基層檔案管理的信息化建設論文

時(shí)間：2025-12-02 01:00:07 檔案管理畢業(yè)論文

基層檔案管理的信息化建設論文

　　【摘要】目前基層單位傳統的檔案管理還不能完全適應現代社會(huì )發(fā)展的需求，存在著(zhù)檔案管理意識淡薄、檔案人員素質(zhì)不高、信息化建設投入不足、檔案管理手段滯后等問(wèn)題，本文從基層檔案管理檔案信息化建設的重要性出發(fā)，針對當前信息化建設存在的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)改善措施。

基層檔案管理的信息化建設論文

　　【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設；改善措施

　　一、基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性

　�。ㄒ唬┍匾�。傳統的紙質(zhì)檔案較容易受到外界因素的影響，一旦不注意就有可能造成檔案被破壞，而且存在占用空間大、查閱不便的情況。隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，可以通過(guò)將傳統檔案的保存方式轉化為信息化儲存，這樣既可以在較小的空間內儲存足夠多的檔案，又能保證檔案的完整性及便利性，因此，基層檔案管理信息化建設是非常必要的。

　�。ǘ┲匾�。檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率是非常有必要的。然而傳統的檔案管理工作需要耗費較多的人力和物力，對檔案的維護和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著(zhù)現代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化建設應運而生，檔案管理信息化建設就是通過(guò)將傳統檔案信息化，以電子檔案的形式為社會(huì )服務(wù)。通過(guò)對檔案的信息資源進(jìn)行分類(lèi)、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢(xún)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )適時(shí)查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進(jìn)基層檔案管理工作非常重要。

　　二、基層檔案管理信息化建設中存在的主要問(wèn)題

　�。ㄒ唬┖鲆暀n案信息化建設。隨著(zhù)信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)信息化手段的推進(jìn)，而檔案管理信息化建設也是如此，促進(jìn)檔案管理信息化建設不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢。然而當前很多基層單位對檔案管理信息化建設不夠重視，這主要體現在：一是對檔案管理信息化建設認識不足，在管理基層檔案中仍然延續以往的模式，重保存輕利用。二是檔案管理意識淡薄，沒(méi)有充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中面對大量的檔案資料只是單純地收集和保存，沒(méi)有充分發(fā)揮出檔案資源的作用。三是在基層檔案管理上存在因循守舊、無(wú)法適應時(shí)代要求的情況，很多檔案管理工作人員安于現狀，不愿意接受信息化知識，造成整體業(yè)務(wù)素質(zhì)低。

　�。ǘn案管理人員素質(zhì)不高。一是基層檔案管理人員都不是專(zhuān)業(yè)人員，再加上日常工作中接受系統性、專(zhuān)業(yè)性的培訓機會(huì )少，人員素質(zhì)普遍不高。二是基層檔案管理人員年齡趨于老齡化，在工作中缺乏學(xué)習熱情，不愿意接受新鮮事物，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化建設的需求。三是專(zhuān)業(yè)基層檔案管理人員匱乏，極大地影響了基層檔案管理信息化建設工作的進(jìn)展。

　�。ㄈn案信息化建設投入不足�；鶎訂挝粚n案信息化建設不足，制約了檔案管理信息化的發(fā)展，如很多單位沒(méi)有設立獨立的檔案管理部門(mén)，認為檔案管理就是簡(jiǎn)單的文檔材料保管工作，只是單純地保管材料，卻不重視材料的利用。再如有些單位甚至連最基本的文件保管設備都沒(méi)有，更不用談檔案管理工作，直接導致檔案信息化工作無(wú)法開(kāi)展。

　�。ㄋ模n案管理手段滯后�；鶎訂挝坏臋n案管理條件簡(jiǎn)陋、設備老化，不利于檔案管理信息化建設，即使配備了計算機、掃描儀等信息化設備，在實(shí)際操作中利用率較低，寧可沿用過(guò)去的檔案管理模式。此外，對電子文件檔案也只是單一的歸類(lèi)和保存，在管理手段上缺乏科學(xué)性、系統性，在查找檔案時(shí)仍然依靠人力，不利于檔案信息化工作的開(kāi)展。

　　三、加強基層檔案信息化建設的措施

　�。ㄒ唬┲匾暀n案信息化建設。一是通過(guò)各種宣傳途徑宣傳檔案信息化建設的必要性和重要性，使基層單位充分認識到檔案管理信息化建設是未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展，要想提高基層檔案管理水平，就必須將檔案信息化建設當工作重點(diǎn)來(lái)抓。二是基層檔案管理者應樹(shù)立檔案信息化管理的觀(guān)念，自覺(jué)提高自身專(zhuān)業(yè)素養，在日常工作中注重信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，不斷提高檔案信息化管理水平，滿(mǎn)足檔案信息化建設的需求。三是要學(xué)會(huì )深度挖掘單位檔案資料，不僅要保管好、利用好檔案，更要學(xué)會(huì )發(fā)現檔案中的重點(diǎn)信息。

