水利工程建設項目檔案管理的幾個(gè)問(wèn)題論文

　　水利工程在其工程準備、建設實(shí)施、施工過(guò)程及竣工驗收時(shí)會(huì )產(chǎn)生數量較多的文件資料,該類(lèi)文件資料即水利工程檔案,其載體形式十分豐富,包括文字、圖片、音像制品、單據、憑證等。由于其是伴隨著(zhù)工程建設的過(guò)程而產(chǎn)生的,其內容記錄了建設活動(dòng)的各項內容,包括活動(dòng)、業(yè)績(jì)、施工經(jīng)驗、出現的各類(lèi)問(wèn)題及原因,能夠直接反映出工程建設的具體過(guò)程。因此其的真實(shí)性、全面性、及時(shí)性對于工程在投產(chǎn)使用后的管理工作、日常維護、工程的擴建或者改造等,均有著(zhù)較為深遠的影響,因此需要對其進(jìn)行科學(xué)的管理。

　　1 水利工程建設項目檔案管理中存在的問(wèn)題

　　由于水利工程一般規模較大,其信息資料也相對數量較多且十分繁雜,在管理中也出現了許多問(wèn)題,具體有以下幾點(diǎn):①檔案資料收集不及時(shí)、資料的全面性及真實(shí)性不佳工程的參與單位會(huì )由于各種原因在建設的過(guò)程中未完全收集相關(guān)資料或者信息,而是在竣工驗收時(shí)才開(kāi)始進(jìn)行該項工作,或者僅僅為了應對驗收才進(jìn)行檔案的管理事宜,資料收集不及時(shí),會(huì )直接造成資料的不全面、完整性不佳,真實(shí)性無(wú)法保障;②人員對檔案工作的意義沒(méi)有深刻的認識,許多管理人員僅僅注重工程的施工質(zhì)量,而認為檔案管理是工程的附屬工作,對其不重視,管理態(tài)度也較為隨意,僅僅為了應對檢查而采取突擊整理的方式,給檔案的管理工作造成了較大的阻礙與困難;③管理水平較低,設備落后檔案管理部門(mén)的設備較為落后,計算機性能不佳,無(wú)法適應現代工程建設的發(fā)展,使得許多檔案的分類(lèi)、管理等存在許多漏洞,管理水平較低;④管理人員的技能素質(zhì)有限許多單位由于人員配置及人力資源管理的原因,許多單位并沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員,由其他部門(mén)的人員進(jìn)行該項工作,事實(shí)上,該類(lèi)人員并不具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識及技能,或者對于資料并不熟悉,降低了檔案整理的效率及質(zhì)量[1]。

　　2 相應管理措施

　　2.1 完善檔案管理制度

　　根據工程項目的各種情況及基本管理規律,制定出完整的檔案管理制度,檔案管理的各項均受到該制度的有效約束,貫穿整個(gè)檔案管理的過(guò)程,包括信息的收集、整理、建立檔案、分類(lèi)管理、檔案的使用、安全保密等。在一個(gè)工程竣工驗收完畢后,即將該項目的各種檔案資料歸檔,并建立專(zhuān)門(mén)的項目,使水利工程建設項目的檔案管理工作逐步實(shí)現科學(xué)化、規范化,提高檔案管理水平,并制定相應的監督機制,如建立專(zhuān)門(mén)的監督小組,對檔案管理工作進(jìn)行檢查,或者不定期核查檔案等,保障制度的落實(shí)到位,使之能夠真正發(fā)揮出應有的作用[2]。

　　2.2 明確各個(gè)單位職責范圍

　　水利工程項目需要在各個(gè)單位的共同努力與協(xié)調配合下才能完成,水利工程建設項目的檔案也是來(lái)自于該類(lèi)參與單位,因此對其的管理也需要各個(gè)單位一同參與,做好四納入工作,完善檔案管理工作的責任制度。先根據工程項目的各項信息及所屬關(guān)系,將檔案管理工作根據其形成的環(huán)節,包括信息收集、資料整理、核查、鑒別、歸檔、分類(lèi)管理等,將責任細化,分別劃分至行政人員、項目經(jīng)理、財務(wù)人員、質(zhì)量監督人員、工程技術(shù)人員、建設資料專(zhuān)門(mén)管理人員等各個(gè)部門(mén)工作者的工作范圍,并將該責任直接收作項目經(jīng)濟合同書(shū)的條款內容,建立完善的檔案工作責任制度,從責任機制上來(lái)提高檔案管理工作的水平,保障工程檔案的質(zhì)量。

