淺談我國會(huì )計電算化存在的問(wèn)題
會(huì )計電算化也是當前工業(yè)與信息化融合的典范，隨著(zhù)全面信息化的時(shí)代前進(jìn)，會(huì )計的電算化、信息化程度也必將越來(lái)越高。以下是小編整理的淺談我國會(huì )計電算化存在的問(wèn)題，希望對大家有所幫助。
【摘要】
本文從分析企業(yè)會(huì )計電算化工作中出現的問(wèn)題入手，提出了加強企業(yè)會(huì )計電算化工作的對策，以使企業(yè)提高對會(huì )計電算化的認識，加速發(fā)展企業(yè)會(huì )計信息化。我國會(huì )計電算化還不完善，還面臨著(zhù)很多嚴峻的問(wèn)題。隨著(zhù)會(huì )計電算化的普及與財務(wù)軟件功能的不斷增加，針對會(huì )計電算化通過(guò)準則類(lèi)法規對會(huì )計電算化作進(jìn)一步約束，使會(huì )計電算化工作走上規范。本文通過(guò)對我國會(huì )計電算化存在問(wèn)題的分析，提出了發(fā)展會(huì )計電算化的主要對策。
【關(guān)鍵詞】
會(huì )計;電算化;對策
會(huì )計電算化是當代電子信息技術(shù)應用到會(huì )計中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是用電子計算機代替人工算賬，報賬、記賬，以及代替人腦完成對會(huì )計信息的預測、決策、分析、的過(guò)程，會(huì )計電算化是新技術(shù)革命和現代化大生產(chǎn)的必然產(chǎn)物。
一、企業(yè)會(huì )計電算化發(fā)展現狀
(一) 對會(huì )計電算化的重要性認識不足
目前，很多企業(yè)還沒(méi)有認識到會(huì )計電算化的意義和重要性。有些企業(yè)的領(lǐng)導認為會(huì )計電算化只是會(huì )計核算的改變，看不到他對其他方面的影響，還有的領(lǐng)導只是把會(huì )計電算化作為樹(shù)立企業(yè)形象的一種手段，認為會(huì )計電算化只不過(guò)是用計算機代替賬冊，在會(huì )計電算化中企業(yè)沒(méi)有根據自身的條件和要求，對會(huì )計信息系統進(jìn)行調整和管理，許多企業(yè)對會(huì )計電算化的認識還不足
(二)缺乏復合型的會(huì )計電算化人才
作為一個(gè)專(zhuān)業(yè)性的財務(wù)會(huì )計人才，必須具備多方面的專(zhuān)業(yè)知識，從而來(lái)實(shí)現企業(yè)從手工會(huì )計到會(huì )計電算化普及的過(guò)渡。但是，目前大部分企業(yè)的會(huì )計電算化人員都是由過(guò)去的手工會(huì )計通過(guò)短時(shí)間的培訓而來(lái)的，他們除了會(huì )使用微機中的財務(wù)軟件之外，對其他微機中的軟、硬件的知識了解的不多，所以不能夠靈活的使用財務(wù)會(huì )計軟件，當計算機出現問(wèn)題時(shí)，維護計算機的人員大部分又都是計算機專(zhuān)業(yè)出身，對財務(wù)知識不是很了解，又不能把計算機知識和財務(wù)知識很好的融合在一起，所以缺乏會(huì )計電算化方面的專(zhuān)業(yè)人才成為會(huì )計電算化在企業(yè)快速發(fā)展的主要障礙。
(三)會(huì )計電算化的基礎管理工作十分薄弱
很多會(huì )計電算化單位沒(méi)有嚴格的基礎管理工作制度。首先，在人員分工上，企業(yè)沒(méi)有采取會(huì )計電算化操作人員與系統維護人員的權限限制措施，操作員的密碼公開(kāi)甚至不設密碼，為越權使用和篡改會(huì )計信息留下了隱患。其次，在會(huì )計檔案資料的管理上，許多單位對存儲會(huì )計檔案的磁盤(pán)沒(méi)有及時(shí)歸檔，或者歸檔的內容不完整，以至于很多的會(huì )計檔案被人為破壞，導致企業(yè)財務(wù)信息泄密。
