如何運用金字塔原理寫(xiě)年終工作總結
又到一年一度的年終總結時(shí)。雖然這是一項年年寫(xiě)、人人做的工作，但顯然大部分HR并不擅長(cháng)此工作。一份好的年終總結一定有些內在的可以借鑒的規律，在此不妨做些了解。首先，我們需要明白年終總結不是抒情散文，也不是工作事項列表，它應當是一份嚴謹的工作報告。在動(dòng)筆之前，需要關(guān)注這樣三個(gè)問(wèn)題：年終總結寫(xiě)給誰(shuí)看?寫(xiě)年終總結的目的是什么?怎樣達到目的?
一、年終總結的視角
年終總結的讀者并非是員工本人，而是老板。大多HR只是從自身角度去寫(xiě)，回顧自己做了哪些工作，達到什么效果，在展現形式上多花心思，而不關(guān)心老板到底要什么。因此撰寫(xiě)年終總結，第一步是站在老板的角度思考，他想通過(guò)年終總結了解什么?顯然，對于老板而言，他更加希望從年終總結中看到的是員工今年的工作是否為公司創(chuàng )造了價(jià)值。價(jià)值創(chuàng )造可以從三方面來(lái)思考：
1、業(yè)務(wù)價(jià)值
包括本年度的業(yè)績(jì)成果、重點(diǎn)工作完成情況。對于直接參與業(yè)務(wù)的部門(mén)，特別要體現增利或降本上的成果。
2、服務(wù)價(jià)值
對于后臺職能部門(mén)來(lái)說(shuō)，其本身不創(chuàng )造業(yè)務(wù)價(jià)值，它的價(jià)值來(lái)源于為公司業(yè)務(wù)開(kāi)展提供有效的支持。對于集團總部來(lái)說(shuō)，是否為下屬子公司提供必要的支持服務(wù)。
3、改進(jìn)價(jià)值
本年度重點(diǎn)解決了哪些核心問(wèn)題?是否通過(guò)管理的改善帶來(lái)公司運作上的提升?
二、年終總結的目的
對于年終總結而言，雖然名為對過(guò)去一年的回顧，但更重要的是如何與未來(lái)對接。這不是展望美好明天的空話(huà)，而是需要立足于今年到這個(gè)階段的工作現狀，規劃如何對接上明年的工作。 可以用一句話(huà)概括為：以發(fā)展為導向，系統化思考，專(zhuān)題性推進(jìn)。
•以發(fā)展為導向就是明確未來(lái)的發(fā)展目的，習以為常的職能工作未必符合未來(lái)發(fā)展的要求，需要審視目前工作和未來(lái)戰略的匹配。
•系統化思考就是通過(guò)體系的角度和系統關(guān)聯(lián)角度尋找公司核心的問(wèn)題，特別是落到本部門(mén)的核心問(wèn)題。
•專(zhuān)題性推進(jìn)就是把本年的工作完成和未來(lái)的藍圖構建建立關(guān)聯(lián)。做的好下一年會(huì )做什么可以形成整體的構架，做不好缺哪兒，怎么彌補。有依據的分析更能獲得老板的認可。
三、自上而下的年終總結撰寫(xiě)方法
結構清晰、一目了然的總結才能第一時(shí)間抓住老板眼球。因而這里要介紹的，是如何將金字塔原理的結構化思維運用到年終總結的寫(xiě)作中。
構建金字塔的方法中，自上而下的方法是在對問(wèn)題和成果都很有把握，只差把清晰的結構表達出來(lái)時(shí)，才能使用這種方法。每個(gè)人在寫(xiě)年終總結前，一定都收集了一些碎片化的信息，包括：業(yè)績(jì)、采取的行動(dòng)、個(gè)人主要問(wèn)題、下年展望等等。同時(shí)經(jīng)過(guò)思考后，也確定了年終總結的主題思想。此時(shí)就可以采用自上而下的撰寫(xiě)方法。
列出中心思想。
根據價(jià)值創(chuàng )造維度的分析，列出全文的中心思想。從這個(gè)中心開(kāi)始層層分解下去。
第二步，列出問(wèn)題的分解框架。
圍繞年終總結的主題，可以一般分解為三個(gè)模塊：完成的成績(jì)、遇到的問(wèn)題、未來(lái)的計劃。這三者之間一個(gè)層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。每個(gè)模塊可以繼續往下分解。成績(jì)可以分解為完成的業(yè)績(jì)和已經(jīng)采取的行動(dòng)。遇到的問(wèn)題可以分解為不足和其中的啟示。未來(lái)的計劃可以分解為主要目標、具體措施、下年的展望。其中業(yè)績(jì)可以繼續下分為分管工作部分與重點(diǎn)工作部分。不足可以繼續分解為業(yè)務(wù)上的問(wèn)題和個(gè)人的問(wèn)題。這樣，金字塔的框架已大致成型。
第三步，放入素材。
把碎片化的素材整信息理到框架相應的位置中，然后一個(gè)年終總結的金字塔就完成了。
最后，希望各位HR能夠寫(xiě)出有深度、有結構的年終總結，為自己的一年辛苦畫(huà)上完美的句號。