節能減排檔案正規化管理創(chuàng )新的論文

　　摘要：結合實(shí)際分析了節能減排檔案管理存在的問(wèn)題；針對節能工作特點(diǎn)，從管理體系、創(chuàng )新機制、人才隊伍建設方面提出了如何正規化、系統化開(kāi)展節能檔案管理工作，重點(diǎn)從分類(lèi)歸檔、完善服務(wù)、開(kāi)展編研、提升價(jià)值方面對節能減排檔案工作突破格局、創(chuàng )新實(shí)踐進(jìn)行了論證。

　　關(guān)鍵詞：節能減排；檔案管理；創(chuàng )新管理

　　近年來(lái)，節能減排作為一項長(cháng)期的、常態(tài)化工作受到國家和有關(guān)部門(mén)的高度重視，是生態(tài)文明建設的重要內容。檔案管理是節能減排工作的基礎組成部分，對于及時(shí)記錄推廣節能減排工作中的先進(jìn)技術(shù)、經(jīng)驗及重要成果，為領(lǐng)導決策提供依據，為企事業(yè)和廣大人民群眾服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息指導作用，創(chuàng )造最大價(jià)值有著(zhù)重要意義。目前，節能減排檔案管理較為粗放，流于應付，沒(méi)有充分發(fā)揮其應有的利用價(jià)值。文章從實(shí)際出發(fā)，以多年節能工作經(jīng)驗，對如何加強節能減排檔案工作的正規化管理，如何在實(shí)踐中實(shí)現創(chuàng )新和突破進(jìn)行了論述。

　　1節能減排檔案管理存在的問(wèn)題

　　1.1缺乏系統管理，領(lǐng)導重視程度不夠

　　節能減排工作牽涉面廣，較為分散，各主管部門(mén)各自為政，各管一攤。目前節能減排工作主要由各級發(fā)改、建筑、機關(guān)事務(wù)管理3個(gè)主管部門(mén)的節能科室負責，節能檔案由各部門(mén)節能科室分別管理。節能檔案管理并沒(méi)有統一的標準和方法，有些主管部門(mén)的領(lǐng)導對此項工作認識不清，重視不夠，疏于管理，導致節能減排檔案不能及時(shí)收集、整理、歸檔、交存，很多寶貴的資料并未保存下來(lái)。

　　1.2缺乏統籌協(xié)調，日常管理流于應付

　　相比節能減排工作本身，節能減排檔案管理利用工作并未進(jìn)行相應部署協(xié)調，工作開(kāi)展有很大的隨意性和應付性。主要表現為：有些部門(mén)雖然設立了節能資料文件柜，但并不是放置檔案用，而是為了單純迎接上級業(yè)務(wù)檢查所準備，資料整理與保管方法五花八門(mén)，因人而異，不符合檔案要求，有些部門(mén)甚至把節能檔案的收集整理當成負累，或者為了應急而虛構，無(wú)法發(fā)揮檔案的正常作用。

　　1.3缺乏調查研究，檔案管理與工作脫節

　　目前，多數部門(mén)的節能檔案管理工作思維陳舊，停留在被動(dòng)應付的層面。檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識和針對節能工作特點(diǎn)及需要的調查研究，缺少對檔案利用者的了解，不清楚節能檔案工作要從哪些方面予以側重，不了解檔案利用者的具體需求。因此，檔案管理與節能減排工作相脫節，沒(méi)有充分發(fā)揮應有價(jià)值。

　　1.4缺乏專(zhuān)業(yè)人員，檔案管理信息化程度低

　　多數部門(mén)的節能檔案管理工作由兼職人員負責，這些人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識和管理技能。另一方面，這些兼職人員只做基本的紙質(zhì)資料的收集整理，不注重電子檔案的建立，或者電子檔案不規范，不便查詢(xún)、沒(méi)有索引等�？傊�，節能減排檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及檔案信息化程度亟待提高。

