1、 找出制訂績(jì)效改進(jìn)計劃的主要指標。
針對績(jì)效考核的所有員工，在績(jì)效反饋面談過(guò)程中，在被考核者、其直接上級、HR相關(guān)人員(或相關(guān)部門(mén)其他人員)共同參與下，找出扣分最多的前2個(gè)指標，其他指標雖然扣了分，暫由被考核者事后自行采取補救措施，公司或部門(mén)將不進(jìn)行專(zhuān)門(mén)跟蹤和共同制定改進(jìn)計劃。
2、 評估績(jì)效改進(jìn)指標的目標合理性。
在績(jì)效反饋面談過(guò)程中，參與面談?wù)邔π柽M(jìn)行績(jì)效改進(jìn)指標的目標進(jìn)行評估和討論，以歷史數據和事實(shí)為依據，以被考核者實(shí)際努力程度和工作技巧為參考，同時(shí)考慮公司和相關(guān)領(lǐng)導提供資源和支持情況，通過(guò)反饋核實(shí)和驗證，如果目標設置過(guò)高將作適當調整，如果目標設置較低(實(shí)際未完成的情況下)也將適當調高目標，如果設置較為合理則可以不予調整。
3、 共同尋找績(jì)效改進(jìn)的方法和注意事項。
針對需改進(jìn)的2個(gè)指標，面談參與者采用頭腦風(fēng)暴和魚(yú)骨圖法，從“人機料法環(huán)”五個(gè)方面分析績(jì)效改進(jìn)的方法，遵守SMAT原則，通過(guò)大家最后一致同意的形式，形成績(jì)效改進(jìn)計劃的初稿意見(jiàn)，以及在改進(jìn)計劃實(shí)施過(guò)程中應注意哪些事項，以保證改進(jìn)計劃的較好落實(shí)和目標達成。
同時(shí)，可以對其他需進(jìn)行績(jì)效改進(jìn)的指標提出簡(jiǎn)單的建議，以供被考核者參考。
4、 績(jì)效改進(jìn)計劃形成并簽字確認。
經(jīng)過(guò)績(jì)效反饋面談后，基本形成了績(jì)效改進(jìn)計劃的初稿意見(jiàn)，如需征求相關(guān)領(lǐng)導意見(jiàn)的則及時(shí)征求以達成最終意見(jiàn)，最后按照公司規定的統一績(jì)效改進(jìn)計劃表予以填寫(xiě)，并讓被考核者、直接上級和HR相關(guān)人員(或各部門(mén)相關(guān)人員)共同簽字確認，正式進(jìn)入績(jì)效改進(jìn)計劃的實(shí)施階段。
5、 改進(jìn)計劃制定中需注意事項。
(1)幫助員工更是幫助公司和部門(mén)。
我們今天的話(huà)題是“如何幫助員工制定績(jì)效改進(jìn)計劃”，這似乎是員工的事，我們只是來(lái)幫助他制定改進(jìn)計劃，以提高他的能力和水平，從而提高他的工作績(jì)效，為他帶來(lái)升職加薪的機會(huì )，如果只站在角度想問(wèn)題，就容易犯“反正不是我的事，湊合對付”、“是幫助他，就要聽(tīng)我的”這些錯誤。
我認為，正確的想法應當是，幫助員工提高了績(jì)效，不但提高了員工的能力和自信心，更為重要的是，直接或間接的提高了本部門(mén)和整個(gè)公司的工作業(yè)績(jì)，從而穩定員工隊伍，為公司帶來(lái)持續穩定的業(yè)績(jì)提高，公司經(jīng)營(yíng)收入和利潤才有保障，公司獲利、員工加薪、社會(huì )得益，公司從而步入穩定而良性發(fā)展。
(2)充分傾聽(tīng)員工的意見(jiàn)。
在反饋面談中，員工因為什么原因沒(méi)有取得較滿(mǎn)意的績(jì)效，員工本人是十分清楚的，是本人能力不足，還是公司支持不夠，還是其他部門(mén)配合度有問(wèn)題，或者是綜合性的其他原因等等，直接上級和HR人員不能憑主觀(guān)判斷，要充分傾聽(tīng)被考核者的看法，引導他講出有依據的事實(shí)、數據和理由，當好傾聽(tīng)者、做好引路人，讓自然而然的自己發(fā)現需要彌補哪些技能、知識、同事關(guān)系等，同時(shí)，也比較容易發(fā)現公司或部門(mén)在工作中是否給予的支持足夠充分。
(3)抓主要改進(jìn)指標。
在員工績(jì)效考核表中，可能出現不少指標都被扣分或不達標的情況，需要改進(jìn)績(jì)效的指標比較多，這時(shí)，就需要抓那些權重較大、扣分較多的指標，進(jìn)行深入的分析，共同找出解決辦法，制定改進(jìn)計劃。而沒(méi)有必要對所有不達標或所有扣分指標制定績(jì)效改進(jìn)計劃，這樣主次不分，反而會(huì )影響員工整體績(jì)效的提高，更容易抓不住主要工作的改善。
(4)監督檢查。
我們都知道“PDCA”是任何事情達成的最簡(jiǎn)單流程，關(guān)注計劃的制定是開(kāi)了一個(gè)好頭，應當同時(shí)明確被考核者在實(shí)施改進(jìn)計劃時(shí)的督促人、檢查人，以幫助他按時(shí)保質(zhì)完成各項績(jì)效改進(jìn)計劃。