(四) 會(huì )計軟件存在問(wèn)題
財務(wù)信息是企業(yè)的秘密，關(guān)系著(zhù)企業(yè)的生存和發(fā)展。在會(huì )計電算化的環(huán)境下，電子符號代替了會(huì )計數據，磁介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，財務(wù)信息存在很?chē)乐氐陌踩L(fēng)險。目前，我國的財務(wù)軟件生產(chǎn)還處于模仿和加工階段，沒(méi)有形成一定的產(chǎn)業(yè)規模，所以把重點(diǎn)都放在了理財和提供多功能管理決策上，沒(méi)有把重點(diǎn)放在數據的安全保密上。所以，網(wǎng)絡(luò )下的會(huì )計信息系統經(jīng)常遭受病毒的侵擾，很多企業(yè)沒(méi)有建立和完善相應的會(huì )計電算化安全防范措施，所以一旦發(fā)生問(wèn)題將給企業(yè)帶來(lái)很大的損失。
二、會(huì )計電算化中存在的問(wèn)題
(一)對會(huì )計電算化認識偏差
我國的會(huì )計電算化事業(yè)起步較晚，人們還沒(méi)有充分的認識到電算化的重要性。據統計會(huì )計電算化在我國大中型企業(yè)的普及率是60%～80%，中小型企業(yè)的普及率都不及30%。而且分布還不平衡。有些人看來(lái)，會(huì )計電算化不過(guò)是將電子計算機應用于會(huì )計核算中，減輕了會(huì )計人員的工作強度，提高了會(huì )計核算的速度，以計算機替代人工記賬。所以多數單位電算化的應用都是從減輕會(huì )計人員負擔、提高會(huì )計核算的效率方面入手的，根本沒(méi)有認識到建立完整的會(huì )計信息系統對企業(yè)的重要性。
(二)政策與法規滯后
目前，我國頒布的有關(guān)法規中存在著(zhù)很多的阻礙。由于法規的不健全對控制會(huì )計電算化的犯罪很困難。所以必須看到，對電算化會(huì )計信息系統的開(kāi)發(fā)和管理，不能靠?jì)H有的一些法規。因為會(huì )計電算化的犯罪畢竟是一種高科技高技術(shù)的新型犯罪，所以不僅要有專(zhuān)門(mén)的法規還要對此加以有效的控制。
(三)會(huì )計電算化技術(shù)的使用在總體上還處于低層次水平
我國企業(yè)電算化的使用總體上來(lái)說(shuō)還處于很低的水平，目前，我國的會(huì )計電算化還沒(méi)有實(shí)現管理會(huì )計電算化，只實(shí)現了財務(wù)會(huì )計的電算化而已，所以我國的企業(yè)會(huì )計電算化從整體來(lái)說(shuō)還是不完整的，目前，我國很多企業(yè)使用的會(huì )計電算化軟件主要是一些軟件公司早期開(kāi)發(fā)的部門(mén)級會(huì )計信息系統。因此，會(huì )計信息系統的啟用還不能給企業(yè)的管理帶來(lái)實(shí)質(zhì)性改善。完整意義上的會(huì )計電算化應該是管理會(huì )計電算化和財務(wù)會(huì )計電算化的有機結合。由于管理會(huì )計的規范性和可操作性還不成熟，所以，在很多方面都不及財務(wù)會(huì )計，因此會(huì )計電算化在企業(yè)的推廣還是比較艱難的。雖然，有少數的軟件已經(jīng)涉及了ERP，但是它的技術(shù)還不太完善，離企業(yè)的需要還有很大的距離。
(四)會(huì )計信息系統的安全性、保密性、可靠性較差
