計算過(guò)程并不復雜，但結果卻令人吃驚。首先，假設一家公司有20,000名領(lǐng)取薪水的職員，其中包括許多技術(shù)精湛的人才。之后計算出這些員工的人均年薪為100,000美元。保守估計，假如每個(gè)人每年在低效會(huì )議上花費15%的時(shí)間。那么公司在這方面浪費的時(shí)間所造成的損失是多少?答案是：3億美元。
以上是分析公司VoloMetrix的調查結果。這家公司的調查人員研究了二十多家美國大型公司的會(huì )議管理方式。在一家極具代表性的公司，僅管理高層會(huì )議便已經(jīng)花去了約300,000個(gè)小時(shí)，相當于一名高管全職工作144年。
當然，我們很難估算大多數會(huì )議實(shí)現的成果，但VoloMetrix研究了會(huì )議期間與會(huì )者執行多重任務(wù)的情況。公司CEO萊恩•富勒說(shuō)：“衡量效率的方式之一是計算每一位與會(huì )者發(fā)送的電子郵件數量，”因為發(fā)送電子郵件和短信“表明與會(huì )者沒(méi)有100%參與討論，或許因為他們根本不需要參加會(huì )議。”VoloMetrix的數據顯示，在開(kāi)會(huì )期間，每一位與會(huì )者平均每30分鐘至少發(fā)送三封電子郵件。而且，這個(gè)數據還沒(méi)有統計與會(huì )者收到的信息。
富勒說(shuō)：“人們往往不認為一個(gè)人的時(shí)間有金錢(qián)價(jià)值，或者會(huì )議會(huì )有實(shí)際成本。但如果每個(gè)人都能更清楚和更關(guān)注時(shí)間的價(jià)值，一家公司就會(huì )提高效率，盈利能力也會(huì )大幅提升。”他提出了減少會(huì )議的四種方式。
限制多余的管理者出席。富勒說(shuō)：“如果同一部門(mén)或職能單位內，有兩個(gè)以上的管理級別，這意味著(zhù)有些人只是在聽(tīng)命行事。他們不參與決策過(guò)程。因此，真的有必要讓他們放下手頭的工作去出席會(huì )議嗎?”他注意到，許多公司會(huì )在會(huì )議結束后發(fā)放會(huì )議記錄，其中會(huì )詳細說(shuō)明會(huì )議的具體情況，“發(fā)放對象甚至包括出席過(guò)會(huì )議的人”，“那些只需要知曉情況的員工可以等到有時(shí)間的時(shí)候再去閱讀會(huì )議記錄。”
制定會(huì )議時(shí)間預算。富勒建議：“計算出整個(gè)團隊每周花在開(kāi)會(huì )上的時(shí)間總和，之后有針對性地把這個(gè)時(shí)間縮減10%或20%。這會(huì )迫使你認真考慮哪些會(huì )議可以取消。”VoloMetrix的一些客戶(hù)采取了富勒所謂的“極端措施”，強制執行時(shí)間限制。例如：使用在預定時(shí)間斷開(kāi)的會(huì )議專(zhuān)線(xiàn)，或在會(huì )議開(kāi)始的精確時(shí)刻關(guān)閉會(huì )議室大門(mén)，禁止遲到者進(jìn)入。他說(shuō)：“通常情況下，大家不需要采取那么極端的方式”，將時(shí)間限制到最少。“你只要提醒那些不遵守時(shí)間的人，下次他們應該做得更好。”
避免時(shí)間碎片化。許多公司會(huì )間隔30或60分鐘安排會(huì )議，但富勒指出，大量研究顯示，人在被打斷之后至少需要15分鐘時(shí)間才能重新集中精神，“如果在下一次會(huì )議之前的時(shí)間不足一個(gè)小時(shí)，那就很難保持高效率。”他建議，盡可能安排連續會(huì )議，使得每個(gè)人每天都能有一大段不被打擾的時(shí)間，集中做好自己的實(shí)際工作。
實(shí)行審批。富勒說(shuō)：“用于開(kāi)會(huì )的時(shí)間之所以失去控制，是因為在大多數公司，沒(méi)有人負責統計時(shí)間。沒(méi)有人決定必要的會(huì )議時(shí)長(cháng)。”為了解決這個(gè)問(wèn)題，VoloMetrix的一些客戶(hù)將時(shí)間預算納入了財政預算。富勒說(shuō)：“在每一個(gè)新的研發(fā)周期或其他類(lèi)型的項目開(kāi)始時(shí)，負責人都要設定會(huì )議預算，把它作為總體開(kāi)支的一部分。會(huì )議預算需要經(jīng)過(guò)同樣的審批過(guò)程。”他補充道，有些管理人員最初懷有抵觸心理，但親自做過(guò)計算之后就會(huì )轉變態(tài)度。富勒表示，在一家大型生物科技公司，首席財務(wù)官“預計公司高薪聘請的大量員工每年用于開(kāi)會(huì )的時(shí)間總計為60,000個(gè)小時(shí)。在被告知需要削減開(kāi)會(huì )時(shí)間時(shí)，他非常生氣。后來(lái)，他親眼看到了計算數據，了解了用于開(kāi)會(huì )的時(shí)間將給公司造成的實(shí)際損失。于是，他改變了自己的想法。”