做好績(jì)效改進(jìn)工作不能僅憑經(jīng)驗進(jìn)行判斷，而是需要探索現實(shí)中造成績(jì)效差距的真實(shí)原因，對癥下藥。其中，遵循系統進(jìn)程化標準是基礎。
系統化進(jìn)程標準要求先探索發(fā)現相關(guān)問(wèn)題，從而達成績(jì)效目標。在這一過(guò)程中，首先要明確事實(shí)，其次設定期望或目標，從中尋找差距、界定問(wèn)題，并在此基礎上尋找要因。需求和機會(huì )分析發(fā)生在項目的開(kāi)始，須遵循三個(gè)步驟：組織分析、環(huán)境分析及差距分析。
通過(guò)組織分析 確定績(jì)效目標
組織分析要對組織的愿景、使命、價(jià)值觀(guān)、目標、戰略及關(guān)鍵問(wèn)題等進(jìn)行核心內容的檢驗和分析，以確定組織的商業(yè)目標和在此目標下的關(guān)鍵點(diǎn)，并分析哪些因素會(huì )對其產(chǎn)生重要作用。
通�？�(jì)效改進(jìn)工作者在組織分析時(shí)采取以下三個(gè)步驟。
第一步，審查已有的文檔，例如企業(yè)組織的戰略計劃、歷史記錄、規章制度、董事會(huì )議記錄、年會(huì )報告和新員工培訓資料等。
第二步，盡可能地通過(guò)訪(fǎng)談、問(wèn)卷調查、小組活動(dòng)等方法收集內、外部利益相關(guān)者的感受和意見(jiàn)。
第三步，將前兩步收集到的信息加以歸納整理，最后與組織高層達成一致，以便確認最終的績(jì)效目標。
運用環(huán)境分析 了解組織現狀
環(huán)境分析是一個(gè)確定現實(shí)環(huán)境中可支持績(jì)效的因素并對其優(yōu)先級排序的過(guò)程。環(huán)境分析的目的不是辨別問(wèn)題，而是評估組織的內外部實(shí)際發(fā)生的情況，以便組織及員工行為的原因，并對其做出解釋。
該分析以羅斯韋爾的“4W模型”為基礎——社會(huì )(World)、工作場(chǎng)所(Workplace)、工作(Work)或工作人員(Worker)，重點(diǎn)在于確定當前“4W”各層次的情況，以便確定外部和內部的影響壓力，該過(guò)程將決定需要彌補的績(jì)效缺失和績(jì)效差別。
環(huán)境分析描述了當前狀態(tài)、預測未來(lái)狀態(tài)和采取行動(dòng)的依據，所分析內容包括：市場(chǎng)數據，用戶(hù)受眾，文化，工作環(huán)境，功能分析，流程，工作人員的知識、技能、態(tài)度等。
進(jìn)行差距分析 更關(guān)注積極及中立差距
差距分析就是將組織分析確定的目標和通過(guò)環(huán)境分析獲知的組織現狀加以比較，以找出當前績(jì)效與期望績(jì)效之間的區別——績(jì)效鴻溝�？�(jì)效鴻溝即績(jì)效差距，通常被認為是績(jì)效改進(jìn)的機會(huì )，它包含現狀積極的、現狀中性的、現狀消極的、未來(lái)積極的、未來(lái)中性的、以及未來(lái)消極的差距。作為績(jì)效改進(jìn)工作者，更應該關(guān)注積極及中立的差距，適當采取改進(jìn)措施，為企業(yè)帶來(lái)更多轉機。
在整個(gè)需求和機會(huì )分析過(guò)程中，包含以下幾個(gè)環(huán)節：首先，績(jì)效改進(jìn)工作者開(kāi)展與客戶(hù)間的討論，以便闡明調查意圖和確定調查的范圍;其次，選擇合適的分析方法，決定如何更好地獲取、收集、分析數據，確定鴻溝的量級、報告結果并給出建議;最后，再針對此結果，為客戶(hù)做出相應的解釋。在此基礎上，客戶(hù)可做出明確抉擇，并針對下一步行動(dòng)做出優(yōu)先級設定。
副欄 新員工技術(shù)定位(NETO)項目實(shí)例
對NETO項目的需求和機會(huì )分析共為分為四大步驟。
第一步，需要描述績(jì)效改進(jìn)工作者在制定需求評估中的角色——評價(jià)自己將為團隊或項目帶來(lái)的價(jià)值。角色定義包括：選擇分析階段的方法、進(jìn)行焦點(diǎn)小組會(huì )議(五次)、進(jìn)行實(shí)驗室觀(guān)察、審視當前培訓進(jìn)程、總結并報道發(fā)現�？�(jì)效改進(jìn)工作者們在內訓團隊時(shí)，用名義小組技術(shù)(NGT)的方法組織了五次焦點(diǎn)小組會(huì )議，隨后征求多職能員工的意見(jiàn)，這一過(guò)程中，每個(gè)小組各收集到30多條反饋。最后進(jìn)行實(shí)驗室觀(guān)察，審視當前的培訓進(jìn)程，分析階段的產(chǎn)出。
第二步，描述如何進(jìn)行分析，其中包括評估的計劃、評估的層級(個(gè)體、工作團隊、流程、工作場(chǎng)所、組織的、或社會(huì )的)、數據樣本、分析和收集數據的方法和結論。工作者們召開(kāi)焦點(diǎn)小組會(huì )議，最終選擇NGT這一方法，該方法流程簡(jiǎn)便，能夠產(chǎn)生可優(yōu)先排序的反饋。焦點(diǎn)小組會(huì )議的目的在于識別NETO導向的內容要求，該步驟的分析計劃包含：識別參與者的加入、排期以滿(mǎn)足工作時(shí)間和參與者轉變需求、為焦點(diǎn)小組提供方便和數據總結。
第三步，描述采用該方法的邏輯，用NGT背后的原因使其滿(mǎn)足該項目對流程的需要。NGT的方法給予工作者額外時(shí)間，以便主題大師創(chuàng )造內容，并對學(xué)習事件進(jìn)行引導。
最后，描述因存在績(jì)效鴻溝、缺少實(shí)現機會(huì )而未被涉及到的評估。焦點(diǎn)小組的結果幫助識別出了以下四個(gè)包含特定主題的重要模塊：
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