新公共管理理論下文檔工作審視論文
19世紀末20世紀初，為了適應西方世界快速進(jìn)行的工業(yè)化進(jìn)程，德國著(zhù)名學(xué)者馬克斯韋伯提出了官僚體制。作為理性產(chǎn)物的官僚體制，以規則、目的、手段和非人格化[1]的特征，迎合了當時(shí)西方世界工業(yè)化大生產(chǎn)和行政管理復雜化的現實(shí)需求，成為組織普遍運行的體制。但是隨著(zhù)西方世界逐步由工業(yè)社會(huì )邁向后工業(yè)社會(huì )，科技革命、經(jīng)濟全球化的出現使得官僚制行政模式的弊端日益凸顯。20世紀80年代，自英、美兩國開(kāi)始，西方世界又興起了一種新的行政理論———新公共管理理論。面對這一行政理論的改革，我國也開(kāi)始了關(guān)于新公共管理的研究。雖然迄今為止，我國對于新公共管理理論的研究還不成熟，各位學(xué)者對其能否適應我國國情的看法也一直是眾說(shuō)云云，尚未形成一個(gè)統一的認識[2]。但是，新公共管理理論對傳統管理理論的影響力還是不容忽視的。分析這一新型的管理模式，借鑒這一理論對傳統官僚體制的修正并認識到其自身所存在的問(wèn)題，有助于為文書(shū)檔案工作更好地開(kāi)展指明方向。
1.新公共管理理論的核心思想
新公共管理是以公共選擇理論、新制度經(jīng)濟學(xué)理論和私營(yíng)企業(yè)的管理理論和方法為理論基礎建立起來(lái)的，新公共管理理論的核心思想體現為：
1.1新公共管理汲取經(jīng)濟學(xué)中的理論
一直以來(lái)，公共行政學(xué)都匯集了管理學(xué)、政治學(xué)、法學(xué)、社會(huì )學(xué)、經(jīng)濟學(xué)等多門(mén)學(xué)科的思想，而新公共管理則更多地借鑒了經(jīng)濟學(xué)的理論。新公共管理的目標是追求3E，即：Economy（經(jīng)濟）、Efficiency（效率）、Effectiveness（效益）[3]。此外，為了應對傳統公共行政強調的統一管理和監控對政府創(chuàng )造力的抑制，從而導致政府管理的形式化和僵化的問(wèn)題，新公共管理理論引入了市場(chǎng)競爭機制。希望通過(guò)強調經(jīng)濟價(jià)值的優(yōu)越性，重新發(fā)掘市場(chǎng)與政府的關(guān)系，通過(guò)市場(chǎng)這只“看不見(jiàn)的手”，提升政府的創(chuàng )造性[4]。
1.2新公共管理對政府職能進(jìn)行重新定位
面對越來(lái)越多的對政府規模龐大，資源浪費嚴重的質(zhì)疑，新公共管理反對原有政府管理模式的權利中心主義，主張對政府職能進(jìn)行重新定位，提倡建立精簡(jiǎn)而有效的服務(wù)型政府。首先，新公共管理認為政府職能“應是掌舵而不是劃槳”，政府應通過(guò)政策的制定對全局進(jìn)行總體掌握，而具體的實(shí)施則應由各自制機構承擔[5]。其次，新公共管理主張適度的分權與授權，賦予管理者有效的管理權威，解除對其過(guò)多的控制，以便更好地提升政府的管理效率與效能[6]。再次，新公共管理打破原有層級制的金字塔體系結構，壓平組織結構的層級，創(chuàng )建扁平制組織結構。
1.3新公共管理強調顧客導向戰略
在傳統的政府管理模式中，政府以高高在上的姿態(tài)面對公眾，公眾沒(méi)有選擇的權利，也沒(méi)有話(huà)語(yǔ)權，這極大地打擊了公眾的積極性。而新公共管理借鑒企業(yè)管理的經(jīng)驗，提倡政府對待公眾應像企業(yè)對待顧客一樣，一切制度和決策的制定都以公眾的利益和價(jià)值取向為出發(fā)點(diǎn)。顧客導向戰略引導公眾參與政府職能活動(dòng)，不僅提高了公眾的積極性，也是政府工作創(chuàng )新的出發(fā)點(diǎn)與動(dòng)力。
