人事代理機構檔案管理存在的問(wèn)題與對策論文
摘 要：為促進(jìn)企業(yè)人事管理事務(wù)的社會(huì )化，1995年12月我國人事部正式提出推行人事代理制，使之規范化、法制化。在當時(shí)即預示了人事代理制度將推動(dòng)人才的產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程，最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)。同時(shí)，在改革開(kāi)放的大環(huán)境下，伴隨著(zhù)我國經(jīng)濟體制改革的不斷深入，眾多合資、民營(yíng)企業(yè)的蓬勃發(fā)展，不僅為人們提供了更多的就業(yè)機會(huì )，同時(shí)也增加了工作更替的次數，增強了人員的流動(dòng)性，這些變化都有效地推動(dòng)了人事代理制度的較快發(fā)展，并且成功地催生出一批人事代理機構。人事代理制度的實(shí)施，為建立適應國家經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境的用人制度提供了良好的平臺;而人事代理機構的出現，也使長(cháng)期存在于企業(yè)中的人員的任免、工作職責的劃定等問(wèn)題都得到了良好的解決，并且為人員的流動(dòng)提供了一定的保障。
關(guān)鍵詞：
一、人事檔案與人事檔案代理機構
(一)人事檔案
人事檔案是人事(勞動(dòng))管理部門(mén)，根據人事工作需要，以個(gè)人姓名為特征集中保存起來(lái)以備查考的反應員工個(gè)人經(jīng)歷、德才情況、工作實(shí)績(jì)等方面的歷史記錄。人事檔案分為正本和副本。人事檔案正本由全面地反應一個(gè)人的歷史和現實(shí)情況的全部人事檔案構成，人事檔案副本由正本中的履歷材料、鑒定(考核)材料、學(xué)歷材料、審查結論材料、處分決定、任免材料、工資級別等主要材料的重復件或復印件構成。正本主要供人事部門(mén)保管使用，副本主要供協(xié)助管理的人事部門(mén)保管使用。
(二)人事檔案代理機構
人事代理機構是指經(jīng)政府人事部門(mén)許可，取得人事代理資格的人才市場(chǎng)中介服務(wù)機構，在核定的業(yè)務(wù)范圍內受用人單位和個(gè)人委托，依據代理合同，代理有關(guān)人事業(yè)務(wù)，而人事檔案代理機構是在此基礎之上擁有存檔權的機構。
二、人事檔案代理機構人事檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)人事檔案代理機構從業(yè)資格
近些年來(lái)，我國的經(jīng)濟處于高速發(fā)展狀態(tài)，使得越來(lái)越多的人為了尋求更加理想的就業(yè)機會(huì )而走出家鄉，而人事檔案和人不可分離的特性，使得人事檔案的流動(dòng)性大大增強，促使了我國人事代理機構如雨后春筍般地發(fā)展起來(lái)。就北京市來(lái)說(shuō)，大大小小的經(jīng)過(guò)國家工商局認可的人事代理機構就有三百余家，而沿海周邊城市對于用工的數量要求更是導致了南方人事代理機構數量遠遠超過(guò)了北方，由此我們可以了解到我國人事代理機構的數量十分龐大。雖然我國擁有龐大數量的人事代理機構，但是其中魚(yú)龍混雜。由于人事檔案代理機構數量眾多，各單位的服務(wù)質(zhì)量也有很大的差別，作為不了解人事檔案代理機構的人，很難分辨其中的差距。其中有一些小型的人事檔案代理機構本身并沒(méi)有人事存檔權，只是自身作為中介將客戶(hù)的檔案存放在大型的有正規人事存檔資格的人事檔案代理機構。然而，還有某些人事檔案代理機構由于其自身的專(zhuān)業(yè)水平低，在其沒(méi)有人事權的情況下對外謊稱(chēng)自己是有正規資格的人事檔案代理機構，違法存放保管人事檔案，這種情況往往不被正規的人事檔案代理機構所認可，最終出現人事檔案難以調轉等問(wèn)題。那些不明真相的人們很容易被他們所蒙蔽，令大眾的利益受到損害。
(二)人事檔案代理機構人事檔案管理方面
1.人事檔案管理制度不統一
我國幅員遼闊，各地區的人事檔案代理機構更是繁多。但是不同的地區之間的人事檔案代理機構缺乏交流溝通，各地區的管理標準不同，尺度不同，影響了人事檔案在不同的省市之間的順暢流動(dòng)。以檔案流動(dòng)時(shí)的行政介紹信和工資介紹信來(lái)說(shuō)，這是原人事檔案代理機構向下一家人事檔案代理機構傳遞人事檔案中所必不可少的檔案材料。北京市各級人事檔案代理機構統一要求將行政介紹性和工資介紹信集合在一張紙上，統稱(chēng)為行政工資介紹信;但是在外埠人事檔案代理機構有的只開(kāi)具行政介紹信，有的只開(kāi)具工資介紹信，甚至有的地方根本沒(méi)有這項材料。由于管理標準不統一，不同的省市之間的人事檔案代理機構又沒(méi)有很好的溝通，進(jìn)行的人事檔案調動(dòng)遇到這種情況就很容易導致調動(dòng)失敗，檔案死檔等惡劣情況產(chǎn)生。
2.人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高
人事檔案的服務(wù)對象已經(jīng)從過(guò)去的組織人事部門(mén)、黨政機關(guān)和各級領(lǐng)導，擴展到多部門(mén)，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學(xué)歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長(cháng)久性保存。但是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習慣依賴(lài)于手工操作。即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統”或者“人力資源管理系統”，由于系統本身的功能限制，只是對個(gè)人的基本信息進(jìn)行記錄，對個(gè)人在工作生活中形成的原件的具體信息卻不予收錄。使得系統本身在人事檔案的跨單位利用中的實(shí)用性不強，仍然必須提供紙質(zhì)檔案材料，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又大大影響了工作效率。
三、人事檔案代理機構檔案管理的改進(jìn)對策
(一)對人事代理機構從業(yè)資格認證、評測
由于我國人事檔案代理機構數量眾多，良莠不齊，對其從業(yè)資格的真實(shí)性驗證就成為了重中之重。因此，可在國家各級人事機關(guān)的網(wǎng)站上面增設人事檔案代理機構資格查詢(xún)的功能，供民眾確認機構的從業(yè)資格，保證其正規性。同時(shí)建立人事檔案代理機構的網(wǎng)絡(luò )體系，按照規模的大小，服務(wù)水平的高低，從業(yè)時(shí)間的先后等嚴格劃分人事檔案代理機構的等級，方便民眾清晰明了地進(jìn)行選擇。
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