　　2.3 保持檔案管理工作與工程建設工作的同步性

　　由于水利工程的形成特點(diǎn),其是在工程建設的工作過(guò)程中產(chǎn)生的,且其各類(lèi)信息會(huì )隨著(zhù)水利工程建設工作的發(fā)展而不斷更新,因此在落實(shí)好水利工程檔案管理工作的四納入,保障檔案信息的全面性及真實(shí)性的基礎上,使工程的檔案管理工作與工程的建設工作保持一致,有利于保障各類(lèi)信息的及時(shí)性,為了達到上述目標,需要進(jìn)行一系列的保障措施,具體有以下幾種:①準備階段的管理要求在項目進(jìn)行籌備時(shí),即應該直接提出各類(lèi)文檔信息材料的收集要求,并做好思想工作。在項目的設計階段,應將相關(guān)設計圖紙、計劃方案等文件妥善保存;在施工監理、招標投標階段需要將各項要求納入合同條款或者協(xié)議內容,包括各項資料的產(chǎn)生、保存、積累、建檔的規章制度等;②施工階段的管理要求在施工中一般需要對施工進(jìn)度、施工質(zhì)量等進(jìn)行檢測,可以在該過(guò)程中加入各項文件材料產(chǎn)生情況的檢查,不僅能夠保障檔案形成的合理性,兩項工作同步進(jìn)行也能提高管理工作的效率;③竣工驗收后的措施項目在施工完畢后,竣工驗收時(shí),也需要將工程檔案的核查編入工作范圍。

　　2.4 引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)

　　社會(huì )在不斷進(jìn)步,各項科學(xué)技術(shù)也在不斷的更新?lián)Q代,現代水利工程項目的檔案管理也需要適應新的社會(huì )形勢,達到使用者的要求而與時(shí)俱進(jìn)的利用新型的管理技術(shù)管理各種檔案資料,更加方便于檔案資料的使用,使之能夠快速的發(fā)揮其基本功能。檔案管理部門(mén)應引進(jìn)先進(jìn)的管理設備,如性能優(yōu)越的電腦,檔案管理系統等,并開(kāi)展各項工作,推行電子文件檔案、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等檔案形式代替傳統的紙質(zhì)檔案形式,逐步實(shí)現檔案管理的電子化、信息化,并能夠更好的開(kāi)展檔案管理工作的監督工作,規范檔案的產(chǎn)生、收集、整理及分類(lèi)等工作,并保持上述工作與電子檔案的一致性,提高檔案的全面性及準確性。

　　2.5 定期組織人員培訓

　　在引進(jìn)先進(jìn)設備的同時(shí),還需要相應的提高人員的技能素質(zhì),便于掌握相關(guān)設備及系統的操作方法,不斷的提高工作效率及質(zhì)量。檔案管理部門(mén)應定期組織人員進(jìn)行相關(guān)培訓活動(dòng),如知識講座、進(jìn)修、外派學(xué)習等活動(dòng)。學(xué)習的內容不僅需要涵蓋檔案管理工作的基本理論、計算機及管理系統的操作技巧、常見(jiàn)問(wèn)題及注意事項,還需要包括英語(yǔ)學(xué)習、檔案管理工作的積極及重要性,不斷將管理人員的知識面擴寬、完善知識結構閉關(guān)提高其在、思想覺(jué)悟,深刻認識到自身工作的意義及作用。

　　3 結束語(yǔ)

　　我國現代社會(huì )的發(fā)展,國家對于公共建設事業(yè)的重視程度逐步加深,建設工程的數量及規模都有了較大的提升。水利工程建設作為其中重要的組成部分,其在建設的各個(gè)階段均會(huì )產(chǎn)生的各種形式的信息資料,其即為水利工程的檔案。其作為水利工程建設、投產(chǎn)使用、今后的管理、日常維護等活動(dòng)的重要依據,對于工程質(zhì)量及后期的安全使用有著(zhù)重要意義,因此進(jìn)行科學(xué)有效的管理措施是十分有必要的。在實(shí)際的管理工作中,管理人員需要全面把握工程的各項要素,如性質(zhì)、規模、人員結構、管理水平、組織形式等,探索出適合實(shí)際工程的檔案管理辦法,提高管理水平,保障建設工程的質(zhì)量、今后的安全使用及日常管理維護,實(shí)現更大的經(jīng)濟效益及社會(huì )效益。

　　參考文獻

　　[1]張艷鈴.淺析水利工程建設項目檔案管理[J].科技情報開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟.2011,21(10):133-135.

　　[2]魏軍霞.加強水利工程檔案管理實(shí)現檔案管理的現代化[J].科技資訊.2009(15):154.

　　作者簡(jiǎn)介:趙光明(1986-),男,漢族,內蒙古赤峰市人,助理工程師,主要從事水利工程項目建設管理,涉水企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等工作。

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