1.4新公共管理追求效率和結果
馬克斯韋伯的官僚體制是具有“理性”性質(zhì)的，精確、迅速、明確、統一性、嚴格的服從是官僚體制的優(yōu)點(diǎn)，但隨著(zhù)時(shí)代的變化，這些優(yōu)點(diǎn)已不能適應現代社會(huì )的發(fā)展。新公共管理所強調的是效率和結果，而忽視過(guò)程，重視技術(shù)在提高管理效率中的作用，提倡多種方法與手段的并用。新公共管理給予現代管理更多的靈活性，為其營(yíng)造了更為寬松的環(huán)境與氛圍，實(shí)現管理行為的創(chuàng )新，從而提高管理的效率。
2.新公共管理理論下文檔工作審視新公共管理賦予現代管理以效率為中心、技術(shù)至上的特點(diǎn)[7]，這決定了現代文檔工作具有以下運行特征：
2.1在以追求效率為目的的新公共管理下，文檔工作應以電子文件的管理為工作中心
在韋伯的官僚體制中，文件具有上傳下達的功能，維系與連接組織各部門(mén)之間的運轉，體現出工具價(jià)值。而追求效率的新公共管理理論催生出的電子文件以其快速、便捷的特性成為現代管理的重要手段之一。據國家檔案局的調查結果顯示，僅2007年中央和國家機關(guān)、中央企業(yè)共產(chǎn)生各種類(lèi)型電子文件近2億件[8]。此外，新公共管理要求政府改變統治者的角色，提倡塑造服務(wù)型政府，由此為電子政府的出現提供了契機，可以說(shuō)電子政府也是新公共管理的產(chǎn)物。為了提高政府透明度，創(chuàng )建開(kāi)放型政府，電子政府通過(guò)網(wǎng)站提供實(shí)時(shí)信息，以此來(lái)滿(mǎn)足公眾的政府信息利用需求，通過(guò)與公民進(jìn)行互動(dòng)，鼓勵公民參與政府管理，電子政府的正常運行需要大量電子文件作為支撐。電子文件實(shí)現了文檔的無(wú)紙化管理，大大節約了資源，避免資源的浪費。而借助現代通信網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，打破了文件傳遞與利用的時(shí)空限制，改變了過(guò)去管理過(guò)程復雜、消耗時(shí)間長(cháng)、資源浪費的壁壘。但是，現代管理對電子文件的依賴(lài)也衍生出一系列的難題，如電子文件的證據價(jià)值受到質(zhì)疑、電子文件的安全性和穩定性差所引發(fā)的管理失效等。如何攻克電子文件所帶來(lái)的管理上的弊端，給現代文檔工作帶來(lái)巨大挑戰。
2.2在重視資源利用的新公共管理下，文檔工作應以文檔的開(kāi)發(fā)利用為工作重點(diǎn)
政府信息資源是最重要的社會(huì )資源，據報告顯示，社會(huì )信息資源的80%來(lái)自于政府信息。政府文檔是政務(wù)活動(dòng)的體現，文檔為各級政府之間、政府各部門(mén)之間的交流構建了溝通的橋梁；政府制定的各種法律、法規、政策等決策信息以文件的形式向社會(huì )公布；政府作為社會(huì )管理部門(mén)，為營(yíng)造開(kāi)放公平的社會(huì )經(jīng)濟環(huán)境為社會(huì )提供新聞、統計報告、經(jīng)濟預測等服務(wù)信息將作為檔案被保存下來(lái)[9]。對政府文檔信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)，擴充社會(huì )信息資源，為社會(huì )各方面的運行提供支持，是新公共管理對文檔工作提出的新要求。