　　2加強節能減排檔案正規化管理和創(chuàng )新實(shí)踐的思考

　　2.1加強基礎建設，建立自上而上科學(xué)管理體系

　　2.1.1整合資源，理順部門(mén)聯(lián)通渠道

　　節能工作主要主管部門(mén)為各級發(fā)改部門(mén)負責所轄區域內節能減排工作全面管理，各級建設部門(mén)負責建筑節能，各級機關(guān)事務(wù)管理部門(mén)負責公共機構節能［1］。各項工作雖然由不同的部門(mén)主管，但都圍繞著(zhù)節能的中心目標和任務(wù)來(lái)開(kāi)展，是一個(gè)有機的整體，缺一不可，相輔相成。節能檔案資料由各部門(mén)分別保管，互不聯(lián)系溝通，不利于工作信息共享，不便于檔案提供利用。因此，要將節能檔案統一納入檔案管理體系，節能檔案的技術(shù)指導、檢查監督職責由各級檔案部門(mén)履行，節能檔案的形成、收集、立卷、歸檔、利用由各級節能主管部門(mén)完成。各級檔案主管部門(mén)要定期到節能主管部門(mén)開(kāi)展節能檔案的督導工作，提供業(yè)務(wù)支持。各級節能主管部門(mén)要經(jīng)常溝通交流，加強部門(mén)協(xié)作配合，整合節能檔案資源，實(shí)現信息互補，使節能檔案更好地為節能工作服務(wù)。

　　2.1.2強化教育，嚴格落實(shí)工作職責

　　各級檔案部門(mén)要通過(guò)宣傳教育和文件要求等方式，使各級節能部門(mén)的主管領(lǐng)導和具體檔案管理人員統一思想認識，熟練掌握節能檔案管理工作的基本方法，提高對節能檔案管理工作的重視程度。各級節能主管部門(mén)要將節能檔案管理工作具體落到實(shí)處，做到三個(gè)明確：明確節能主管科室為節能檔案專(zhuān)職管理責任科室、明確分管領(lǐng)導、明確專(zhuān)職檔案員，切實(shí)加強內部管理，使節能檔案工作分工明確，責任到人。

　　2.1.3建章立制，規范工作程序

　　建立健全節能檔案管理制度，進(jìn)一步規范檔案工作程序，是節能檔案工作的基礎。檔案部門(mén)應結合節能工作特點(diǎn)，制訂統一的節能業(yè)務(wù)檔案管理方法及規范，明確節能減排檔案的形成、收集、整理、歸檔、利用等各項標準，由各節能業(yè)務(wù)主管部門(mén)具體執行。各節能主管部門(mén)要從節能工作實(shí)際出發(fā)，明確本部門(mén)節能檔案工作的要求，確立節能檔案歸檔范圍及保管期限，定期向檔案部門(mén)移交。對于承擔節能減排重點(diǎn)產(chǎn)品、重大技術(shù)創(chuàng )新項目、重點(diǎn)建設工程項目和重大技術(shù)裝備研發(fā)及建設的各級單位，在進(jìn)行項目鑒定或驗收之前，應通過(guò)檔案管理部門(mén)的項目檔案專(zhuān)項驗收。

　　2.1.4獎優(yōu)罰劣，調動(dòng)工作積極性

　　各級節能主管部門(mén)要加強垂直監督考核，將節能檔案工作納入考核評價(jià)范圍，對節能檔案不規范、不達標的下級節能主管部門(mén)，影響其整體節能工作考核排名，促進(jìn)節能檔案工作的規范科學(xué)開(kāi)展。各級檔案管理部門(mén)要將節能檔案人員納入檔案系統人員統一管理，參加年度檔案工作的評先評優(yōu)，以先進(jìn)帶動(dòng)整體，以爭先創(chuàng )優(yōu)帶動(dòng)節能檔案工作創(chuàng )新提高，充分調動(dòng)相關(guān)人員工作積極性。

　　2.2加強節能檔案分類(lèi)，創(chuàng )新節能檔案工作機制

　　2.2.1找準規律，歸檔分類(lèi)側重

　　針對節能工作特點(diǎn)，對節能檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并在歸檔工作中分別側重，以便于更好地為檔案利用服務(wù)。一是節能技術(shù)檔案，其主要利用價(jià)值為網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)、面向全社會(huì )公開(kāi)。因此在歸檔工作中側重于配套電子檔案和索引的建立完善。二是節能宣傳活動(dòng)資料，主要利用價(jià)值為提供給相關(guān)媒體，擴大宣傳活動(dòng)的影響力。因此歸檔工作首要側重時(shí)效性，同時(shí)要進(jìn)行編輯篩選加工，確保檔案資料按工作需求及時(shí)、準確、客觀(guān)提供，正面、積極地引導輿論。三是節能工作檔案。主要利用價(jià)值為如實(shí)反映工作進(jìn)展情況。因此在歸檔過(guò)程中要側重于檔案的真實(shí)性、全面性和準確性，為上級檢查和領(lǐng)導決策提供精準依據。