企業(yè)的財務(wù)數據在很大程度上關(guān)系著(zhù)企業(yè)的生存與發(fā)展。就目前的軟件開(kāi)發(fā)商來(lái)說(shuō)，真正研究數據可靠和數據保密問(wèn)題的廠(chǎng)家寥寥無(wú)幾。一般意義上的加密，也無(wú)非是對防止盜版軟件本身的加密。我國多數會(huì )計電算化軟件缺乏操作日志記錄功能，出現問(wèn)題不便于追究責任。此外、這些軟件的容錯能力也很差，它們對用戶(hù)的操作有許許多多的限制，用戶(hù)在使用軟件時(shí)心理壓力很大，往往有一種如履薄冰的感覺(jué)，生怕由于自己無(wú)意的誤操作而發(fā)生問(wèn)題。即便一些優(yōu)秀的軟件在進(jìn)入系統時(shí)加上諸如指紋辨認、聲音監測、用戶(hù)口令等檢測手段和用戶(hù)權限設置等限制手段，但系統一旦癱瘓，或者突然斷電、或者受病毒侵襲，很難恢復原來(lái)的數據。
三、解決會(huì )計電算化問(wèn)題的對策
(一)更新認識轉變觀(guān)念
在認識上要明確“會(huì )計電算化”不止是一個(gè)目標，他還是一個(gè)過(guò)程。要認識到會(huì )計電算化不僅改變了會(huì )計核算方式、數據處理程序和方法、數據儲存形式，還擴大了會(huì )計數據領(lǐng)域提高了會(huì )計信息質(zhì)量。會(huì )計電算化不僅改變了會(huì )計內部控制與審計的方法和技術(shù)還提高了會(huì )計工作，還促進(jìn)了會(huì )計管理制度的改革，推動(dòng)了會(huì )計理論與會(huì )計技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，是整個(gè)會(huì )計理論研究與會(huì )計實(shí)務(wù)的一次根本性變革。所以我們不僅要意識到財務(wù)會(huì )計的核算還要意識到會(huì )計電算化要面向管理。所以，目前財務(wù)軟件需要實(shí)現管理會(huì )計的全面電算化。
(二) 進(jìn)一步完善會(huì )計電算化的配套法規，轉變觀(guān)念
隨著(zhù)會(huì )計電算化的不段普及和財務(wù)軟件的功能的不斷增加，通過(guò)準則類(lèi)法規對會(huì )計電算化作進(jìn)一步約束，使會(huì )計電算化工作走上規范化的道路。只有通過(guò)會(huì )計準則來(lái)指導會(huì )計業(yè)務(wù)才能規范會(huì )計行為，所以一個(gè)國家的會(huì )計規范化管理必須通過(guò)頒布指定會(huì )計準則和具體會(huì )計準則來(lái)進(jìn)行。另外，國家應加大宣傳力度，使人們意識到使用電算化的好處。從而提高企業(yè)領(lǐng)導人和會(huì )計人員對會(huì )計電算化的正確認識，完善會(huì )計電算化相關(guān)的管理制度。電算化會(huì )計信息系統是一個(gè)有機系統，只有一套好的軟件是不夠的，必須要有一套與之密切結合的管理制度才能保證會(huì )計信息安全可靠，才能充分發(fā)揮電算化信息系統的作用。會(huì )計電算化必須建立管理制度，其中包括電算化系統操作管理制度、會(huì )計電算化崗位責任制度、計算機軟件和硬件管理制度、電算化系統會(huì )計資料和檔案管理制度等。同時(shí)國家也應該加大對會(huì )計電算化管理制度的研究，進(jìn)一步完善會(huì )計電算化的配套法規， 通過(guò)準則類(lèi)法規對會(huì )計電算化作進(jìn)一步的約束，針對會(huì )計電算化工作出現的新問(wèn)題對現有的相關(guān)法規作進(jìn)一步補充和完善，使會(huì )計電算化工作走上規范化的道路。
(三)改變會(huì )計軟件開(kāi)發(fā)模式
改變會(huì )計軟件開(kāi)發(fā)模式，必須加強會(huì )計軟件從核算型向管理型轉變，因為會(huì )計電算化工作的目標是應用企業(yè)財務(wù)會(huì )計原理和成本與管理會(huì )計方法，以及計算機技術(shù)對傳統手工會(huì )計的處理方法、流程及會(huì )計數據的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進(jìn)行改造后而建立的。