信息系統在物業(yè)管理中的應用
信息系統在物業(yè)管理中的應用是小編為各位物業(yè)管理的同學(xué)推薦的論文，歡迎大家閱讀調查統計物業(yè)管理論文!隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，物流越來(lái)越受到我們的關(guān)注，為大家推薦淺議住宅小區物業(yè)管理!
一、物業(yè)管理信息系統的作用
(一)良好的可視性與可控性
物業(yè)管理信息化有助于建立規范、合理的業(yè)務(wù)流程，明確不同崗位的責任，保障相關(guān)業(yè)務(wù)高效的開(kāi)展，盡可能地規避管理上的不足以及人為因素的不利影響，使企業(yè)擁有更為理想的運營(yíng)效率，最終幫助企業(yè)在日趨激烈的市場(chǎng)競爭中占據主動(dòng)地位。
(二)支持全方位的快速查詢(xún)
物業(yè)管理涉及大量資料(如房產(chǎn)資料等)，若采用手工整理方式，不僅工作量大，且相當煩瑣，對房產(chǎn)資料進(jìn)行查詢(xún)時(shí)往往耗時(shí)較長(cháng)。利用信息系統能夠通過(guò)設置不同條件分類(lèi)(如業(yè)主姓名、房號以及面積等)進(jìn)行查詢(xún)，快捷且準確，大幅提升了查詢(xún)效率[1]。
(三)完整的工程服務(wù)檔案
在物業(yè)管理工作中，需要對工程服務(wù)(如維修等)進(jìn)行管理。信息系統可對工程服務(wù)檔案進(jìn)行收集整理，如此一來(lái)，為管理人員及時(shí)掌握現狀提供了極大便利，有助于管理人員科學(xué)規劃自身的工作時(shí)間。
(四)各項費用的自動(dòng)化計算
在物業(yè)管理中，各項費用的計算和整理屬于核心工作之一，但費用項目眾多，再加上計算方法煩瑣，若采用手工模式，很容易出錯，且耗時(shí)耗力。信息系統不僅運算速度快，而且準確率高，能夠讓相關(guān)費用的計算和整理變得簡(jiǎn)單起來(lái)。
(五)為決策奠定堅實(shí)的基礎
物業(yè)管理信息系統之中的決策系統可以對相關(guān)數據進(jìn)行綜合分析，如此一來(lái)，決策者能夠在大量的決策方案中篩選出最為合理的，指導企業(yè)實(shí)施科學(xué)的管理行動(dòng)。
二、物業(yè)管理信息系統的主要功能模塊及操作
(一)基礎資料
基礎資料模塊主要由三大模塊組成，即組織機構模塊、職員模塊以及輔助資料模塊[2]。組織機構模塊可以對不同組織機構(如總公司等)進(jìn)行定義，職員模塊可對不同組織機構之下的職員信息進(jìn)行定義以及管理，輔助資料模塊能夠對相關(guān)輔助資料(如樓宇結構等)進(jìn)行定義。以基礎資料模塊為工具，可對各項基礎數據進(jìn)行收集和整理，為物業(yè)管理企業(yè)建立信息化構架奠定堅實(shí)的基礎。對系統進(jìn)行初始化設置時(shí)，一般將物業(yè)管理企業(yè)規劃成三級，一至三級分別是總公司、區域公司以及管理處;對于普通居民小區，通常設置三個(gè)級別的管理處;當完成對組織機構的設置之后，便可以在不同機構之下進(jìn)一步設立與之對應的職員信息[3]。
(二)房產(chǎn)管理
房產(chǎn)資源管理模塊主要包含了下述信息：(1)管理區信息;(2)樓宇信息;(3)房間信息;(4)停車(chē)場(chǎng)信息等[4]。依據不同類(lèi)別對上述信息進(jìn)行歸納整理，形成Excel表格后導入信息系統，實(shí)現對數據的初始化準備。對房產(chǎn)管理的同時(shí)，還能夠執行房產(chǎn)驗收作業(yè)，便于物業(yè)管理企業(yè)更加高效地驗收項目，管理驗收結果。這一模塊還有一個(gè)比較重要的功能，就是可以對公共維修資金進(jìn)行管理，能夠十分清晰地記錄每一戶(hù)所對應的公共維修資金信息，有效提升了物業(yè)管理企業(yè)資金管理的規范性。
(三)客戶(hù)關(guān)系管理
