眾所周知，績(jì)效管理的全過(guò)程是由HR部門(mén)牽頭，而要避免員工與其上級溝通時(shí)可能出現矛盾激化，其績(jì)效改進(jìn)計劃要保持與公司績(jì)效管理目標一致，協(xié)助員工與上級之間能夠較為公正處理績(jì)效分歧，督促溝通雙方按照績(jì)效溝通計劃按時(shí)完成。
績(jì)效溝通一般是在某段時(shí)間集中進(jìn)行，所以，HR部門(mén)要做好以下充分準備：一是HR部門(mén)準備派哪些人分頭參加哪些崗位的溝通，必須要分工，還要有意見(jiàn)協(xié)調的領(lǐng)導，也就是要列成一個(gè)安排表;二是HR部門(mén)要進(jìn)行自我培訓，對績(jì)效溝通的場(chǎng)所、時(shí)間、技巧、內容、時(shí)長(cháng)控制、情緒管理、績(jì)效改進(jìn)計劃、所需資料、筆和本子等要進(jìn)行學(xué)習和交流，對以前存在的問(wèn)題和處理技巧要進(jìn)行分享和提醒。然而，我們在績(jì)效溝通中常常會(huì )遇到以下問(wèn)題，都需要HR主導或者參與的，提出處理方案。
其一，上級溝通走形式。這是普遍存在的問(wèn)題，有的領(lǐng)導認為，下屬的表現平時(shí)都看在眼里，而且平時(shí)也不定期在交流工作，沒(méi)有必要再花時(shí)間來(lái)專(zhuān)門(mén)溝通，如果要溝通，也只是應付或為了完成HR部門(mén)安排的溝通事項。對這樣的現象，我們一般會(huì )向被考核者抽查，或接受員工投訴，如果查證屬實(shí)，會(huì )要求上級限期補起溝通，如果是再犯，則會(huì )按照績(jì)效管理辦法進(jìn)行處理。
其二，下級認為不公平。這個(gè)不公平主要表現在：數據不準確、考核目標過(guò)高、不聽(tīng)下級的意見(jiàn)、超出職責設指標等。嚴格講，這些現象應當是在考核前或考核中要做到的，但由于考核的環(huán)節比較多，難免會(huì )存在這樣的現象，不管員工反映的情況是什么，我們都會(huì )立即給予記錄，然后派員調查，如果屬實(shí)或確實(shí)存在不公平現象，則會(huì )給予耐心解釋?zhuān)⑴c上級共同承諾，在下一考核周期中給予調整。
其三，在溝通中，對下屬存在問(wèn)題、目標指標等方面進(jìn)行交流和協(xié)商時(shí)，難免出現上下級意見(jiàn)不一致的時(shí)候，有時(shí)還可能出現一些爭論，但如果出現吵鬧或說(shuō)臟話(huà)、對人不對事、拍桌子打架等，則公司是絕對不允許的。各部門(mén)領(lǐng)導和HR部門(mén)會(huì )第一時(shí)間介入處理，了解實(shí)情，分形對癥，必要時(shí)給予處罰，當然，這樣的規定在員工手冊和行為規范中都有詳細制訂。
其四，有的績(jì)效溝通，只說(shuō)表面內容，績(jì)效達成過(guò)程說(shuō)得少，一些方法技巧存在問(wèn)題也沒(méi)有給予說(shuō)明，甚至有的離題萬(wàn)里，天南海北神吹一氣，眼看時(shí)間快到了，才匆匆填好溝通表格和績(jì)效改進(jìn)計劃，其真實(shí)性和可實(shí)施性比較低，最終會(huì )在下一輪績(jì)效考核中體現出來(lái)。對此，我們會(huì )抽查或接受投訴，如果查證屬實(shí)，對參與績(jì)效溝通的各方都要進(jìn)行處理，當然，上級和HR部門(mén)人員處理會(huì )重一些。
其五，員工認為沒(méi)必要溝通。針對這些情況，HR部門(mén)一定要給予員工或其上級分析，包括工作上沒(méi)有最好、只有最好，績(jì)效如逆水行舟不進(jìn)則退，一定還可以找到更好的方法、節約更多的資源;即使是認為差點(diǎn)的員工，也要分析是哪些方面出了問(wèn)題，具體差在哪里，用什么措施和方法可以改善，此所謂“沒(méi)有無(wú)能的士兵，只有無(wú)能的將軍”就是這個(gè)道理。
績(jì)效溝通和績(jì)效改進(jìn)計劃千萬(wàn)不要成為上級打壓下級的工具，也不應是上級愛(ài)護下級或下級討好上級的手段，而應是基于績(jì)效和問(wèn)題存在的本來(lái)實(shí)際，然后有針對性的給予共同深入剖析，共同找到解決問(wèn)題、提高下一輪績(jì)效的好措施、妙辦法。