因此，需要開(kāi)發(fā)真正具有管理功能的會(huì )計軟件，在廣泛吸收取得的先進(jìn)成果的基礎上，開(kāi)發(fā)出商品化的實(shí)用型會(huì )計軟件，提高滿(mǎn)足管理方面需求的功能，以便提高其兼容性，為了高效的完成整個(gè)系統目標，在設計過(guò)程中應本著(zhù)高效性的原則，保證組成系統的各個(gè)功能模塊協(xié)調一致、迅速、突破手工系統的框架，改變以手工賬表為核心進(jìn)行會(huì )計處理的做法，使電算化會(huì )計信息系統能夠在最大限度上滿(mǎn)足管理部門(mén)對會(huì )計信息的要求，使電算化工作取得真正的效益。
(四) 加強會(huì )計信息系統的安全性和保密性
會(huì )計電算化是由電子計算機按照規定的程序生成的。所以必須建立必要的內部控制制度，實(shí)行用戶(hù)權限分級授權管理，建立崗位責任制，此外對會(huì )計人員人品的要求也必須更加嚴格，作為財務(wù)人員應該認真學(xué)習相關(guān)法規，保守單位商業(yè)秘密，提高自身素質(zhì)，不能隨意泄漏密碼以防他人隨意進(jìn)入自己的軟件系統。為了加強數據的保密工作，可以在進(jìn)入系統時(shí)加一些諸如指紋辨認、用戶(hù)口令、等用戶(hù)權限設置和檢測手段。企業(yè)也可以制定相應的軟，硬件管理制度，如：制定會(huì )計核算軟件的審批和監督制度，加強 機房設備安全措施、從電算化軟件的設計入手，增強軟件本身的限制功能，建立完善的會(huì )計軟件服務(wù)體系，建立重要的會(huì )計資料必須實(shí)行多級備份制度。
由于會(huì )計電算化涉及到計算機和會(huì )計兩種專(zhuān)業(yè)知識，所以除上述問(wèn)題外，在21世紀初復合型人才的短缺問(wèn)題表現得比較突出。但隨著(zhù)在職教育和高等教育的廣泛普及，近些年中復合型人才短缺的問(wèn)題得到了明顯的緩解。隨著(zhù)政策的傾斜，理論研究的深入、進(jìn)一步提高會(huì )計電算化指日可待。
【結論】
會(huì )計電算化的出現，是計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)與會(huì )計核算技術(shù)的完美結合，企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化是大勢所趨，從而也體現了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理觀(guān)念的重大轉變。在實(shí)施會(huì )計電算化的過(guò)程中出現過(guò)各種問(wèn)題，對這些問(wèn)題提出相關(guān)的解決對策并加以研究總結，就成為會(huì )計理論及實(shí)務(wù)工作者的一項重要任務(wù)。鑒于我國會(huì )計電算化理論研究及實(shí)務(wù)操作尚不夠成熟，會(huì )計電算化事業(yè)起步較晚，因此會(huì )計電算化事業(yè)的建設和發(fā)展必須任重而道遠。
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會(huì )計電算化應用中面臨的問(wèn)題
(一)具體法律、法規及制度建設需進(jìn)一步落實(shí)到位我國會(huì )計電算化起步較晚，經(jīng)驗不足，會(huì )計電算化理論知識落后于實(shí)踐，而法律也具有滯后性。當前大部分企業(yè)幾乎都是按照有關(guān)會(huì )計電算化的規章制度來(lái)實(shí)施電算化，因沒(méi)有具體的法律來(lái)規范，有的企業(yè)會(huì )計電算化實(shí)施得較差，不能發(fā)揮電算化高效、方便等優(yōu)勢，有的企業(yè)根本就不實(shí)行會(huì )計電算化，阻礙了會(huì )計電算化全面推廣。