　�。ǘ�(shù)立現代化檔案管理理念。想要實(shí)現基層檔案管理的信息化，首先需要的就是轉變檔案管理人員的管理理念，要逐步轉變傳統管理模式，加強信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，促進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò )化。

　�。ㄈ┨岣邫n案管理人員素質(zhì)。作為檔案管理工作的重要實(shí)施者，檔案管理人員在檔案管理信息化建設工作中起著(zhù)非常重要的作用，因此我們必須重視檔案管理人員素質(zhì)的提高。一是引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性強、實(shí)踐經(jīng)驗豐富的工作人員，逐步改變檔案管理人員的結構，通過(guò)一對一、一對多的影響，使基層檔案管理人員改變過(guò)去的檔案管理模式。二是加強對檔案管理人員的培訓，并通過(guò)檢測培訓效果來(lái)促進(jìn)人員的學(xué)習，從而達到提高基層檔案管理人員素質(zhì)的目的，使其滿(mǎn)足檔案管理信息化建設的需求。三是使基層檔案管理人員輪流去大學(xué)進(jìn)行深造，通過(guò)階段性的學(xué)習來(lái)提高自身素質(zhì)，使其掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識，熟悉計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的使用，將其培養成為檔案管理信息化的行家。

　�。ㄋ模┘哟髾n案信息化建設的投入。一是基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照相關(guān)規定要求，配備相應的信息化設備如計算機、掃描儀等，從而滿(mǎn)足檔案信息化建設的硬件需求。二是基層單位應該為檔案信息化建設設立專(zhuān)項資金，并設置獨立部門(mén)來(lái)專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作，為檔案管理信息化建設創(chuàng )造好的條件。三是要重視對檔案應用系統的開(kāi)發(fā)，結合本單位的實(shí)際情況，通過(guò)引進(jìn)或者自主開(kāi)發(fā)特有的符合自身實(shí)際的檔案管理方式，真正實(shí)現檢索速度快、查詢(xún)方便等優(yōu)勢。

　�。ㄎ澹┩七M(jìn)檔案管理資源數字化。在推進(jìn)基層檔案管理信息化建設中，首先就是要充分利用計算機技術(shù)對單位的檔案資源進(jìn)行系統地收集、加工和利用，將傳統的紙質(zhì)檔案轉換為數字化檔案，逐步建立起電子和多媒體數據庫。其次應加強對電子檔案的歸檔和整理，做好電子檔案的儲存工作，提升電子檔案管理水平，實(shí)現信息化檔案的安全利用。最后是提高檔案信息檢索水平，實(shí)現檔案信息檢索方式向網(wǎng)絡(luò )化、智能化發(fā)展，為檔案管理信息化建設提供技術(shù)支持。

　�。⿲�(shí)現電子檔案信息化安全管理。一是通過(guò)設置權限來(lái)限定電子檔案的查閱范圍，使每個(gè)人都能在在較短的時(shí)間內獲取到自己所需的資源，同時(shí)也避免部分秘密電子檔案被查閱。二是要加強規范電子文件，檔案管理部門(mén)要嚴格歸檔，統一對其進(jìn)行分類(lèi)、整理與編碼，形成系統性的電子檔案，提高電子檔案的利用率。三是確保電子檔案的安全，在計算機內裝入較為先進(jìn)的防火墻系統，防止電子數據的丟失。此外，一方面可以通過(guò)建立電子文件查閱制度來(lái)減少安全隱患，另一方面可以通過(guò)提高檔案管理人員的安全意識來(lái)使其自覺(jué)擔負起維護檔案信息安全的責任。

　　四、結束語(yǔ)

　　綜上所述，我們知道推進(jìn)檔案信息化建設是非常必要和重要的，因此基層單位應轉變檔案管理理念，正視當前信息化建設中存在的問(wèn)題即忽視檔案信息化建設、檔案管理人員素質(zhì)不高、檔案信息化建設投入不足、檔案管理手段滯后等，并針對存在的問(wèn)題提出相應的解決辦法：一是要重視檔案信息化建設；二是要樹(shù)立現代化檔案管理理念；三是要提高檔案管理人員素質(zhì)；四是加大檔案信息化建設的投入；五是推進(jìn)檔案管理資源數字化；六是實(shí)現電子檔案信息化安全管理。相信通過(guò)采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設將邁出新的步伐，使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務(wù)于經(jīng)濟、服務(wù)于社會(huì )、服務(wù)于民生。

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