)現階段檔案信息量的急劇增加，還繼續沿用傳統的方法進(jìn)行管理不僅勞動(dòng)強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應形勢所需，需要運用現代信息技術(shù)方法，創(chuàng )新人事檔案管理工作方法、轉變管理理念，提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，及時(shí)將原始人事檔案材料通過(guò)掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統，并建立相應的個(gè)人檔案文件夾、目錄，實(shí)行個(gè)人人事檔案的網(wǎng)絡(luò )化管理，對今后的及時(shí)查閱提供便利條件，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高檔案的利用率，更好地促進(jìn)對高校人事檔案的服務(wù)利用。

　　三、人事檔案管理存在的弊端

　　高校的人事檔案信息管理工作都會(huì )大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統還沒(méi)有統一規范的標準，數據庫功能各有不同，很難實(shí)現真正意義上的信息資源共享。

　�。ㄒ唬└咝�檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的發(fā)展對原始的檔案信息采編方法是一個(gè)較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應人事檔案事業(yè)發(fā)展的要求，都需要得到進(jìn)一步改進(jìn)。學(xué)校領(lǐng)導對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)和責任意識都不是很高，因此會(huì )造成對檔案信息工作采編整理不規范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應社會(huì )對人事檔案的查閱利用。

　�。ǘ�）人事檔案管理領(lǐng)導重視不夠，基礎較為薄弱。大多數單位的人事檔案工作領(lǐng)導都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著(zhù)的成績(jì)，領(lǐng)導對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會(huì )極少，基礎設施也得不到有效的改善，會(huì )直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。

　�。ㄈ�）人事檔案網(wǎng)絡(luò )化管理嚴重滯后。由于檔案管理網(wǎng)絡(luò )化建設在大多數單位得不到領(lǐng)導層的重視，加上在基礎設施方面資金投入少，往往會(huì )出現對人事檔案管理方面計算機技術(shù)的嚴重滯后，檔案系統硬件設施、應用軟件設施都沒(méi)有嚴格按照國家檔案管理標準進(jìn)行添置和操作，設備標準化程度達不到統一標準，今后的檔案網(wǎng)絡(luò )化建設發(fā)展也有一定的盲目性，會(huì )給今后的檔案資源建設帶來(lái)工作上的阻礙。

　�。ㄋ模┤狈�專(zhuān)業(yè)性管理人員。高校的人事檔案業(yè)務(wù)工作水平提高緩慢，與缺乏高素質(zhì)、高技術(shù)的專(zhuān)業(yè)性管理人員有直接的關(guān)系。目前，信息化管理程度的極速發(fā)展，對這方面的人才需求量也會(huì )供不應求，急需要解決的就是培養具有較高素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才，才能適應當前檔案管理工作的需要。

　　四、人事檔案信息化管理的創(chuàng )新策略

　�。ㄒ唬┘訌婎I(lǐng)導意識，確�；�礎建設的實(shí)施。高校領(lǐng)導要加強對此項工作的重視，加大對檔案工作的經(jīng)費投入，從經(jīng)費上嚴格保證，對檔案工作基礎設施嚴格按照國家檔案管理標準進(jìn)行添置和操作，設備標準化程度嚴格按照檔案規范的統一標準予以實(shí)施，這樣，基礎設施能夠得到較大的改善，為今后更好地開(kāi)展檔案管理工作打下了良好基礎。有了好的設備和設施，能夠提高檔案管理的工作效率。

　�。ǘ�）提升制度規范意識，建立健全人事檔案管理規范制度。沒(méi)有規矩就不成方圓，一個(gè)單位人事檔案工作水平的高低，取決于制度規范程度。強硬的制度才是搞好人事檔案工作的前提條件。要根據高校自身工作實(shí)際情況制定出合乎學(xué)校發(fā)展的人事管理規章制度，確保人事檔案在采編、收集、整理等過(guò)程中的全面性和完整性，并對相關(guān)材料進(jìn)行真偽的有效鑒別，保證其檔案資料的真實(shí)可靠程度。

　�。ㄈ�）加強人事檔案信息化建設，必須注重對檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養。信息化管理程度的極速發(fā)展，對檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。從事人事檔案管理的工作人員必須具備良好的思想素質(zhì)、熟練的計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、專(zhuān)業(yè)的檔案知識、較高的文字采編能力和綜合分析能力。高校領(lǐng)導要把培訓人事檔案管理人員作為常規性的工作任務(wù)，制定出相應的培訓人才的計劃，定期對這些檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養，使他們成為能熟練掌握檔案管理現代化技術(shù)、精通檔案業(yè)務(wù)管理的復合型專(zhuān)業(yè)人才，迅速推進(jìn)高校人事檔案管理信息化建設發(fā)展。

　�。ㄋ模┙�立人事檔案網(wǎng)絡(luò )化管理系統，創(chuàng )新人事檔案信息化建設。為了提高對人事檔案的服務(wù)利用，更好地提升工作質(zhì)量和工作效率，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò )化管理系統，利用網(wǎng)絡(luò )平臺系統、為組織、人事部門(mén)提供全面、高效、快捷的利用服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案的應有作用，為推進(jìn)高校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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