任何事物的發(fā)展、運轉等都是在一定的環(huán)境中，會(huì )計電算化也不例外。會(huì )計電算化的制度建設包括電算化會(huì )計管理制度、內部控制制度以及單位領(lǐng)導對會(huì )計電算化的高度認識和重視。在實(shí)際操作中，有的單位領(lǐng)導在管理上沒(méi)有對會(huì )計電算化引起高度重視，有的沒(méi)有相應的管理制度，而有的單位雖然有制度但是可惜沒(méi)有很好的落實(shí)。
(二）完善企業(yè)會(huì )計電算化內部控制制度一部分企業(yè)由于制度的建設及管理控制不嚴，致使在會(huì )計電算化工作中存在許多問(wèn)題，如在業(yè)務(wù)處理中崗位職責不明顯，有時(shí)候一個(gè)操作員身兼數職，可以用多種不同的身份進(jìn)入系統進(jìn)行不同權限的操作，從而使財務(wù)分工的控制名存實(shí)亡；在安全方面，重業(yè)務(wù)應用，輕安全管理，計算機安全意識和措施相對滯后，很多電子信息處于不加密或低加密狀態(tài)，導致計算機數據資料如財務(wù)數據、信息等丟失風(fēng)險較高，內部控制制度做得不好。
(三）中小企業(yè)領(lǐng)導人員、財會(huì )人員的會(huì )計電算化知識缺乏一些企業(yè)尤其是中小企業(yè)的各級領(lǐng)導對實(shí)施會(huì )計電算化的重要意義缺乏足夠的認識，沒(méi)有認識到會(huì )計電算化是時(shí)代發(fā)展的必然，是管理現代化的需要。除此之外，大部分中小企業(yè)本身規模就不大，業(yè)務(wù)量也不多，領(lǐng)導層認為根本不必要花大筆的資金來(lái)購買(mǎi)電算化所必需的設備、財務(wù)軟件及消耗材料要進(jìn)行會(huì )計人員電算化培訓既花錢(qián)又影響正常工作，感覺(jué)既不必要也不劃算。有的企業(yè)雖然在單位實(shí)施了會(huì )計電算化，但對有關(guān)知識又了解不多，認為會(huì )計電算化僅僅是“以機代賬”軟件只需一次投入即可，出現了只重視硬件換代、不注意軟件升級的情況。(四會(huì )計電算化檔案管理不規范由于我國會(huì )計電算化起步較晚，許多單位實(shí)行會(huì )計電算化的時(shí)間較短，財務(wù)人員和單位領(lǐng)導對會(huì )計電算化檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會(huì )計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲在計算機中的會(huì )計信息備份在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上歸檔保存，造成歸檔的內容不完整有的單位雖然備份但不注意放置備份光盤(pán)等環(huán)境，從而使備份好的會(huì )計檔案因潮濕等而不能使用，造成檔案的缺失。無(wú)論怎樣的情形，在整體上都影響了會(huì )計檔案的完整。
我國會(huì )計電算化存在問(wèn)題的主要原因
(一)會(huì )計電算化知識教育不到位雖然現在很多學(xué)校都開(kāi)設了會(huì )計電算化這門(mén)課程，但是因一些原因使會(huì )計電算化教育不到位，培養出的財會(huì )人員缺乏有關(guān)的知識。其原因主要是：
1.因會(huì )計電算化的學(xué)習本身就需要實(shí)際操作才能很好的掌握，而有的學(xué)校因其硬、軟件設備跟不上使學(xué)生只能學(xué)到一些理論知識，實(shí)際上機操作較少，知識掌握得不扎實(shí)，理論與實(shí)踐脫軌。這樣培養出的財會(huì )人員在很大程度上有可能做出一些違反《會(huì )計電算化工作規范》的事，如其有可能以多種不同的身份進(jìn)入系統進(jìn)行不同權限的操作或對檔案不進(jìn)行備份管理等。
2.有一部分會(huì )計學(xué)校只重視培養學(xué)生會(huì )計電算化知識，而忽視計算機知識的培訓。實(shí)際工作中會(huì )計電算化的操作有很大—部分都需要計算機知識，如辦公軟件中的Excel等。這樣培養出的學(xué)生很難及時(shí)適應自己的本職工作。