2.3在以顧客為導向的新公共管理下，文檔工作應以為公眾服務(wù)為工作理念
在過(guò)去，檔案局、檔案館等各級檔案部門(mén)以檔案保管為主要工作任務(wù)，以服務(wù)自身機構為工作目的，檔案工作秉持著(zhù)保密、嚴格開(kāi)放程序的工作原則。而在新公共管理下，文檔工作的服務(wù)對象不僅僅是自身組織機構，而是廣大公民；文檔工作的主要任務(wù)是最大限度的開(kāi)發(fā)文檔信息資源、實(shí)現文檔的充分利用。新公共管理重申了文檔工作的社會(huì )使命應是以公眾的文檔利用需求為服務(wù)對象，為公眾提供所需的檔案信息資源。新公共管理下文檔工作應實(shí)施顧客導向戰略。在宏觀(guān)層面，以服務(wù)為理念進(jìn)行檔案部門(mén)的組織規劃、政策制定、標準的擬定，以服務(wù)為宗旨對文檔工作進(jìn)行全局掌控。在微觀(guān)層面，在將服務(wù)理念貫穿于文檔工作的所有環(huán)節之中，尤其在檔案的提供利用中，充分發(fā)揮以人為本的思想，將如何滿(mǎn)足公眾的利用需求作為工作的最終目標。實(shí)施顧客導向戰略是充分發(fā)揮文檔管理部門(mén)作為社會(huì )信息管理者，肩負著(zhù)服務(wù)社會(huì )公眾這一使命的必然選擇。
2.4在整合企業(yè)管理思維的新公共管理下，文檔工作應重視人力資源管理
目前，在企業(yè)管理中普遍使用知識管理的方法，也有人提倡在政府管理中引入知識管理的理念。知識管理的核心思想就是在適當的時(shí)機將信息資源提供給需要的人。一方面，為政府決策提供支持；另一方面，有利于公眾對政府信息的利用，實(shí)現信息資源共享。而在知識管理的三要素：人、信息資源、技術(shù)手段中，人處于核心地位。在管理者實(shí)施知識管理的過(guò)程中，自身?yè)碛写罅康碾[性知識。知識管理的各項內容都是在人的支配下完成的，離開(kāi)了人的存在，一切創(chuàng )造性的活動(dòng)都不可能產(chǎn)生。新公共管理要求在文檔工作中重視人力資源管理，充分發(fā)揮人在知識管理中的作用。一方面，大力挖掘管理人員的隱性知識價(jià)值。管理人員在實(shí)踐中所積累的寶貴經(jīng)驗和所掌握的專(zhuān)業(yè)技能是寶貴的知識財富；管理人員的創(chuàng )新能力為文檔工作提供了源源不斷的動(dòng)力。另一方面，通過(guò)績(jì)效評估的方法，提高管理人員工作的工作效率；通過(guò)激勵政策，培養管理人員的積極性；并通過(guò)獎懲制度來(lái)規范管理人員的行為，培養其工作責任感。
2.5在追求經(jīng)濟效益的新公共管理下，文檔工作應充分挖掘文檔信息資源的經(jīng)濟價(jià)值
檔案館等社會(huì )主要檔案管理部門(mén)一直是國家事業(yè)單位，享受?chē)屹Y金支持。但是，隨著(zhù)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數字化進(jìn)程需要大量資金作為支持，僅僅依靠國家財政撥款已無(wú)法滿(mǎn)足檔案部門(mén)的需求。新公共管理的經(jīng)濟理念要求檔案部門(mén)應改變過(guò)去完全依賴(lài)政府撥款的所造成的局促局面，充分挖掘所保管的文檔信息資源的經(jīng)濟價(jià)值，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息社會(huì )，信息資源和石油、煤炭一樣，是具有價(jià)值的資源。對文檔信息進(jìn)行整合開(kāi)發(fā)，生產(chǎn)信息產(chǎn)品，是文檔工作的新項目。