智慧檔案管理系統設計研究論文

　　摘要：首先針對智慧檔案管理系統的層次進(jìn)行分析，其管理層級共為三層，分別是機構檔案信息管理層、機構檔案信息傳播管理層和機構檔案信息能力管理層。其次對智慧檔案管理系統的資源進(jìn)行分析，包括原存紙質(zhì)檔案、原存數字檔案和新歸檔檔案三個(gè)方面。最后對智慧的檔案管理系統安全認證、檔案信息的存儲、檔案信息的組織、檔案信息的簡(jiǎn)縮語(yǔ)傳播、用戶(hù)評介與互操作服務(wù)等幾個(gè)功能設計進(jìn)行分析。

　　關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理系統；層次分析；功能設計

　　智慧檔案是一個(gè)具有層次管理模式的檔案管理系統，從層次分析中可以清楚地了解到每一個(gè)管理層面所負責的內容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據各自職位級別進(jìn)行相應的管理，以保證各層級管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監督。結合智慧檔案管理系統的資源掌握更全面的管理內容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現代檔案管理功能，實(shí)現智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統中各項功能對管理水平提升有著(zhù)良好的促進(jìn)作用，值得進(jìn)一步研究與推廣。

　　1、智慧檔案管理系統的層次

　　1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產(chǎn)、銷(xiāo)售等活動(dòng)資料進(jìn)行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續工作的真實(shí)性、有效性以及意義價(jià)值。

　　1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實(shí)施傳播的工作，將知識信息以及有使用價(jià)值的信息通過(guò)傳播渠道轉換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時(shí)性的特點(diǎn)，并對機構以及相關(guān)部門(mén)中應用檔案信息給予最大化的支持。

　　1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價(jià)值、信息管理方法、相關(guān)信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過(guò)這個(gè)層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實(shí)生活、生產(chǎn)中，體現價(jià)值，為實(shí)現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時(shí)檔案信息能力管理層級還需要負責解決實(shí)際問(wèn)題，如現實(shí)生活生產(chǎn)中對信息種類(lèi)的需要，各類(lèi)信息之間蘊藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿(mǎn)足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價(jià)值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應有的價(jià)值與作用。檔案信息管理系統的功能設計實(shí)際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價(jià)值的地位出現，進(jìn)而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價(jià)值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開(kāi)發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

　　2、智慧檔案管理系統的資源

　　2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數字智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過(guò)掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標引�？梢酝ㄟ^(guò)鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。

　　2.2原存數字檔案。數字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業(yè)，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過(guò)程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁(yè)碼、操作員等非文檔內容標示的保存。

　　2.3新歸檔檔案。隨著(zhù)機構的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì )成為檔案數據庫的重點(diǎn)，這就要求在新數據上傳過(guò)程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類(lèi)型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過(guò)程中進(jìn)行格式統一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質(zhì)檔案保持一致。

　　3、智慧檔案管理系統功能設計分析

　　3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務(wù)器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶(hù)的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶(hù)的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。

　　3.2檔案信息的存儲。應當建立相關(guān)的標準、制度來(lái)保證及時(shí)有效地存儲檔案信息資源。建設一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。

　　3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統性、科學(xué)性的知識體系，可以更好地為用戶(hù)服務(wù)。智慧檔案信息系統在組織信息資源過(guò)程中應該加入機構部門(mén)、主題、領(lǐng)域、責任者等方式，并能根據分類(lèi)提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類(lèi)和語(yǔ)義聯(lián)系，以方便相同類(lèi)型的檔案進(jìn)行聚類(lèi)組織。

　　3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見(jiàn)，其次是分類(lèi)檢索。檢索后，針對有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對較高的檔案提共給用戶(hù)，使得檔案內容中與用戶(hù)所需更為接近化。系統中針對具有保密性的文章應設置專(zhuān)用的權限字段，利用針對性的開(kāi)放模式，實(shí)施對某機構在某時(shí)間段進(jìn)行保密信息開(kāi)放，實(shí)現既能針對性與能共享性的信息開(kāi)放效果。

　　3.5用戶(hù)評介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統中，用戶(hù)評介、互操作功能的設計主要是為給用戶(hù)、系統之間提供交互平臺，實(shí)現用戶(hù)與系統或者系統于系統之間的交互過(guò)程，從交互功能中，用戶(hù)可以以一個(gè)幫助系統者的身份出現，對系統中出現的問(wèn)題進(jìn)行有效解答，同時(shí)也可以對系統提出問(wèn)題，系統會(huì )自動(dòng)將問(wèn)題和答案收納于幫助系統中，用戶(hù)便可以通過(guò)檢索的形式得到幫助系統的幫助。

　　用戶(hù)評介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺及時(shí)收到用戶(hù)的反饋信息，進(jìn)而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個(gè)優(yōu)勢，就是在檢索信息時(shí)，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實(shí)現需要系統互聯(lián)支持。

　　參考文獻

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