(二）政策法規不合理、會(huì )計電算化理論滯后我國的會(huì )計電算化管理起步較晚，經(jīng)驗不足，管理水平還很低，由于一些政策和法規的不合理，束縛了開(kāi)發(fā)人員和用戶(hù)的手腳。十幾年來(lái)，我國成功地開(kāi)發(fā)出一批頗有名氣、民族品牌的會(huì )計電算化軟件，但隨著(zhù)會(huì )計電算化的深入發(fā)展，不斷出現的一系列問(wèn)題卻值得探討和研究。這必然要求發(fā)展會(huì )計電算化理論，而當前的現實(shí)是會(huì )計電算化理論落后于實(shí)踐，無(wú)法推動(dòng)會(huì )計電算化實(shí)務(wù)向深層次發(fā)展。
(三）電算化審計軟件技術(shù)落后當前，會(huì )計電算化與審計還處于一種“脫節”狀態(tài)，嚴重影響我國會(huì )計電算化的發(fā)展。其原因主要是：
1.因為會(huì )計電算化的會(huì )計軟件有“反記賬””反結賬“的功能，為財務(wù)工作留下了隱患，財務(wù)信息隨時(shí)有可能被修改、刪除而不留痕跡，不利于有關(guān)方面的審計。
2.審計人員對會(huì )計電算化內部控制程序也不是很了解、串計技術(shù)不成熟，使得會(huì )計電算化過(guò)程成為黑箱操作。當前，會(huì )計電算化與審計脫節，嚴重影響我國會(huì )計電算化的發(fā)展。
完善我國會(huì )計電算化工作的幾點(diǎn)對策
(一)建立健全會(huì )計電算化制度我國相關(guān)部門(mén)應根據目前我國會(huì )計電算化的現狀制定出一些具體的法律，使實(shí)行會(huì )計電算化的單位朝著(zhù)有序、健康的方向發(fā)展;還可以通過(guò)行業(yè)會(huì )計協(xié)會(huì )制定統一的跨級核算軟件標準，有時(shí)甚至可以直接通過(guò)政府行政手段來(lái)干預等。
至于會(huì )計電算化的制度建設，在管理方面主要有：
1.人員管理制度。主要是單位認真選聘會(huì )計電算化信息系會(huì )計信息化FRIENDSOFACCOUNTING統職員，對其任職資格進(jìn)行考核選好后根據各自的情況安排崗位，進(jìn)行職責劃分。
2.操作管理制度。包括操作規程、操作權限、操作記錄、管理制度及內控制度。比如，對操作權限，單位可以讓職員指紋簽到和簽退。這樣可以避免一個(gè)職員身兼數職，避免其他人員進(jìn)入操作等。
3.數據管理制度。主要是數據輸出的管理、備份數據的管理、存檔數據的管理和保密制度。比如，應將備份的文檔存放在不同的地方等。
在內控方面主要有：
1.不兼容權限、職務(wù)必須分離。這個(gè)是內部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，如，系統開(kāi)發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統操作的職務(wù)必須分離；數據錄入和審核的職務(wù)必須分離；系統操作的職務(wù)和系統檔案管理的職務(wù)必須分離等。
2.會(huì )計電算化人員相互制約、監督。計算機會(huì )計和手工會(huì )計一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不能由一人經(jīng)手到底，必須有幾人承擔等，相互監督、互相制約。
3.文檔安全、保密。如在電算化系統內的財務(wù)信息不能被人隨意刪除，防止備份資料丟失等。
