淺析會(huì )計電算化下的檔案管理論文

　　摘要：目前，會(huì )計電算化是我國企業(yè)會(huì )計工作的一個(gè)發(fā)展趨勢。但是，會(huì )計電算化除了提高我們的工作效率以外，也給我們帶來(lái)了一系列管理難題。其中，如何提高對會(huì )計檔案的安全管理，是我們必須面臨的一個(gè)難題。因此需要加強會(huì )計電算化系統的檔案建設,即加快會(huì )計檔案管理的信息化建設,以適應新時(shí)期會(huì )計電算化提出的新要求,建好用好電子財務(wù)檔案,提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟建設。本文將從檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，詳細分析管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，結合在會(huì )計電算化工作的過(guò)程中所遇到的一些問(wèn)題，提出一些具有實(shí)際意義的解決措施，期望對會(huì )計電算化檔案管理有一定的借鑒意義。

　　關(guān)鍵詞：會(huì )計電算化；檔案管理；法規；安全

　　會(huì )計電算化，是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會(huì )計實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是一個(gè)應用電子計算機實(shí)現的會(huì )計信息系統。它實(shí)現了數據處理的自動(dòng)化，使傳統的手工會(huì )計信息系統發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì )計信息系統。會(huì )計電算化是會(huì )計發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會(huì )計發(fā)展的需要，而且是會(huì )計工作對科技所對提出的高要求。

　　一、傳統會(huì )計檔案

　　傳統的會(huì )計檔案，是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表以及其他會(huì )計資料等會(huì )計核算的專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據，傳統會(huì )計檔案一般都是以紙質(zhì)的形式存在。

　　二、會(huì )計電算化檔案特點(diǎn)

　　企業(yè)在實(shí)現會(huì )計電算化以后，同樣會(huì )有會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表和其他核算資料等檔案。只是這些檔案不僅僅以紙質(zhì)的形式出現，還包含了一些電子形式的會(huì )計電算化檔案。其主要特點(diǎn)有：

　�。ㄒ唬�會(huì )計電算化檔案比傳統會(huì )計檔案具有更廣泛的內涵。除了傳統意義上的紙質(zhì)檔案外，還包含了電子資料和電子數據；

　�。ǘ�）會(huì )計電算化檔案較傳統會(huì )計檔案有所區別。傳統的檔案主要是通過(guò)人工管理，檔案會(huì )占用一定的面積，而且可能受各種自然條件的影響如潮濕、洪水等等。而會(huì )計電算化檔案便于保存，只需要有配置有普通電子計算機，就可以大量?jì)Υ娓鞣N電子資料和電子數據，實(shí)現智能化管理，便于查閱；

　�。ㄈ�）會(huì )計電算化檔案的使用和會(huì )計軟件的版本密切相關(guān)。不同的會(huì )計軟件或者同個(gè)軟件的不同版本所導出的會(huì )計檔案可能具有不相同的格式；

　�。ㄋ模�會(huì )計電算化檔案可以通過(guò)打印等手段，迅速實(shí)現與傳統會(huì )計檔案的轉換；

　�。ㄎ澹�會(huì )計軟件可以通過(guò)對電子數據的自動(dòng)分析，提供一些具有價(jià)值的參考意見(jiàn)，同時(shí)也可以發(fā)現一些錯誤，以便及時(shí)進(jìn)行糾正。

　�。�六）會(huì )計電算化檔案便于查詢(xún)，可以實(shí)現隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱。

　　三、會(huì )計電算化檔案管理存在的問(wèn)題

　　雖然會(huì )計電算化檔案比傳統的會(huì )計檔案具有很多的優(yōu)勢，但是，其自身管理也存在一定的弊端，主要有以下幾方面：

　�。ㄒ唬╇娮佑嬎銠C自身面臨一定的風(fēng)險，如計算機病毒入侵、系統程序存在問(wèn)題、管理人員出現操作失誤等等問(wèn)題，而這些風(fēng)險可能導致會(huì )計電算化檔案出現錯誤甚至消失，這將給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失和影響；

　�。ǘ�）會(huì )計電算化檔案較傳統會(huì )計檔案有易于修改的特點(diǎn)，且不留痕跡，在便于修改的同時(shí)，資料的完整性和正確性可能會(huì )被破壞，并且難于分清責任；

　�。ㄈ�）會(huì )計電算化檔案需要有科學(xué)的管理方式。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(cháng)，會(huì )計檔案與財務(wù)軟件的版本越多，這就對如何進(jìn)行科學(xué)的管理帶來(lái)新的問(wèn)題。為了更好更有效地管理會(huì )計電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，就必須形成一套科學(xué)實(shí)用的管理制度，包括存檔手續、分類(lèi)管理辦法、使用審批手續、保存期限及銷(xiāo)毀手續等內容，以使相關(guān)管理制度常規化和規范化。同時(shí)，財務(wù)軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現不兼容現象，嚴重影響對會(huì )計檔案的管理；

