物業(yè)管理成本管理控制分析論文
在物業(yè)管理公司在為客戶(hù)提供物業(yè)管理服務(wù)的過(guò)程中會(huì )發(fā)生人工、設備維修等各項成本支出，如果不能合理、全面的進(jìn)行控制和管理，必將增加公司的物業(yè)管理成本，降低企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。物業(yè)公司只有在激烈的競爭中選擇合理的方法對成本加強控制,完成控制目標,最終實(shí)現微薄的經(jīng)濟利益。下面本文將針對物業(yè)公司成本管控的事前控制，事中控制，事后控制等三個(gè)方面進(jìn)行細致闡述。
一、事前成本的控制
事前成本控制在物業(yè)管理公司成本管控的整體工作中具有舉足輕重的作用，是物業(yè)管理公司成本管理的重要部分。首先，物業(yè)管理公司在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策和成本決策中，需要參考事前項目費用指標，為成本管理工作提供明確的奮斗目標。具有事前成本控制標準后，后面的工作才會(huì )具有很強的針對性，從而減少盲目性，增強預見(jiàn)性。這樣物業(yè)管理公司在建立成本責任制后，可使成本控制的工作達到事半功倍的效果，從而有效做好物業(yè)公司的增收降耗工作。通常情況下物業(yè)管理公司在開(kāi)展業(yè)務(wù)之前，為使成本費用開(kāi)支與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標相適應，相關(guān)管理人員需要先分析影響物業(yè)管理成本的各種因素，并在成本控制方面建立有效的年度財務(wù)預算、水電費的定額管理以及職工薪酬預算與績(jì)效考核管理相結合的管理控制等一系列內部管理制度，保證在成本控制上取得較為卓越的成效。
物業(yè)管理公司在完善管理制度的基礎上,為縮減不必要的成本支出，還要結合各部門(mén)功能的不同，對相關(guān)的成本支出項目進(jìn)行摸底調查，掌握各種材料的實(shí)際消耗情況。物業(yè)公司先編制一個(gè)費用指南，再制定各個(gè)項目的費用指標，從整體上控制所有費用的支出，最后將先制定的各個(gè)大項目成本支出控制目標分解到各個(gè)責任部門(mén)。在月初，各站點(diǎn)上級管理部門(mén)負責人要根據本月的經(jīng)營(yíng)情況會(huì )同費用的歸口管理部門(mén)，依據季度費用預算以及各月具體情況，對下屬站點(diǎn)確定不同的費用控制指標。同時(shí)將所有的成本和期間費用支出納入相關(guān)職能部門(mén)的職權范圍，并制定出一套適應公司管理實(shí)際情況的分級管理責任制度。物業(yè)公司在以利、權、責相互結合的原則建立分級責任制的時(shí)候，要給予下屬相關(guān)部門(mén)、單位一些經(jīng)濟權限和利益，這樣能夠促使其有能力做好本單位的責任成本工作，還能使其擁有一定的自主權，不會(huì )受到其他部門(mén)的控制和干涉，讓工作的開(kāi)展更加符合實(shí)際，操作方法更具靈活性。物業(yè)公司還可以給予下屬項目單位壓縮流動(dòng)資金定額的權限，使其有效減少利息的支出；給予下屬項目單位上交多余勞動(dòng)力的權限，以有效減少本單位的薪資支出；給予下屬項目單位制定獎金分配標準的權利，以有效提高員工工作的積極性，也利于費用指標的完成,為企業(yè)創(chuàng )造更大的價(jià)值。
最后，物業(yè)管理公司通過(guò)制定出相關(guān)的管理辦法，以激勵制度和獎罰制度作為輔助管理，把硬指標和硬任務(wù)都公開(kāi)化，可以讓廣大的一線(xiàn)員工都參加到物業(yè)的成本管理中。通常情況下物業(yè)公司的下屬項目機構都是綜合管理部門(mén)，公司的財務(wù)部門(mén)要對這些下屬項目機構進(jìn)行費用的監督和審核，把綜合平衡工作做好。
二、事中的成本控制
