人事檔案管理問(wèn)題及對策的論文
人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來(lái)源，更是知人善任選賢舉能的重要工具。對于基層企事業(yè)單位來(lái)講，人事檔案集中反映了一個(gè)人在不同時(shí)期或不同單位的經(jīng)歷，政治狀況、業(yè)務(wù)狀況，具有集合性、認可性、真實(shí)性、機密性、現實(shí)性、權威性等屬性。人事檔案不但可以使管理者在一定程度上掌握員工的基本人事信息，而且可以為本部門(mén)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數據支持。
一、基層單位人事檔案管理存在的問(wèn)題
1、人事檔案材料內容失真
真實(shí)性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中卻存在著(zhù)片面、空泛、重復、不真實(shí)等問(wèn)題。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，甚至對人員的調資、定職、離退休等工作均造成了極大的負面影響。
2、人事檔案案卷質(zhì)量低下
不少單位的人事檔案沒(méi)有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫(xiě)履歷表時(shí)，存在有頭無(wú)尾的問(wèn)題；“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現象；許多干部的檔案除個(gè)別，因調動(dòng)而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無(wú)反應近期表現的材料。
3、人事檔案交接不規范
首先是檔案交接不及時(shí)。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導把關(guān)不嚴。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現檔案責任不明、界限不清等問(wèn)題；其次是檔案交接手續不嚴密。按檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理；再次是檔案監交工作不嚴格。而有些單位的領(lǐng)導把檔案交接當作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過(guò)問(wèn)，使得檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。
4、人事檔案管理技術(shù)落后
目前，我國人事檔案管理還是以傳統的手工操作為主，技術(shù)落后，盡管耗費了大量的時(shí)間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據調查統計，在全國123000多個(gè)管檔單位中，有49%的單位沒(méi)有專(zhuān)用庫房，而配置空調等設備的庫房也只占7%左右，大多數都沒(méi)有計算機等現代技術(shù)設備，多是手工操作，技術(shù)手段極為落后。
二、加強人事檔案管理的措施
1、注重人事檔案材料收集
隨著(zhù)政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了更加嚴格的要求。對此，檔案管理者應及時(shí)收集、認真整理有關(guān)的檔案資料，并認真細致的進(jìn)行鑒別，及時(shí)處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據。對個(gè)別手續不全的材料要退回補辦，以保證檔案的完整性、準確性、真實(shí)性和權威性。只有及時(shí)的對材料進(jìn)行補充收集，才能使人事檔案比較客觀(guān)的反應干部德、能、勤、績(jì)的全貌。
2、完善人事檔案管理制度
要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò )，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，及時(shí)存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(cháng)使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
3、運用信息化管理手段
實(shí)現人事檔案管理的信息化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,也是適應社會(huì )對檔案信息需求日漸增強的客觀(guān)需求。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率,準確、及時(shí)地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實(shí)行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過(guò)相應的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實(shí)現人事檔案紙質(zhì)與數據格式并存。根據需要,通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內容。同時(shí)要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng )新,通過(guò)網(wǎng)絡(luò ),可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì )共享,向社會(huì )提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實(shí)現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
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