　�。ㄋ模�會(huì )計電算化系統對管理人員的素質(zhì)與系統安全操作提出了新需要。會(huì )計電算化檔案管理要求會(huì )計管理人員不僅要熟悉會(huì )計核算工作的各項專(zhuān)門(mén)方法，更要學(xué)習相關(guān)電算化技能。由于一些會(huì )計主管人員長(cháng)期從事手工記帳，有些會(huì )計人員在一些基本電算化技能方面還認識不足，所學(xué)電算化知識不夠全面，這就加大了會(huì )計電算化檔案管理的推廣速度；

　　四、建議和措施

　　針對會(huì )計電算化檔案管理存在的這些問(wèn)題，可以采用下面幾項措施進(jìn)行解決：

　�。ㄒ唬┮�建立和健全會(huì )計電算化檔案管理的制度體系，最基本的就是國家要制定系統的、細化的會(huì )計電算化檔案管理辦法，以法規制度的形式加以強制，在方法上指導各單位的會(huì )計電算化檔案管理工作，這是做好會(huì )計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會(huì )計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規定“各單位應當建立健全會(huì )計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為，目前企業(yè)可根據財政部的《會(huì )計基礎工作規范》、《會(huì )計電算化工作規范》、《會(huì )計電算化管理辦法》、《會(huì )計檔案管理辦法》等管理規章，建立和健全一系列具體的、具有可操作性的會(huì )計電算化檔案的管理制度體系，企業(yè)可根據相關(guān)規章的要求，制定適合本企業(yè)檔案管理要求的細化條例，保證會(huì )計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。

　�。ǘ�）加強對會(huì )計人員和會(huì )計檔案管理人員的培訓，組織企業(yè)內部會(huì )計人員和會(huì )計檔案管理人員認真學(xué)習《檔案法》、《會(huì )計電算化管理辦法》、《會(huì )計電算化工作規范》等法律法規，以加強對會(huì )計電算化檔案的安全管理意識和檔案管理水平，另外，會(huì )計檔案管理是一項專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，計算機技術(shù)的普及又對會(huì )計檔案管理人員提出新的更高的要求，會(huì )計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是會(huì )計電算化檔案科學(xué)管理的關(guān)鍵，為了適應新形勢下會(huì )計電算化檔案管理工作的需要，企業(yè)領(lǐng)導應注重會(huì )計檔案管理人才培養，進(jìn)一步加強會(huì )計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術(shù)，以最終實(shí)現會(huì )計電算化檔案的科學(xué)管理。

　�。ㄈ�）注意電子計機的軟件和硬件升級、維護，對于企業(yè)使用的會(huì )計軟件，要多與產(chǎn)品設計廠(chǎng)商保持密切聯(lián)系，及時(shí)進(jìn)行軟件升級，對于一些存在的可能導致數據消失的軟件和系統漏洞要及時(shí)進(jìn)行修補。對于計算機的硬件，則要及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，比如對硬盤(pán)容量進(jìn)行升級等工作。同時(shí)還要適當加強網(wǎng)絡(luò )安全管理。建立預防病毒和*客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實(shí)有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。如使用殺毒軟件、防火墻等措施。從而保證會(huì )計檔案的儲存安全。

　�。ㄋ模┳龊秒娝慊瘯�(huì )計檔案規范化管理，使用科學(xué)的管理辦法和利用電子計算機的優(yōu)越性。具體辦法有：把一定會(huì )計期間計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而脫離于原計算機系統的聯(lián)系；財務(wù)部門(mén)應把財務(wù)數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內、在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統和資料恢復；對于會(huì )計電算化檔案還需進(jìn)行備份，對于備份文件應進(jìn)行定期的更新；在保存備份電子檔案時(shí)應遠離磁場(chǎng)，注意防潮，防塵等，對采用磁性介質(zhì)保存的備份檔案，還應定期進(jìn)行檢查、復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。

　　五、結束語(yǔ)

　　實(shí)現會(huì )計電算化，不僅提高了會(huì )計記賬的效率和準確性，也給我們帶來(lái)了資料檔案管理的難題。隨著(zhù)計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì )計電算化必將是未來(lái)發(fā)展的一個(gè)趨勢。因為實(shí)現會(huì )計電算化之后，不僅可以提高會(huì )計工作效率，也可以降低管理成本。但是，怎樣實(shí)現科學(xué)有效地管理，是每一個(gè)企業(yè)必須思考的難題，我國現在會(huì )計電算化水平還有很大的發(fā)展空間，所以我們需要創(chuàng )新，其中，會(huì )計電算化檔案管理是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節。因此，我們應該健全電算化會(huì )計檔案管理的法律法規，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會(huì )計檔案的管理和控制，使電算化會(huì )計檔案為企業(yè)決策發(fā)揮出更大的作用。

　　參考文獻：

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