電子會(huì )計檔案信息管理存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施論文
0引言
隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息生產(chǎn)、傳播和儲存的形式發(fā)生極大的改變，以數字形式存儲的電子會(huì )計檔案已成為會(huì )計檔案工作中越來(lái)越重要的檔案形式。會(huì )計檔案是會(huì )計流程的一個(gè)十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業(yè)單位財務(wù)方面的歷史材料等信息。但在會(huì )計檔案管理長(cháng)期保存工作中仍然存在一些問(wèn)題。因此，需要會(huì )計人員去認真學(xué)習、積極探索，以促進(jìn)會(huì )計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務(wù)工作服務(wù)。
1電子會(huì )計檔案信息管理的重要性
經(jīng)濟運作是單位存在的生命之源，而財務(wù)會(huì )計檔案管理的質(zhì)量直接影響著(zhù)單位的經(jīng)濟運作情況。對于電子會(huì )計檔案來(lái)說(shuō)，其是單位在長(cháng)期運營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的財務(wù)資料，代表了本單位財務(wù)情況，對后續經(jīng)濟活動(dòng)的展開(kāi)和管理均具有重要指導意義。電子會(huì )計檔案管理工作的有效實(shí)施，可以提高信息處理的速率和質(zhì)量，為各部門(mén)下一階段的經(jīng)濟活動(dòng)提供財務(wù)數據支持，同時(shí)新型技術(shù)的應用，還可以有效解決勞動(dòng)力，控制成本投入，提高會(huì )計信息的綜合利用效果。但是電子會(huì )計檔案管理、應用以及保存等工作的實(shí)現，均需要將計算機網(wǎng)絡(luò )作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會(huì )受到外部因素影響而出現問(wèn)題，造成檔案信息損毀或者失真�；趩挝贿\營(yíng)需求，必須要加強對電子會(huì )計檔案長(cháng)期保存的重視，采取措施來(lái)避免保存過(guò)程中受到的損傷。
2電子會(huì )計檔案信息的特點(diǎn)
2.1信息保存期延長(cháng)
新法規中規定會(huì )計檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類(lèi)，并對會(huì )計檔案移交單位檔案管理機構年限進(jìn)行了適當延長(cháng)。在此背景下，怎樣才能實(shí)現電子會(huì )計檔案信息的長(cháng)期保存，已經(jīng)成為行業(yè)研究要點(diǎn)。在應用各項技術(shù)對檔案信息進(jìn)行保存時(shí)，還要注意在后期階段，是否存在系統以及平臺來(lái)有效讀取原有數據檔案信息，保證各類(lèi)檔案信息可以充分發(fā)揮其所具有的指導信息。
2.2信息保存要求高
現在計算機信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應用到各個(gè)領(lǐng)域，對檔案信息管理工作的實(shí)施也具有一定推動(dòng)作用，已經(jīng)實(shí)現了現代化和數字化發(fā)展。在此背景下，不存在紙質(zhì)檔案對應的原生電子會(huì )計檔案持續出現和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規定單位生成以及外部接收的電子會(huì )計檔案信息，可以利用電子形式進(jìn)行保存，需要計算機系統以及專(zhuān)業(yè)軟件技術(shù)作為支持。但是在此過(guò)程中，一旦原生電子會(huì )計檔案保存存在缺陷，勢必也會(huì )對電子會(huì )計檔案信息的長(cháng)期保存產(chǎn)生不良影響。
2.3信息內容復雜性
想要實(shí)現對電子會(huì )計檔案信息的長(cháng)期保存，需要對其具有的特點(diǎn)進(jìn)行分析，因為其會(huì )涉及到多方主體，需要科學(xué)性高的組織者對各類(lèi)檔案資料進(jìn)行統籌管理，同時(shí)還要求具有較高專(zhuān)業(yè)技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會(huì )計檔案保存載體特點(diǎn)，還需要已經(jīng)相對成熟的系統和軟硬件作為基礎，單位需要與專(zhuān)業(yè)系統、軟件開(kāi)發(fā)商保持有效聯(lián)系。假如在此過(guò)程中存在任何問(wèn)題，均會(huì )加大會(huì )計檔案信息保存風(fēng)險性，導致其在長(cháng)期保存過(guò)程中受到破壞，造成信息失真。
3電子會(huì )計檔案信息管理中存在的問(wèn)題
3.1配件支持問(wèn)題
