組織結構的設計最終導致需要由人來(lái)承擔的工作的出現，而這些工作需要由特定的人員來(lái)承擔。工作分析(job analysis)就是與此相關(guān)的一道程序。所謂工作分析就是一要確定工作的任務(wù)是什么;二要確定應該雇傭哪一類(lèi)人來(lái)承擔這一工作。通過(guò)這一程序，我們可以確定某工作的任務(wù)和性質(zhì)是什么，以及哪些類(lèi)型的人適合被雇傭來(lái)從事這項工作。因此，工作分析的結果提供了與工作本身的要求有關(guān)的信息，而工作要求又是編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)(job descriptions)和工作規范(job specification)的基礎。

　　作為一名主管人員或人力資源管理專(zhuān)業(yè)人員，通常需要通過(guò)進(jìn)行工作分析來(lái)搜集以下幾類(lèi)信息：

　　1.工作活動(dòng)：了解承擔工作者必須進(jìn)行的與工作有關(guān)的活動(dòng)有哪些，應如何對待，為什么要執行這些活動(dòng)以及何時(shí)執行這些活動(dòng);

　　2.工作中人的行為：對承擔工作者有什么樣的要求;

　　3.工作中所使用的工具、設備以及其他輔助工作用具，包括工作過(guò)程中生產(chǎn)什么樣的產(chǎn)品，運用哪些工具或設備，接觸或需要運用何種知識以及需要提供何種服務(wù)等;

　　4.工作的績(jì)效標準：應當用一種什么樣的標準來(lái)對從事這一工作的人進(jìn)行評估;

　　5.工作背景：所涉及的信息包括工作的物理環(huán)境、工作時(shí)間表、工作的組織形式和社會(huì )環(huán)境，還包括在工作中將獲得何種經(jīng)濟激勵，以及非經(jīng)濟激勵方面的信息;

　　6.工作對人的要求：需要搜集工作對人的要求是什么，即工作本身對承擔工作者的知識、技能(教育水平、培訓經(jīng)歷、工作經(jīng)驗等)和個(gè)人特性(才能、生理特征、人格品行與興趣等)有何種要求。

　　總結，通過(guò)進(jìn)行工作分析所獲得的信息，實(shí)際上成為具有內在聯(lián)系的幾種人力資源管理活動(dòng)的基礎：

　　在大多數企業(yè)中，一般情況下均是由直線(xiàn)經(jīng)理而不是人力資源專(zhuān)家來(lái)完成工作分析，對于需要進(jìn)行工作分析的崗位而言這是最好的方法，因為由直線(xiàn)經(jīng)理來(lái)完成工作分析會(huì )比純粹的人力資源專(zhuān)家效率要高得多。

　　一、工作分析與直線(xiàn)經(jīng)理的工作

　　直線(xiàn)經(jīng)理在工作分析中有兩項主要工作：一是協(xié)助完成工作分析;二是在日常的管理活動(dòng)中把工作分析的結果予以執行。下面就討論直線(xiàn)經(jīng)理的這兩項工作內容。

　　1、協(xié)助完成工作分析

　　直線(xiàn)經(jīng)理最急切把工作分析的最終結果在日常工作中予以運用，這種現象普遍存在。這很容易導致兩種極端，一是直線(xiàn)經(jīng)理很容易很可能包攬下所有的工作分析工作。例如，一些經(jīng)理被要求撰寫(xiě)所屬管理范圍內的所有崗位的工作描述;另一個(gè)極端就是所有的工作分析工作都由人力資源部門(mén)來(lái)完成，這種情況下直線(xiàn)經(jīng)理只提供一些無(wú)關(guān)緊要而又難以界定的信息給人力資源部。例如，直線(xiàn)經(jīng)理可能會(huì )被要求明確每項工作的評估標準和人員所具備的要求。

　　直線(xiàn)經(jīng)理應該檢查和評估職位描述的準確性。當崗位的工作內容、范圍或人員具備的素質(zhì)要求發(fā)生較大變化時(shí)，直線(xiàn)經(jīng)理應通知人力資源部要求對該崗位重新進(jìn)行工作分析。

　　2、執行工作分析結果

　　我們討論過(guò)工作分析的信息可能會(huì )以多種形式運用于企業(yè)的管理活動(dòng)。直線(xiàn)經(jīng)理最普遍地運用來(lái)協(xié)助確定某崗位的人員甄選標準，并把它與職員的工作責任感聯(lián)系起來(lái)。

　　確定崗位的人員標準

　　在為崗位挑選職位申請者時(shí)，直線(xiàn)經(jīng)理都會(huì )認真評估工作內容、范圍及人員的素質(zhì)要求，以便對適合崗位的職位申請者有一個(gè)清晰的認識。這些信息有助于在面試時(shí)提出針對性強的問(wèn)題提供參考。

　　與工作責任感相聯(lián)系

　　根據這一觀(guān)點(diǎn)，工作分析的結果應運用于新員工的工作方向與定位。直線(xiàn)經(jīng)理應認真向新員工解釋?shí)徫徽f(shuō)明以便傳達崗位工作的責任感。一旦新員工接受培訓，直線(xiàn)經(jīng)理應時(shí)常傳達工作的績(jì)效標準以便職員能始終明白自己的工作責任與上司的期待。

　　二、人力資源部的配合工作

　　人力資源部在工作分析中主要有二項工作：一是取得企業(yè)管理高層的支持;二是計劃和實(shí)施工作分析的目標。

　　1、取得企業(yè)管理高層的支持

　　遺憾的是，并不是所有的企業(yè)高級管理層都能夠認識到工作分析對于獲取企業(yè)競爭優(yōu)勢中的重要性。普遍認為工作分析的價(jià)值與效用并不是想象中的那樣高，有些則認為執行工作分析只會(huì )造成一些副作用。雇主一般都持后一種觀(guān)點(diǎn)，明顯認為運用工作分析只會(huì )束縛他們管理的判斷力。

　　因為工作分析并不為大多數雇主所認可，所以經(jīng)常被馬馬虎虎應付了事。雇主大多是以一種近于懶洋洋的態(tài)度憑自己在人力資源管理實(shí)踐上的直覺(jué)與猜測來(lái)完成人力資源管理中最基礎的工作。

　　為了避免這種方式帶來(lái)消極結果，人力資源部必須努力得到管理高層對工作分析的支持。他們能做的就是持續地向管理高層強調執行工作分析對提高企業(yè)工作效率的重要性，同時(shí)必須強調目前工作分析信息對基礎管理的必要性。

　　2、計劃和執行工作分析目標

　　在大多數企業(yè)，計劃和執行工作分析的首要責任落在人力資源部。人力資源部必須做好如下工作：確定目標與對象;選擇收集和記錄工作分析信息的方式;收集數據;選擇專(zhuān)業(yè)的主題;確定工作分析崗位的次序;把收集的數據進(jìn)行整理歸檔;發(fā)布相關(guān)信息;控制工作分析的進(jìn)行。