計算機信息化在檔案管理中的應用論文

　　當前，我國各項事業(yè)的發(fā)展速度都得到明顯提升，但是發(fā)展的質(zhì)量并沒(méi)有隨之而提升，在檔案管理方面，一些管理工作仍沒(méi)有做好，檔案管理的規范化水平較低，人員的素質(zhì)參差不齊，現代化信息手段較少使用，創(chuàng )新的元素較少，因此，我國檔案管理工作仍有非常長(cháng)的一段路要走，而計算機信息化的應用能夠為檔案管理提供很大便利，探討如何創(chuàng )新檔案管理工作，可以為實(shí)現檔案管理規范化做出一點(diǎn)貢獻。

　　1目前檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

　　目前，我國的計算機普及率大大提高，計算機在越來(lái)越多的領(lǐng)域中發(fā)揮著(zhù)作用，一些和部門(mén)開(kāi)始嘗試使用計算機管理檔案，這種管理的思路非常正確，通過(guò)計算機管理能夠提高管理效率，減少人力的使用，而且還能節省空間，避免傳統檔案出現發(fā)霉變質(zhì)的情況。但是，計算機管理方法也需要通過(guò)各項原始數據信息進(jìn)行，如果原始數據出現問(wèn)題，會(huì )影響管理的質(zhì)量，輸入的數據信息不準確，輸出的結果則更是無(wú)效信息。目前，我國的在檔案管理方面的主要宗旨是對檔案進(jìn)行保管，不讓檔案出現丟失情況。這種宗旨會(huì )造成館藏的內容過(guò)于龐雜，無(wú)法形成科學(xué)分類(lèi)，而且檔案的時(shí)間跨度非常長(cháng)，查找起來(lái)非常不方便。主要的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔案的編號不規范，有的檔案沒(méi)有目錄號，有的卷宗內出現多個(gè)檔案；二是檔案的標題不規范，有的檔案的標題不能反映出檔案的主題內容，有的檔案標題過(guò)長(cháng)，在查找時(shí)非常不方便，有的檔案甚至沒(méi)有標題；三是大多數的檔案缺少內容目錄，查閱卷宗的人員在查找所需的內容時(shí)，會(huì )浪費較多的時(shí)間；四是多數案卷沒(méi)有標注頁(yè)碼，在查閱時(shí)需要自己計算頁(yè)數；五是組卷非�；靵y，有的組卷按照時(shí)間進(jìn)行組合，有的按照職能部門(mén)的管轄權限進(jìn)行組合，有的按照文種進(jìn)行組合；六是案卷的厚薄程度不一樣，有的檔案內只有一兩頁(yè)紙，有的檔案內有幾百頁(yè)紙。綜上所述，檔案管理的基礎工作亂象較多，必須要對管理工作進(jìn)行創(chuàng )新和改進(jìn)，嘗試進(jìn)行計算機信息化管理，以適應時(shí)代發(fā)展的要求[1]。

　　2信息化檔案管理的優(yōu)勢

　　信息化的檔案管理工作具有較多的優(yōu)勢，這是因為計算機、網(wǎng)絡(luò )等技術(shù)能夠對數據進(jìn)行高質(zhì)量、快速度的處理，減少了人工處理的時(shí)間，使管理檔案的效率大大提高。而且，隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，信息化管理檔案是未來(lái)的一個(gè)重要趨勢，只有提高信息化水平，才能在未來(lái)的社會(huì )中發(fā)揮出檔案的作用。信息化管理檔案依靠計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò )、存儲設備等對數據進(jìn)行快速處理和保存，當管理人員處理完檔案之后，就可以完成保存工作，而不像傳統的工作模式一樣要到專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所進(jìn)行存儲，調閱檔案的速度也因此得以提升，通過(guò)信息化檔案管理模式還能存儲更多形式的檔案類(lèi)型，例如聲音、視頻、圖像等，這些檔案材料是傳統的檔案管理模式中不曾存在的，通過(guò)這種新穎的管理模式，讓我國的檔案管理水平得到提高，無(wú)論是個(gè)人還是單位都能因此獲得較好的回報。

　　3計算機信息化檔案管理

　　3.1全面普查案卷，去粗取精

　　在所有的檔案中，會(huì )有制作非常完善、精美的檔案，同時(shí)也會(huì )有制作較差的檔案，這些制作較差的檔案不僅會(huì )影響其質(zhì)量，也會(huì )給日常的工作帶來(lái)麻煩，檔案的利用價(jià)值也會(huì )因此降低，為此，在平時(shí)制作檔案的過(guò)程中，要注重檔案的質(zhì)量，同時(shí)，要對制作較差的檔案進(jìn)行處理，保留制作較好的檔案，然后將這些制作質(zhì)量較高的檔案錄入到計算機中，實(shí)現信息化管理。

　　3.2按照規范標準進(jìn)行重新組合

　　一份檔案會(huì )有很多內容組成，為了讓檔案質(zhì)量得到提升，可以對檔案的內容進(jìn)行整理，提高檔案的內容質(zhì)量，相關(guān)單位應當制定一個(gè)水平較高的標準，讓單位能夠參照標準進(jìn)行整理，同時(shí)，整理之后的檔案要及時(shí)錄入到計算機中，實(shí)現信息化管理。相關(guān)單位一定要挑選責任心較強的人員進(jìn)行整理，以免出現問(wèn)題。