物業(yè)管理企業(yè)開(kāi)展客戶(hù)服務(wù)工作時(shí)離不開(kāi)客戶(hù)關(guān)系管理模塊的支持。在該模塊的幫助下，不僅能夠建立一個(gè)信息較完整的客戶(hù)檔案，對所有住戶(hù)的姓名、身份信息、聯(lián)系方式等重要信息予以管理，還能針對每一位客戶(hù)建立健全家庭成員的檔案。對于以寫(xiě)字樓為代表的綜合項目，信息系統能對業(yè)主和租戶(hù)的信息分別進(jìn)行詳細的記錄，為相關(guān)管理工作提供極大便利。通過(guò)“客戶(hù)服務(wù)”，可以對內部服務(wù)進(jìn)行合理派工，同時(shí)還可以開(kāi)展投訴處理以及裝修管理等工作。借助系統跟蹤功能，對各項服務(wù)進(jìn)行管理，做好內部溝通工作，及時(shí)且有效地解決客戶(hù)提出的各項合理的服務(wù)申請，從而逐步提升客戶(hù)的滿(mǎn)意度[5]。
(四)收費管理
所謂收費管理模塊，指的是物業(yè)管理企業(yè)對各類(lèi)費用予以管理的一種功能模塊，全部收費項目以及標準等均可根據需要進(jìn)行自定義。應收費用主要有四大類(lèi)，即常規費用、抄表費用、車(chē)位費用以及臨時(shí)費用。以單個(gè)房間為單位，明確當月各個(gè)房間的應收費用，對于那些較特殊的收費標準，允許單獨設置，設置好相應的收費標準之后，每月便可以執行“生成費用”操作。以水電收費為例，對水電表執行遠程抄表操作之后，形成Excel數據，然后將其導入收費管理模塊便可形成抄表費用[6]。對交費通知單，可通過(guò)自定義方式進(jìn)行設置，并打印出來(lái)。繳費方式主要包括三種，一是現金交款，二是銀行托收，三是預收款。收費員在收費管理模塊中執行“繳費”操作之后，應收費用便會(huì )自動(dòng)納入已收費用，與此同時(shí)，還可以打印出對應的票據。對于收費管理模塊而言，其還提供了不同類(lèi)型的查詢(xún)和統計服務(wù)，常見(jiàn)的如當期應收費用之中的當期應收、往期欠費以及提前預收等，僅需執行“報表統計”這一操作即可實(shí)現。
(五)系統維護
系統維護模塊主要包含角色管理、用戶(hù)管理、系統重置三大功能。角色管理功能能夠以不同角色為對象，對其名下的功能以及數據權限進(jìn)行設置。用戶(hù)管理功能能夠對用戶(hù)角色進(jìn)行定義。通過(guò)前面提到的兩種功能可以建立一個(gè)比較靈活、完善的授權機制。項目人員僅可以對所屬項目的相關(guān)信息進(jìn)行操作，而不同級別的管理人員在獲得授權之后可以進(jìn)行相應操作。
(六)設備保運信息化
將大量設備設施相關(guān)數據錄入信息化系統，形成一個(gè)大數據庫，系統根據數據生成卡片式、線(xiàn)性操作規程，保運人員按照設定的路線(xiàn)進(jìn)行標準化操作，操作記錄實(shí)時(shí)傳到系統內，生成數據并對其進(jìn)行分析，使設備設施也納入到物業(yè)的信息化管理之中。
三、信息系統如何更好地應用于物業(yè)管理
(一)政府和行業(yè)支持
相關(guān)政府以及行業(yè)部門(mén)應重視信息系統在物業(yè)管理中的應用，并落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中去，組織建筑單位、研究單位以及其他相關(guān)單位制定物業(yè)管理信息系統的行業(yè)標準，明確具體的實(shí)施內容，并立足于具體情況，允許多重定位的存在，從而更好地滿(mǎn)足不同檔次及各類(lèi)投資規模的實(shí)際需求。除此之外，政府部門(mén)還應基于更高層次視角制定和實(shí)施配套的協(xié)調性政策法規，突破行政壁壘的束縛，推動(dòng)相關(guān)收費的社會(huì )化轉變，制定城市物業(yè)管理的信息化發(fā)展規劃，進(jìn)一步明確物業(yè)管理信息系統的規模和類(lèi)型，為其提供各類(lèi)資源支持，從而促使信息系統更好地應用于物業(yè)管理系統，服務(wù)于現代智能物業(yè)社區的建設和發(fā)展[7]。