例如現在的一些咨詢(xún)公司，就是通過(guò)對信息的搜集和整理，為用戶(hù)提供信息服務(wù)。檔案部門(mén)在開(kāi)展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)時(shí)，除了對自身所掌握的文檔信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)外，還應在信息技術(shù)的作用下，廣泛、全面地搜集網(wǎng)絡(luò )上的信息。并采用市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)的理念，充分挖掘文檔信息的經(jīng)濟效益，爭取在為組織自身發(fā)展提供資金保障的同時(shí)成為國家財政收入的來(lái)源之一。
3.新公共管理理論下文檔工作需注意的問(wèn)題
新公共管理理論尚處在并不成熟的階段，其內在的缺陷也是不容忽視的。新公共管理理論因其固有的局限性，使其在文檔管理中的應用存在著(zhù)一些缺陷。在運用新公共管理的思想進(jìn)行文檔工作革新時(shí)，應注意以下問(wèn)題：
3.1文檔工作的價(jià)值定位問(wèn)題
新公共管理汲取經(jīng)濟學(xué)理論，引入市場(chǎng)機制，追求效益的最大化，容易造成組織對利益的盲目追求，而導致社會(huì )價(jià)值的缺失。我們在對文檔工作進(jìn)行改革時(shí)，應采用新公共管理的經(jīng)濟理念，注重文檔資源的價(jià)值開(kāi)發(fā)，構建營(yíng)利性機構是對傳統經(jīng)營(yíng)模式的突破。值得注意的是，文檔工作必須始終堅持作為國家文化事業(yè)機構的公益性工作性質(zhì)，始終以為公眾服務(wù)作為工作理念，把握好經(jīng)濟創(chuàng )收工作占整體工作的比重，避免對文檔工作的價(jià)值定位產(chǎn)生偏頗。
3.2組織管理問(wèn)題
新公共管理改變傳統組織結構金字塔式，主張的是扁平化與分散化，而對權利的分化與下放在給下層管理人員帶來(lái)能動(dòng)性的同時(shí)，也容易引起了上下層管理權失衡的問(wèn)題，例如政府在管理中出現的“政府空心化”就是由此原因產(chǎn)生的。因此，文檔管理部門(mén)應正確處理權力控制和權利下放的問(wèn)題，優(yōu)化組織結構、協(xié)調各部門(mén)間的溝通，為組織營(yíng)造良好的管理環(huán)境。
3.3技術(shù)手段的應用問(wèn)題
信息經(jīng)濟的發(fā)展要求文檔工作必須與時(shí)俱進(jìn)，大力引用技術(shù)手段，電子文件的產(chǎn)生、電子政府的興起、辦公自動(dòng)化的普及等都以技術(shù)手段作為保障，不可否認，技術(shù)手段在現代文檔工作中發(fā)揮著(zhù)重要的作用。但是，人們必須清醒地認識到，技術(shù)只是以工具的價(jià)值出現在文檔工作中，起到的是提供文檔工作效率的輔助作用。針對目前一些人所提出的技術(shù)至上主義，文檔工作必須正確處理技術(shù)手段在文檔工作中的應用，切不可本末倒置。
4.總結
新公共管理理論已經(jīng)并將繼續對當代公共管理的理論與實(shí)踐產(chǎn)生重大的影響。作為一種新的管理理念，新公共管理理論對文檔工作也產(chǎn)生了影響，新公共管理運動(dòng)要求必須對文檔工作進(jìn)行改革，吸取新公共管理理論的精華，剔除其糟粕，以更有效率的管理方法指導文檔工作的開(kāi)展，提高文檔工作效率，發(fā)揮文檔工作的社會(huì )價(jià)值。
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