績(jì)效面談精析——面談的流程梳理
一、面談準備
1.面談?wù)邞龅臏蕚?/p>
確定好面談時(shí)間：選擇雙方都有空閑的時(shí)間，盡量不要安排在剛上班或下班，時(shí)間盡量避開(kāi)整點(diǎn)，確定后要征詢(xún)一下員工的意見(jiàn)，并要提前3天通知員工。
選擇好面談場(chǎng)所。盡量選擇不受干擾的場(chǎng)所，要遠離電話(huà)及其他人員，避免面談中途被打斷。場(chǎng)所一般不宜在開(kāi)放的辦公區進(jìn)行，最好是小型會(huì )議室或接待室。面談雙方一定要將手機關(guān)閉，面談時(shí)最好不要有第三者在場(chǎng)。
準備好面談資料。準備好員工評價(jià)表，員工的日常表現記錄，員工的定期工作總結，崗位說(shuō)明書(shū)，薪金變化情況等。整理出員工本階段的最大優(yōu)點(diǎn)和急需改進(jìn)的幾點(diǎn)不足，這樣面談時(shí)有針對性。
擬定好面談程序，計劃好如何開(kāi)始、如何結束，面談過(guò)程中先談什么、后談什么，以及各階段的時(shí)間分配。
2.員工應做的準備
填寫(xiě)自我評價(jià)表，員工要客觀(guān)地做好自我評價(jià)、這樣能夠便于與主管考核結果達成一致，有利于面談的順利進(jìn)行以及個(gè)人發(fā)展目標的切實(shí)制定。
準備好個(gè)人的發(fā)展計劃，面談時(shí)提出個(gè)人發(fā)展計劃，有利于主管有針對性地進(jìn)行下期工作等項安排，達到雙向的統一;
準備好向主管人員提出的問(wèn)題，這一過(guò)程是員工改變主管對員工評價(jià)和下期績(jì)效計劃的關(guān)鍵時(shí)刻;安排好自己的工作，避免因進(jìn)行面談而影響正常的工作。
二、面談實(shí)施
1.面談氛圍的創(chuàng )造
范圍的營(yíng)造包括環(huán)境，聲音、物質(zhì)及道具、座次安排等。
主管要服裝整潔、態(tài)度和藹，與員工面談座位的安置以斜對或并肩為好。在員工到來(lái)時(shí)要先握手、再微笑讓座、然后遞上一杯熱茶，接下來(lái)關(guān)閉自己的手機，同時(shí)要補充說(shuō)明電話(huà)太多會(huì )影響面談，這樣員工也會(huì )主動(dòng)關(guān)閉自己的手機，為面談做好了免打擾的準備，通過(guò)這一互動(dòng)過(guò)程，拉近了主管與員工的距離。在座次上，雙方最好為90°直角或與員工并行而坐，距離50厘米。盡量不要面度面，造成員工的心里壓力。面談開(kāi)始用兩分鐘做鋪墊以贊揚和鼓勵的話(huà)題打開(kāi)局面，這樣可以提高彼此之間的信任度，營(yíng)造出一種輕松、熱情、愉快而友好的面談氛圍。
2.進(jìn)入主題
說(shuō)明面談的目的和作用。首先清楚地向員工說(shuō)明面談的目的和作用，使面談針對性強、易于溝通、消除員工的疑慮。
同時(shí)面談人清晰的知道開(kāi)展面談的步驟和每個(gè)步驟需要花費的時(shí)間，清晰的知道重點(diǎn)的步驟是哪些;
3.進(jìn)行績(jì)效考核結果溝通
與員工對績(jì)效考核結果進(jìn)行溝通，首先向員工明確評價(jià)標準，然后逐項說(shuō)明考核結果及總的績(jì)效等級，溝通過(guò)程中要允許員工提出置疑，給員工提出發(fā)表自己看法的時(shí)間和機會(huì )，要耐心地解釋考核評價(jià)結果。
肯定員工的優(yōu)點(diǎn)。按準備階段總結的材料首先對員工的優(yōu)點(diǎn)和成績(jì)進(jìn)行肯定，使員工感覺(jué)到，主管對自己的工作，評價(jià)得比較全面客觀(guān)，甚至一些自己尚未發(fā)現的優(yōu)點(diǎn)和成績(jì)主管都能夠提到，對主管產(chǎn)生信任、服從的感覺(jué)。
指出員工的不足。只提出不足之處及由此對績(jì)效發(fā)展所帶來(lái)的影響，不要去評論這些不足是否應該存在以及其他員工對這些不足的看法，避免因此引起員工情緒波動(dòng)和把較長(cháng)時(shí)間集中到對這些問(wèn)題的解釋說(shuō)明中，影響面談的氣氛和效果