事中成本控制是現代企業(yè)成本的核心，在企業(yè)成本控制系統中起著(zhù)保證、促進(jìn)、監督和協(xié)調等重要作用。事中成本控制是管理者在基礎管理制度之下對計劃的執行過(guò)程進(jìn)行監督、檢查，發(fā)現偏差時(shí)及時(shí)采取糾偏措施的活動(dòng)。事中成本控制是完成計劃任務(wù)和實(shí)現組織目標的有力保證，合理的控制方法是及時(shí)解決問(wèn)題、提高組織效率的重要手段。事中成本控制是落實(shí)成本控制的具體關(guān)鍵環(huán)節，也是物業(yè)管理企業(yè)成本控制的重點(diǎn)內容。物業(yè)管理企業(yè)在成本控制過(guò)程中，要履行有效的內部管理制度，加強規范管理，通過(guò)企業(yè)內部管理制度和規范的約束，提升企業(yè)工作效率，掌控物業(yè)管理企業(yè)的成本控制方法，執行有效的控制措施，保障企業(yè)事中成本控制效果。
1.執行部門(mén)管理責任措施。物業(yè)管理公司分級的責任制度就是要明確各歸口職能管理部門(mén)成本控制方面的權限與責任，充分調動(dòng)員工積極性，把成本計劃中所規定的各個(gè)經(jīng)濟指標，都按照內容和性質(zhì)進(jìn)行分解，利用分級歸口的方式予以控制。此外，物業(yè)管理公司還要明確相關(guān)單位的責任，出現問(wèn)題時(shí)能夠找到相應的責任人。做到上述這些方面，物業(yè)公司就能建立上下統一，眾橫交錯的成本控制體系，也就有利于企業(yè)的長(cháng)久發(fā)展。物業(yè)管理公司在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，每一步都需要進(jìn)行成本控制，而且成本控制目標還需要層層落實(shí)，下面就以某物業(yè)公司某小區雙層機械車(chē)位成本控制為例進(jìn)行分析（具體詳見(jiàn)表1），希望有一定的參考價(jià)值。從上面的列表中可以看出，物業(yè)管理部門(mén)進(jìn)行設備購置、使用之前，提前做好購置、維護管理計劃，例如列明設備購置、使用時(shí)點(diǎn)，具體的控制措施，同時(shí)把責任和任務(wù)都配給具體負責人，實(shí)行責任具體化，從而降低設備的購入、維保成本。
2.制定成本支出控制方法。
2.1加強材料費用控制。在材料費用的控制方面，物業(yè)公司主要需從以下兩方面進(jìn)行控制：材料消耗量控制和材料價(jià)格控制。在材料消耗量的控制方面，要求物業(yè)公司在日常中必須嚴格控制材料的消耗量，避免濫用材料，材料的供應部門(mén)必須按照工作項目，專(zhuān)人負責材料的使用和領(lǐng)取。為此，物業(yè)公司內部首先要制定出內部的標準材料消耗限額，然后建立限額發(fā)放、使用制度，各站點(diǎn)按照不同限額，在規定期間內領(lǐng)用材料，以此來(lái)降低限額消耗量，這樣能有效控制總支出。其次，物業(yè)公司要控制物業(yè)各個(gè)站點(diǎn)使用材料的總量，測定各種材料的使用定額，有效降低材料的總使用定額。為達到控制目標，相關(guān)定額制定人一定要到一線(xiàn)收集歷史資料，分析各站點(diǎn)材料使用情況的真實(shí)性，由此能夠更好的做出材料總量判斷，避免不必要的浪費，縮減材料使用總量定額。
2.2加強人工成本支出控制。物業(yè)企業(yè)在日常運營(yíng)中會(huì )有很大的資金用在人工成本方面，如果在管理過(guò)程中很好的控制住人工成本，在一定程度上就能降低物業(yè)管理費的支出情況。物業(yè)公司想要控制人力資源成本，必須先了解各類(lèi)工作人員的構成明細，為較好控制公司的成本支出，必須保持服務(wù)品質(zhì)不變的前提下，根據小區面積、新舊程度以及入住率合理控制人員編制。通常情況下，物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)的職能部門(mén)設置都較為精干，同時(shí)輔以信息化的管理方式來(lái)精簡(jiǎn)公司部門(mén)。物業(yè)管理公司會(huì )依據所管理小區的實(shí)際情況、企業(yè)發(fā)展階段、部門(mén)性質(zhì)、業(yè)務(wù)特征、崗位分類(lèi)、任職能力、工作繁簡(jiǎn)度等方面進(jìn)行綜合考量，用以下幾種方法減少人工成本。