(二)轉變中小企業(yè)領(lǐng)導人員的觀(guān)念，增加其會(huì )計電算化知識企業(yè)領(lǐng)導人員不重視會(huì )計電算化主要是由他們舊的觀(guān)念所致，沒(méi)有真正的了解到會(huì )計電算化快捷、方便的作用。有關(guān)部門(mén)可以對中小企業(yè)的領(lǐng)導進(jìn)行培訓，讓他們認真學(xué)習貫徹國家財政部頒布的《會(huì )計電算化管理辦法》和《會(huì )計電算化工作規范》。除此之外，使其了解到會(huì )計電算化不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn)，而且必然引起會(huì )計工作組織和人員分工的改變，促進(jìn)會(huì )計人員素質(zhì)和知識結構，會(huì )計工作效率和質(zhì)量的全面提高，能及時(shí)、有效地提供企業(yè)的各種財務(wù)信息，節省會(huì )計人員的時(shí)間和精力，轉變會(huì )計工作職能，推動(dòng)理論和會(huì )計技術(shù)的進(jìn)步，提高會(huì )計工作水平，最終將大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。這樣才能有效地快速普及電算化。
(三）加強會(huì )計電算化檔案的管理會(huì )計電算化檔案管理是實(shí)行會(huì )計電算化后會(huì )計工作持續進(jìn)行的保障，是會(huì )計電算化信息系統維護的保證，是會(huì )計信息得以充分利用的保證，因此必須加強會(huì )計電算化檔案的管理。筆者認為可以從以下三個(gè)方面來(lái)做：
1.會(huì )計電算化檔案的收集。因計算機有它本身的缺陷，如突然停電、計算機中病毒會(huì )造成原有數據的丟失，所以為避免這一情況的發(fā)生，財務(wù)部門(mén)人員應養成好的習慣，即及時(shí)地對會(huì )計數據進(jìn)行備份，存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，把備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內、在最小損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。
2.會(huì )計電算化檔案的管理與保存。因會(huì )計電算化檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，由于這些信息載體的物體特性，數據也極容易丟失，所以在形成這些檔案時(shí)應準備復制兩份即采用“AB備份法”進(jìn)行數據的備份。同時(shí)，財務(wù)人員應在這些備份的檔案上標有形成檔案時(shí)的時(shí)間和操作員的姓名以便找起來(lái)方便。此外為保險起見(jiàn)，應將這兩份檔案放在不同的地方(遠離磁場(chǎng)、不潮等)，如一個(gè)地方發(fā)生地震或火災等意外情況不至于造成整個(gè)系統的毀滅與系統的不可恢復性。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進(jìn)行檢查、復制，防止丟失。
(四)培養復合型的財務(wù)人員企業(yè)要真正做到會(huì )計電算化，就需造就一大批既精通計算機信息技術(shù)，又擅于財務(wù)管理，能夠熟練地進(jìn)行財務(wù)信息加工和分析的人才，滿(mǎn)足各方（如企業(yè)領(lǐng)導、串計部門(mén)等）對財務(wù)信息的需求。具體措施有：
1.企業(yè)領(lǐng)導人員可定期對自己的員工進(jìn)行會(huì )計電算化知識比賽，將此作為考核員工工資的一項內容。這樣可以刺激員工主動(dòng)積極地學(xué)習會(huì )計電算化知識。
2.讓員工積極接受有關(guān)的會(huì )計培訓。經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，會(huì )計也在發(fā)展中更新知識，讓員工接受培訓可了解最新會(huì )計準則等的變化，從而更好地工作。
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