4.請下屬發(fā)表意見(jiàn)
一次成功的績(jì)效面談是互動(dòng)式的面談，在面談過(guò)程中雙方應進(jìn)行有效的互動(dòng)溝通。主管應避免填鴨式的說(shuō)服，即使對下屬工作有不滿(mǎn)意的地方，仍需要耐心傾聽(tīng)下屬內心的真正想法。如果下屬是一個(gè)非常善于表達的人，就盡量允許他把問(wèn)題充分暴露出來(lái)。如果下屬不愛(ài)說(shuō)話(huà)，就給他勇氣，多一些鼓勵，同時(shí)盡量用一些具體的問(wèn)題來(lái)引導下屬多發(fā)表看法。
用開(kāi)放的心胸用心傾聽(tīng)，不要任意插嘴;多給與肯定和贊美，并引導自我反省。
5.討論溝通，制定改進(jìn)計劃
面談不只是告知過(guò)去的結果，因此沒(méi)有績(jì)效改進(jìn)計劃的面談等于虎頭蛇尾，沒(méi)有改進(jìn)計劃，也就沒(méi)有了結果跟進(jìn)，對于績(jì)效的改善也就無(wú)從談起，到下一個(gè)績(jì)效面談時(shí)往往會(huì )會(huì )發(fā)現問(wèn)題依舊。
主管幫助員工共同找出有待改進(jìn)的地方，討論評估結果與員工自我申訴的差異，制定改進(jìn)計劃及采取的相應措施;對考核結果的再確認與必要之調整，
6.制定下期績(jì)效目標
績(jì)效面談作為績(jì)效管理流程中的最后環(huán)節，主管應在這個(gè)環(huán)節中結合上一績(jì)效周期的績(jì)效計劃完成情況，在績(jì)效溝通及改進(jìn)計劃的基礎上，并結合下屬新的工作任務(wù)，和下屬一起提出下一績(jì)效周期中的新的工作目標和工作標準，這實(shí)際上是幫助下屬一起制定新的績(jì)效計劃，使績(jì)效管理形成一個(gè)完整的循環(huán)過(guò)程。
7.確認面談內容
面談人和員工確認討論的結論，已確立的項目和尚未明確的項目一一確認，主管和下屬共同簽名。
8.面談結束及整理面談?dòng)涗?/p>
面談結束時(shí)，主管應該讓下屬樹(shù)立起進(jìn)一步把工作做好的信心。同時(shí)，要讓下屬感覺(jué)到這是一次非常難得的溝通，使他從主管那里得到了很多指導性的建議。這就要求主管在面談結束時(shí)使用一些技巧，用積極的方式結束面談。比如，可以充滿(mǎn)熱情地和員工握手，并真誠地說(shuō)“我感覺(jué)今天的溝通非常好，也謝謝你以前所做出的成績(jì)，希望將來(lái)你能夠更加努力地工作，如果需要我提供指導，我將全力幫助你”。各項面談程序完成該結束時(shí)應立即停止面談，普通員工面談時(shí)間以30-60分鐘為宜，中層主管60~l20分鐘為佳。
主管填寫(xiě)相關(guān)面談?dòng)涗洸⒈４婧谩?/p>
三、評估績(jì)效面談效果
在績(jì)效面談結束后，主管可以根據對以下問(wèn)題的回答來(lái)檢測面談的效果。
1.面談過(guò)程中是否有人打擾?
2.面談中，我的下屬是否比較緊張?
3.面談過(guò)程中，我是否經(jīng)常打斷下屬的談話(huà)?
4.我是否真正地在傾聽(tīng)下屬闡述自己的意見(jiàn)?
5.在評價(jià)下屬的績(jì)效表現時(shí)，我是否使用了極端化的字眼?
6.如果進(jìn)行下一次績(jì)效面談，我的方式是否有需要改變的地方?
7.當我對下屬的觀(guān)點(diǎn)不滿(mǎn)時(shí)，我是否理智地克服了自己的情緒?
8.此次面談，我是否達到了自己的目的?
9.當我和下屬對某些績(jì)效結果有異議時(shí)，我是否有充分的理由或者證據以說(shuō)服他?
10.此次面談，我是否為下屬改善績(jì)效提供了指導性建議?
11.此次面談，我的下屬是否充分發(fā)表了自己的建議?
12.面談結束時(shí)，我的下屬是否對未來(lái)充滿(mǎn)信心?
13.我是否對此次面談過(guò)程感到滿(mǎn)意?
14.通過(guò)此次面談，我是否和下屬增加了彼此間的了解和認識?
在進(jìn)行自我檢測時(shí)，如果1-6問(wèn)題回答“是”，7-14問(wèn)題回答“否”，主管就需要結合具體的問(wèn)題進(jìn)行反思。