(二)開(kāi)發(fā)商支持
開(kāi)發(fā)商對工程進(jìn)行規劃時(shí)，便應該充分明確住宅的市場(chǎng)定位，即向何種社會(huì )群體提供何種檔次的住宅，通過(guò)了解購房人在物業(yè)管理方面普遍關(guān)心的問(wèn)題，確定物業(yè)管理信息系統應當具備的功能，如若缺少必要的事前調查環(huán)節，就會(huì )出現功能過(guò)剩，或者功能不齊全的情況。與此同時(shí)，還應立足于市場(chǎng)需求，對自身的投資能力進(jìn)行理性分析，參考物業(yè)管理等各個(gè)方面的合理意見(jiàn)，邀請專(zhuān)業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行系統的、高效的策劃，結合項目具體的市場(chǎng)定位來(lái)研究其配套的信息化物業(yè)管理問(wèn)題，不但要考慮項目的經(jīng)濟性、可靠性，同時(shí)還應考慮項目的可持續發(fā)展性。住宅是一項長(cháng)期工程，物業(yè)管理企業(yè)通常會(huì )為業(yè)主提供長(cháng)達數十年的服務(wù)�，F今，科技正處于飛速發(fā)展之中，特別是信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，所以，在建設物業(yè)管理信息系統的過(guò)程中，應積極地考慮技術(shù)的升級問(wèn)題，如何賦予物業(yè)管理信息系統以理想的超前性及可拓展性，將成為開(kāi)發(fā)商在和相關(guān)企業(yè)協(xié)商的過(guò)程中另一重要的議題。
(三)健全各項規章制度
完善的規章制度是至關(guān)重要的，這是做好小區物業(yè)管理工作的重要保障之一。物業(yè)管理企業(yè)應基于物業(yè)管理信息系統的具體特性制定和實(shí)施配套的維護制度與保養制度，并嚴格落實(shí)定期檢修工作;建立并完善資料管理制度，及時(shí)對系統設備自動(dòng)運行所涉及的資料予以整理和歸納，然后在此基礎上制定針對性的防范措施，做好預防工作;除此之外，物業(yè)管理企業(yè)還需要建立和完善相關(guān)工作所對應的標準化流程，制定和實(shí)施以崗位責任制為代表的一系列規章制度。只有建立了較完善的規章制度體系，才能使物業(yè)管理信息系統真正發(fā)揮出應有的作用。
(四)建立高素質(zhì)的物業(yè)管理隊伍
物業(yè)管理企業(yè)應重視和做好對在職員工的培訓工作，使他們及時(shí)了解并掌握物業(yè)管理信息系統的相關(guān)功能，與此同時(shí)，還應做好新員工招聘工作，為自身源源不斷地補充新鮮血液，從而建立一支穩定的、業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬的物業(yè)管理隊伍。建議物業(yè)管理企業(yè)將一些專(zhuān)業(yè)設備的操作、維修以及保養工作委托給相關(guān)專(zhuān)業(yè)企業(yè)，從而達成節約成本，提升自身管理質(zhì)量和效率的目的[8]。
四、結語(yǔ)
總而言之，物業(yè)管理只有積極引入和應用信息系統，尤其是采用聯(lián)網(wǎng)管理模式對信息系統進(jìn)行管理，才能使得各項物業(yè)管理工作更加標準化，為物業(yè)管理工作的高效開(kāi)展提供有用的參考信息，方便物業(yè)管理企業(yè)及時(shí)且準確地制定相關(guān)決策。與此同時(shí)，也方便了物業(yè)管理企業(yè)實(shí)時(shí)掌握自身的運營(yíng)狀況，在此基礎上可以作出針對性的經(jīng)營(yíng)決策，推動(dòng)物業(yè)管理朝著(zhù)現代化、智能化的方向不斷邁進(jìn)。
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