　　2.2.2完善服務(wù)，加強信息化建設

　　為充分發(fā)揮節能檔案信息價(jià)值，要進(jìn)一步建立健全檔案資源信息化體系和檔案人性化利用服務(wù)體系。一是加強協(xié)調溝通，建立節能主管部門(mén)檔案協(xié)作機制。節能部門(mén)定期召開(kāi)節能系統檔案協(xié)作會(huì )議，整合各部門(mén)節能檔案資源，對各部門(mén)節能檔案管理工作進(jìn)行自查及互查，為各節能主管部門(mén)互通有無(wú)、資源共享創(chuàng )建平臺。二是定向利用，搭建信息化利用平臺。各節能主管部門(mén)要充分利用網(wǎng)絡(luò )、媒體等信息平臺，將節能技術(shù)檔案主要索引予以發(fā)布，定向為所需單位提供查詢(xún)服務(wù)；要利用現有辦公條件，加強節能檔案的信息化管理，進(jìn)一步強化節能檔案數字化資料收集、整理、索引、編研工作，為檔案利用及資源共享奠定堅實(shí)的數據基礎；進(jìn)一步加大節能檔案網(wǎng)絡(luò )化遠程利用力度，結合政府信息公開(kāi)工作，開(kāi)展節能信息遠程查閱服務(wù)，實(shí)現節能技術(shù)信息等資源的廣泛共享。

　　2.2.3開(kāi)展編研，提升利用價(jià)值

　　檔案編研是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要手段之一，是拓展檔案社會(huì )服務(wù)功能的有效途徑，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要手段［2］。節能工作涉及面廣、專(zhuān)業(yè)性強、橫向溝通較多，因此，節能檔案管理人員要針對節能工作特點(diǎn)，進(jìn)一步轉變思維，搞好調查預測，摸清節能檔案利用者的具體需求，了解檔案利用者需要解決的問(wèn)題和節能檔案利用的問(wèn)題點(diǎn)、時(shí)間點(diǎn)等。在此基礎上，積極開(kāi)展檔案編研工作，按照需求特點(diǎn)做好檔案提供利用工作。例如做好大事記、年鑒、總結、節能減排設備登記、節能減排工作紀實(shí)、節能減排產(chǎn)品圖文集的編寫(xiě)、節能減排趨勢分析等，為領(lǐng)導決策提供有價(jià)值的參考資料，為廣大利用者提供所需內容，客觀(guān)記錄、展示節能減排工作的發(fā)展歷程等［3-4］。

　　2.3加強人才隊伍建設，增強檔案人員綜合素質(zhì)

　　節能檔案管理工作兼具節能與檔案的雙重業(yè)務(wù)性，現有檔案人員多為節能科室的兼職人員，對檔案工作的熟悉程度不高。因此，加強對節能檔案人員的檔案業(yè)務(wù)培訓和政策宣傳，會(huì )對節能檔案工作的規范化、科學(xué)化起到重要的促進(jìn)作用。各級檔案部門(mén)應明確要求節能檔案管理人員參加年度的檔案業(yè)務(wù)培訓，對節能檔案管理人員普及檔案管理基本知識，做到節能檔案管理持證上崗［2］。各級節能主管部門(mén)要加強檔案管理工作的宣傳教育，定期與其他節能部門(mén)交流學(xué)習，找出自身差距并不斷完善，不斷增強節能檔案工作意識。要針對節能工作特點(diǎn)，側重檔案信息化技術(shù)的學(xué)習運用，為節能檔案搭建信息化利用平臺，提供快捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。要聯(lián)系實(shí)際，強化節能檔案人員的保密教育，使節能檔案管理人員熟悉保密規定，正確處理檔案利用與敏感信息保密的關(guān)系，增強檔案信息的安全性，確保敏感信息不外泄。

　　作者:李偉旭 單位:秦皇島市機關(guān)事務(wù)管理局

　　參考文獻:

　�。�1］王衡山.檔案編研工作的實(shí)踐與思考［EB/OL］.

　�。�2］李偉旭.加強節能減排檔案管理的一點(diǎn)思考［J］.檔案天地，2014（增刊）.

　�。�3］遲璐.淺談節能減排環(huán)保檔案工作［J］.黑龍江檔案，2011（4）：88.

　�。�4］陸曉紅.檔案工作如何為建設生態(tài)文明服務(wù)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：71－72.

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