�。�1）對于一些專(zhuān)業(yè)技術(shù)不強的崗位，將管理人員盡量壓縮，比如采取一人多崗的模式，有效減少人員的定編。
�。�2）通過(guò)加強技防改造和配備先進(jìn)設備等措施來(lái)減少人工成本的投入。比如在沒(méi)有封閉的小區新建圍欄、在人流較大的出入口安裝攝像頭等科學(xué)技術(shù)管理替代人工管理，以有效降低秩序維護人員的數量。
�。�3）對專(zhuān)業(yè)性強的技術(shù)工作，物業(yè)管理企業(yè)應盡可能的通過(guò)委托外包服務(wù)來(lái)完成，比如如電梯年檢、空調的維護、鍋爐維修、外墻清洗等項目。為合理配備相應人員工作范圍、工作量和定編數量，完善組織形式，不同部門(mén)的管理者在年初一定要編制好人工成本的全年預算,合理降低人力成本，提高人均管理面積及效能。
2.3加強水電費支出控制。在水電費支出控制方面，各個(gè)部門(mén)要配合上級部門(mén)做好材料、能源計量表，對重點(diǎn)部位沒(méi)有安裝計量設備的必須及時(shí)安裝計量器，這樣對水電消耗才有客觀(guān)的評判。在用電量控制方面，物業(yè)公司如想讓所在轄區在保障照明不變的前提下調低用電定額，對于需要24小時(shí)開(kāi)啟的燈具，可安裝具有節電器的日光燈,對于其他公共照明，則建議大量采用LED照明燈，節能效果非常明顯；另外，也可以通過(guò)升級技術(shù)，比如傳統的供水系統一般是先由市政自來(lái)水進(jìn)入地下水箱間，然后變頻輸送到各家各戶(hù)，耗能較高。如果利用無(wú)負壓加壓泵技術(shù)對這些供水系統改造，能降低40～70%能耗。
2.4在控制其他直接成本費用方面，由于各項其他費用項目的性質(zhì)不同，處理的方法須也不同，物業(yè)公司需選定合理的控制方法，比如對已有定額的項目可按照定額進(jìn)行監督控制，對沒(méi)有定額的項目可按照預算進(jìn)行控制。當物業(yè)公司在執行節約各項成本的具體方法過(guò)程中，物業(yè)公司還必須要求所有員工嚴格履行崗位職責，如在工作中發(fā)現問(wèn)題或想到有利于降低成本的舉措，要及時(shí)提出并告知上級領(lǐng)導，把企業(yè)當做自己的家一樣去經(jīng)營(yíng),最終實(shí)現合理控制成本的目的。
3.對事中成本支出進(jìn)行全過(guò)程監督管理。當物業(yè)管理公司確定節約成本的具體方法后，需要對成本支出的全過(guò)程進(jìn)行監督，避免出現違規違紀問(wèn)題，確�？刂品椒鋵�(shí)的有效性。第一，要挑選業(yè)務(wù)骨干成立監督管理部門(mén)，管理成員必須了解各個(gè)部門(mén)和各個(gè)崗位的實(shí)際情況，以及目前所存在的問(wèn)題，清楚在以后的監督管理中，掌握監督管理的重點(diǎn)。第二，要建立完善的監督管理機制，讓監督機制具體化，責任個(gè)人化，對每名成員當月或本年度的具體工作都分配清楚，設定的崗位目標也要明確，同時(shí)事先明確沒(méi)有完成任務(wù)的懲罰方式，然后由部門(mén)負責人監督執行，提高大家工作的積極性。監督管理部門(mén)要成為物業(yè)公司降低成本的先鋒，在保證本部門(mén)各項成本最低的情況下，對成本管理的各個(gè)環(huán)節都進(jìn)行監督，發(fā)現問(wèn)題立即上報直屬領(lǐng)導，必要時(shí)可將問(wèn)題和責任人在公司公開(kāi)，引以為戒，提高每名物業(yè)工作人員對成本管理的重視度。全過(guò)程監督管理就是把各個(gè)環(huán)節的節約成本措施具體化，跟蹤落實(shí)化，避免出現上有政策下有對策的不利情況。