　　3.3提高著(zhù)錄水平

　　實(shí)行計算機信息化管理需要進(jìn)行著(zhù)錄工作，這是實(shí)行計算機管理的重點(diǎn)部分，因為著(zhù)錄工作會(huì )關(guān)系到未來(lái)檔案的管理和調閱過(guò)程，如果著(zhù)錄不合理，會(huì )影響檔案管理質(zhì)量和調閱的準確性，所以，著(zhù)錄工作要準確，各部門(mén)應當結合自身情況，選擇合適的著(zhù)錄關(guān)鍵詞，概括檔案的主要內容，制定出相應的高質(zhì)量檔案[2]。

　　3.4對檔案資料進(jìn)行分類(lèi)

　　檔案還應當進(jìn)行合理分類(lèi)，如果分類(lèi)不合理會(huì )導致檔案管理混亂，不利于檔案的查閱工作，相關(guān)單位要將不同年份、不同人群的檔案進(jìn)行分類(lèi)，或者根據單位自身的實(shí)際情況進(jìn)行分類(lèi)，使得檔案能夠合理劃分，只有進(jìn)行合理劃分，檔案的可利用價(jià)值才會(huì )因此提高，另外，如果管理單位認為自身的能力存在問(wèn)題，可以聘請專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行講解，讓員工能夠了解分類(lèi)的方法，提高管理的能力。

　　3.5規范題名

　　由于一些的檔案的題目缺失，在檢索時(shí)會(huì )遇到障礙，為此，需要對這些缺少題目的檔案進(jìn)行重新命名，保證這些檔案在檢索時(shí)能夠出現，命名過(guò)程中，要注意題目的準確性，工作人員最好對檔案內容熟悉一遍，確定其主要內容，再根據內容進(jìn)行命名，對于那些題目過(guò)長(cháng)的檔案，要進(jìn)行改變，減少題目的字數，并保證題目的概括性。

　　3.6加快檔案現代化管理進(jìn)程

　　目前，通過(guò)計算機進(jìn)行檔案管理是一個(gè)重要的趨勢，相關(guān)單位一定要認識到計算機技術(shù)的優(yōu)越性，擴大其應用的范圍，促進(jìn)計算機與檔案管理工作的有效融合，提高檔案的利用率。在具體的工作過(guò)程中，要注重計算機檢索與原始資料的聯(lián)系，使得原始檔案資料能夠及時(shí)找到，提高查全率。在著(zhù)錄工作中，要采取分級次著(zhù)錄的原則，這樣不僅能夠節省著(zhù)錄的時(shí)間，還能有效地節省人力，提高工作效率。一般可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著(zhù)錄，利用價(jià)值不高的檔案可以做簡(jiǎn)單的記錄，利用價(jià)值較高的檔案要做好著(zhù)錄工作，而那些珍貴的檔案要做好加密工作，提高檔案的安全性。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，還能減少著(zhù)錄的條目和錄人條目，管理人員的工作壓力也會(huì )明顯降低，進(jìn)而提高工作效率[3]。

　　3.7檔案信息管理的安全化

　　檔案管理具有一定的特殊性，在管理的過(guò)程中，應當注意檔案的安全性，不能讓檔案信息泄露，而且當前的網(wǎng)絡(luò )病毒和嘿客較為猖獗，其竊取信息的能力較強，檔案作為重要的信息資料，應當避免泄露，相關(guān)單位要做好保護工作，使沒(méi)有權限的人員不能查閱，只有具備權限的工作人員才能通過(guò)正確的途徑查閱相關(guān)檔案，通過(guò)這些方式來(lái)杜絕檔案資料的外泄。另一方面是計算機系統軟件的安全加密，提高整個(gè)管理系統的安全等級，減少病毒和嘿客入侵，進(jìn)而保護檔案安全�？傊�，要利用技術(shù)手段，以保證檔案信息的絕對安全。

　　4結語(yǔ)

　　目前我國檔案信息化管理工作還有許多不足之處，相關(guān)部門(mén)要正確認識檔案信息化管理的重要性，要進(jìn)一步規范檔案的基礎工作，增加創(chuàng )新的內容，讓更多先進(jìn)的技術(shù)應用進(jìn)來(lái)，對檔案的題目、內容、組合等進(jìn)行重新確定，提高其信息化管理水平，從而提高我國檔案的管理能力和水平。

　　參考文獻

　　[1]孟凡蕾。強化檔案意識提升檔案管理水平[J]。黑龍江科技信息，2009（31）：227。

　　[2]武云娜。試論中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校的檔案管理工作[J]�？萍记閳箝_(kāi)發(fā)與經(jīng)濟，2008（15）：99—100。

　　[3]魏少辰。抓住學(xué)校升格機遇，加強檔案管理工作[J]�？萍记閳箝_(kāi)發(fā)與經(jīng)濟，2008（34）：166—167。

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