疾控中心檔案的規范化管理論文

　　【摘要】疾病預防控制中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)疾控中心）的重要基礎工作即檔案管理工作，其規范化直接影響著(zhù)疾控中心的工作效率及工作質(zhì)量，其科學(xué)化程度是衡量疾控中心工作業(yè)績(jì)的重要標準。本文筆者結合自身的工作經(jīng)驗，從疾控中心檔案管理的重要性出發(fā)，提出了加強規范檔案管理的具體措施，以此促進(jìn)疾控事業(yè)穩定、有序發(fā)展。

　　【關(guān)鍵詞】疾控中心；檔案管理；措施

　　疾控中心檔案一方面記載了疾病預防控制機構歷史發(fā)展的過(guò)程與現狀，為研究疾病預防控制發(fā)展提供重要參考資料，具有很高的保存利用價(jià)值；另一方面疾控中心檔案是民生檔案的重要組成部分，對增進(jìn)人民群眾身體健康、社會(huì )和諧穩定具有重要意義，可有效推動(dòng)疾控事業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展。

　　一、疾控中心檔案規范化管理的重要意義

　�。ㄒ唬�檔案規范化管理可以有效提高檔案工作者以及領(lǐng)導干部的檔案法律意識。通過(guò)對《檔案法》學(xué)習、宣傳和貫徹落實(shí)，大家意識到從法律的高度來(lái)認識和了解檔案工作的性質(zhì)和重要性，大大提高了檔案意識，徹底糾正了以往檔案工作無(wú)關(guān)緊要的錯誤觀(guān)念。（二）檔案規范化管理有利于檔案室爭取領(lǐng)導對檔案工作的重視。實(shí)行檔案的規范化管理，疾控中心領(lǐng)導將其納入年度工作目標和議事日程，成立管理工作領(lǐng)導小組，并加大人力、財力和物力投入，為檔案管理工作提供較好的硬件條件，利于檔案工作的開(kāi)展。（三）檔案規范化管理可以確保檔案的及時(shí)收集、安全統一保管及有效利用。實(shí)行檔案的規范化管理，檔案室進(jìn)一步健全和完善檔案工作制度、歸檔與不歸檔范圍、保管期限及分類(lèi)大綱，之前比較分散的資料得到及時(shí)收集、整理，以免散失、泄密，檔案收集、保管、利用工作更加規范化、制度化[1]。（四）檔案規范化管理有利于實(shí)現檔案工作的科技化和信息化。檔案室工作人員將檔案錄入計算機，運用檔案管理專(zhuān)用軟件實(shí)現電子公文歸檔，建立完善的檔案信息數據庫，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )平臺可以多渠道、模糊查詢(xún)，有效提高了檔案的查全率及查詢(xún)率，推動(dòng)了檔案的數字化建設，為實(shí)現信息資源共享奠定堅實(shí)的基礎。（五）檔案規范化管理可以增強疾控中心檔案部門(mén)的服務(wù)功能。檔案的規范化管理意義重大，但是目前，疾控中心的檔案管理工作并不理想，普遍存在以下現象：管理工作不被重視，設備不齊全；制度不健全，檔案材料不夠完整；管理模式陳舊，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及管理水平有待提高；信息利用程度低等。