因為電子會(huì )計檔案信息的長(cháng)期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現狀來(lái)看，很多單位此方面建設不到位�，F用檔案信息保存和利用載體的服務(wù)器、硬件外圍設備以及終端均需要進(jìn)行更換和升級，以及財務(wù)管理系統也需要進(jìn)行更新。
3.2管理工作問(wèn)題
雖然對電子會(huì )計檔案信息管理的重視不斷提高，但是因為技術(shù)水平限制，目前管理工作在實(shí)際開(kāi)展中還存在較大缺陷。很多具有會(huì )計等財經(jīng)專(zhuān)業(yè)學(xué)歷的財務(wù)人員，并沒(méi)有檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)背景，對檔案管理工作內容以及要求了解不全面。同時(shí)，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開(kāi)的主要因素，導致電子會(huì )計檔案長(cháng)期保存中出現丟失、泄密、無(wú)法讀取等問(wèn)題，無(wú)法作為指導文件應用。
3.3專(zhuān)業(yè)技術(shù)問(wèn)題
電子會(huì )計檔案信息的長(cháng)期保存，關(guān)鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會(huì )被篡改、竊取，保證在后期應用中可以順利讀取。但是現在參與財務(wù)管理工作的人員，并不具備專(zhuān)業(yè)信息背景，無(wú)法高效應用各項信息技術(shù)，在對財務(wù)管理系統以及保存系統進(jìn)行操作時(shí)，經(jīng)常會(huì )因為人為失誤加大保存風(fēng)險。
3電子會(huì )計檔案信息管理優(yōu)化措施
3.1提高人員綜合素質(zhì)
所有保存管理工作的實(shí)施，均需要由專(zhuān)業(yè)人員負責，這樣單位就需要安排專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)精神較高的人員負責，降低人為因素對保存工作的影響。對財務(wù)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓，使其在掌握財務(wù)相關(guān)知識的同時(shí)，提高信息安全意識，自主學(xué)習并掌握信息技術(shù)，提高自身信息處理能力，可以根據實(shí)際工作要求熟練操作不同電子會(huì )計檔案系統。同時(shí)，還應提高對電子信息檔案長(cháng)期保存工作的重視，應用措施來(lái)提高檔案保存安全性，并可以根據實(shí)際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經(jīng)濟活動(dòng)的展開(kāi)提供信息支持。
3.2完善各項規章制度
要針對電子會(huì )計檔案長(cháng)期保存工作要求，制定完善管理制度，對管理工作的張開(kāi)提供保障。與傳統會(huì )計工作相比，電子會(huì )計工作中電子憑證長(cháng)期保存難度更大，因此必須要有專(zhuān)門(mén)的制度對管理行為進(jìn)行約束，明確管理人員職責，保證各項管理措施的有效落實(shí)。并通過(guò)獎懲制度的落實(shí)，來(lái)提高工作人員主觀(guān)能動(dòng)性，互動(dòng)按照要求開(kāi)展管理作業(yè)。
3.3優(yōu)化專(zhuān)業(yè)技術(shù)系統
要建立功能完善的系統，并保證各項配套軟硬件的落實(shí)，定期對操作系統進(jìn)行更新。物理方面要做好計算機系統防火、防水、防盜、防震，安排人員對辦公區域進(jìn)行不定期巡查，避免外力對系統產(chǎn)生影響。提高計算機系統、電子檔案管理系統以及會(huì )計核算系統運行安全性，可以準確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國家標準歸檔格式的會(huì )計憑證、財務(wù)會(huì )計報表、會(huì )計財薄等會(huì )計資料。另外，還要基于電子檔案信息長(cháng)期管理要求，設置經(jīng)辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應用完整性。
4結束語(yǔ)
綜上所述，社會(huì )在不斷的發(fā)展進(jìn)步中，會(huì )計檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，更新觀(guān)念，不斷完善相關(guān)制度，培養高素質(zhì)人才，并從實(shí)際上采取有效措施，積極探索會(huì )計檔案現代化管理模式，促進(jìn)會(huì )計檔案管理的完整化、規范化、科學(xué)化，使會(huì )計檔案管理工作更好地為促進(jìn)社會(huì )主義和諧社會(huì )建設服務(wù)。
參考文獻：
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[2]電子會(huì )計檔案長(cháng)期保存問(wèn)題探討[J].張秋芬.黑龍江科技信息.2016（28）
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