三、對事后成本的控制
在事后控制中，分析注意力通常集中于結果上。對執行的結果進(jìn)行成本考核和成本分析,找到實(shí)際業(yè)績(jì)與控制目標的差異，采取相應的措施防錯糾偏，是矯正后續活動(dòng)的起點(diǎn)。
1.建立正式的成本報告控制系統。編制成本報告對物業(yè)公司的成本控制非常重要，在編制報告的內容時(shí)，一定要和崗位責任制以及成本責任制進(jìn)行掛鉤，管理人員可以對比控制標準和實(shí)際消耗量，對責任人以及責任單位的工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，從根源上分析問(wèn)題的原因，這樣才能得到真實(shí)的數據，有利于以后的工作開(kāi)展。
2.對成本差異情況進(jìn)行調查分析處理。當設定成本控制目標后，相關(guān)的責任人看到其現狀和目標的差距，卻未能發(fā)現問(wèn)題的根源，也沒(méi)有想到具體的解決辦法，責任人則應及時(shí)向上級管理部門(mén)匯報。上級管理部門(mén)要和下屬具體部門(mén)一同進(jìn)行分析和探討，研究、確定解決問(wèn)題的措施，以便在后續工作中實(shí)施、落實(shí)，在措施實(shí)施期間公司還需要安排專(zhuān)人予以監督，保證解決措施的落實(shí)效果。除此之外，在解決措施實(shí)施后，物業(yè)公司最后還要分析公司所得到的經(jīng)濟效益，探討其是否達到有關(guān)的目標，并從中吸取教訓，為以后解決和控制該問(wèn)題打下基礎。
3.考核獎懲機制.沒(méi)有規矩不成方圓，獎勵和懲罰機制是激勵員工工作的最好辦法。企業(yè)要把責任成本指標歸入到考核當中，不同部門(mén)有不同的需求，可結合需求的不同制定不同的激勵措施。在對一線(xiàn)普通員工進(jìn)行激勵時(shí)，可以使用提高或降低工資待遇的辦法；對于中層領(lǐng)導而言，主要進(jìn)行整體的業(yè)績(jì)考核，或者予以口頭批評，精神獎勵等，必要情況也要進(jìn)行物質(zhì)獎勵；對于高級領(lǐng)導而言，主要的還是進(jìn)行精神層面的鼓勵和批評。當獎勵懲罰機制和每一個(gè)員工的工作職責和工作任務(wù)相互掛鉤后，員工負責的工作若出現問(wèn)題，會(huì )在第一時(shí)間反饋到本人及時(shí)處理。管理人員則需要做好績(jì)效記錄，在每個(gè)月結束后，各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導要對所有員工進(jìn)行考核，對出現問(wèn)題的員工要進(jìn)行適當的批評和懲罰，而工作表現優(yōu)異的員工要及時(shí)進(jìn)行精神、物質(zhì)獎勵，從而提高員工的積極性，讓每個(gè)員工都有明確的工作目標和良好的工作狀態(tài)，為公司打造一個(gè)積極向上的團隊奠定基礎。
四、結語(yǔ)
物業(yè)管理公司的全面成本管理十分重要，在物業(yè)管理企業(yè)中，通過(guò)加強內部管理制度與規范的建設，提升全面成本管理控制效果，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。經(jīng)過(guò)分析發(fā)現，物業(yè)公司成本控制主要分為事前成本管理、事中成本管理及事后管理管理，這三部分成本管理在企業(yè)成本控制中十分重要。物業(yè)公司通過(guò)全面成本管理，讓責任核算細致化，準確化和有效化，完善費用控制核算制度，可以確保各項費用支出的合理性、真實(shí)性，降低企業(yè)運營(yíng)中的成本支出，從而提高物業(yè)管理企業(yè)的成本控制效率，為企業(yè)發(fā)展做出保障。
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