　　二、疾控中心檔案管理工作的改進(jìn)措施

　�。ㄒ唬┙�立健全疾控中心檔案管理體系。1.建立綜合檔案資料管理機構，對檔案實(shí)行集中統一管理。實(shí)現檔案管理工作集中性、統一性有賴(lài)于綜合檔案資料管理機構的建立，此部門(mén)負責收集、保管、整理疾控中心各部門(mén)檔案，同時(shí)設立相應監督部門(mén)，以監管指導檢查綜合檔案資料管理機構的工作，執行國家、省的業(yè)務(wù)規范及法律法規。根據《檔案法》、《全國疾病預防控制機構工作規范》中的相關(guān)規范及疾控中心的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案分類(lèi)大綱、歸檔范圍。2.高度重視，把檔案管理工作列入領(lǐng)導的議事日程，納入疾控中心目標。建議明確一位領(lǐng)導分管檔案工作，協(xié)助解決檔案設施設備不齊全、經(jīng)費不足等問(wèn)題，協(xié)調各科室收集整理資料，并按時(shí)向檔案室移交，立卷歸檔原則落實(shí)到各部門(mén)工作中，檔案工作納入責任制來(lái)考核。3.加強業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)水平。組織檔案管理人員參加省市檔案業(yè)務(wù)人員培訓班，提高管理能力及管理水平。另外，檔案管理人員的職業(yè)操守對管理工作也至關(guān)重要，在提升專(zhuān)業(yè)技能的同時(shí)，要培養其恪盡職守、忠誠至上的職業(yè)精神，把檔案的安全性和完整性放在工作的首位，敢于同違反《檔案法》的行為作斗爭。挑選職業(yè)道德高的人才擔任重要的工作，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）加強疾控檔案業(yè)務(wù)建設基礎。1.將檔案人員崗位責任制及其他制度嚴格落到實(shí)處，其他制度包括接收制度、整理制度、保管制度、統計制度、保密制度、借閱制度、鑒定制度、銷(xiāo)毀制度等[2]。對疾控中心檔案按照二、三級類(lèi)目進(jìn)行分級，對各級類(lèi)目進(jìn)行具體分類(lèi)，并明確檔案歸檔的內容及保管期限。通過(guò)制度的確立與推行，檔案工作人員在立卷歸檔時(shí)可有所依據，避免盲目性。2.檔案力求準確、完整、系統，案卷質(zhì)量符合國家標準。檔案工作的每個(gè)環(huán)節都應保證質(zhì)量，文件材料的歸檔率與完整率力達高標準，部門(mén)主管負責人簽署歸檔意見(jiàn)后再移交檔案室，以此保證檔案管理整個(gè)工作的質(zhì)量。檔案管理部門(mén)要做到積極監督與指導，對不同科室行文或辦文情況等做到了如指掌，嚴格把關(guān)立卷質(zhì)量，方便日后檔案的移交。3.檔案管理中積極運用現代科學(xué)手段�，F代科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)度，廣泛應用于各大行業(yè)，檔案管理也應與時(shí)俱進(jìn)，將陳舊的手工管理轉變成電子信息化，儲存方式由紙質(zhì)載體轉化成電子載體，這樣不僅避免了資料的年久丟失，利于永久保存，還有利于檔案信息的便捷利用與開(kāi)發(fā)。檔案信息化程度影響著(zhù)管理工作效率的高低，檔案室應配備計算機，選用符合本單位的檔案管理軟件來(lái)管理檔案，積極推行檔案的檢索、統計與數據對比分析。4.開(kāi)展好疾控檔案的服務(wù)工作，方便大眾查閱。傳統的疾控中心檔案管理工作存在被動(dòng)性，信息利用率低，基于公共衛生環(huán)境的多變性，將傳統的被動(dòng)服務(wù)轉化成主動(dòng)服務(wù)，對大規模的傳染病資料及預防辦法可向社會(huì )公開(kāi)，設立便民服務(wù)窗口，使死檔案變成活信息，服務(wù)大眾。

　　檔案的規范化、科學(xué)化管理不僅是對檔案管理事業(yè)，同時(shí)對經(jīng)濟社會(huì )的發(fā)展也具有重要意義，隨著(zhù)我國經(jīng)濟制度和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，作為檔案管理人員，我們需要有勇氣轉變陳舊的工作方式及工作理念，不斷大膽探索和嘗試新的檔案管理辦法，找到最適合現代社會(huì )發(fā)展的檔案管理模式，發(fā)揮檔案管理的重要意義，從而促進(jìn)疾控事業(yè)的科學(xué)、穩定、有序發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]曹思靜.新時(shí)期的疾病預防控制中心檔案管理工作[J].城建檔案,2015,06:53-54.

　　[2]徐少瓊.淺談疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用[J].世界最新醫學(xué)信息文摘,2015,04:183.

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