淺談信息化背景下加強高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)思考論文
論文關(guān)鍵詞信息化 高校 教學(xué)檔案
論文摘要文章解釋了高校教學(xué)檔案的涵義，并從理順校院二級管理體系構建科學(xué)管理規章和管理體系、明晰新形勢下教學(xué)檔案的歸檔范圍、提高檔案工作意識、加快推進(jìn)數字化建設實(shí)現信息整合和共享、提高管理人員職業(yè)素質(zhì)五個(gè)方面提出了信息化背景下高校加強教學(xué)檔案管理的措施。
教學(xué)檔案是高校在一系列教學(xué)活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養、科學(xué)研究、社會(huì )服務(wù)功能和開(kāi)展各項活動(dòng)的最直接記錄，是教學(xué)工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實(shí)際辦學(xué)實(shí)力和水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用也是教學(xué)管理工作的重要組成部分。隨著(zhù)高等教育和信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統檔案管理方式已不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代的要求,高校應該結合教學(xué)管理的變化和檔案工作的特點(diǎn)，加快推進(jìn)教學(xué)檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。
一、理順校院二級管理體系，構建科學(xué)的管理規章和管理體系
信息化背景下，高校的教學(xué)檔案管理工作無(wú)論是管理內容還是服務(wù)手段、方式、途徑等都在發(fā)生深刻的變化，都高校應該根據《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，結合本校的管理需要和實(shí)際情況，積極實(shí)施的二級管理,科學(xué)制定檔案管理的規范以及相關(guān)制度，加強業(yè)務(wù)指導。
隨著(zhù)高等教育的擴招，目前很多高校都實(shí)施了二級管理。二級管理環(huán)境下高校檔案館要進(jìn)一步加強統一的業(yè)務(wù)指導，進(jìn)一步理順檔案管理部門(mén)與教務(wù)處等主管部門(mén)在教學(xué)檔案管理各環(huán)節中的關(guān)系與職責，建立以校檔案館為主體、教務(wù)處研究生處等各主管部門(mén)配合的高校教學(xué)檔案資源建設監督管理體制，變教學(xué)檔案的“多頭管理、分散保管”為校檔案館引導下的“集中統一”管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。
隨著(zhù)高等教育管理的規范，產(chǎn)生了大量數字化檔案。在數字化背景下，教學(xué)檔案管理工作的規范和標準尤為重要。特別是一些網(wǎng)站建設和管理標準、檔案管理軟件設計標準、數據庫錄入規范、紙質(zhì)檔案的數字化標準等，使檔案工作有章可循，有規可依，從而實(shí)現對教學(xué)檔案工作各個(gè)環(huán)節的有效管理。
隨著(zhù)高校管理改革，高校的教學(xué)檔案管理也要加強制度建設，建章立制，規范管理。要把教學(xué)檔案管理工作的所有涉及的環(huán)節和人都列入受控對象，特別要保障數字化檔案管理中的信息數據的真實(shí)性、完整性、機密性、安全性、穩定性、可靠性。采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“”威脅，確保檔案的保密和安全。
二、明晰新形勢下教學(xué)檔案的歸檔范圍
教學(xué)工作的復雜性必然決定了教學(xué)檔案的復雜性。教學(xué)檔案不同與其他類(lèi)型的檔案，它具有很強的專(zhuān)業(yè)性、多樣性、系統性、連續性、分散性等特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復雜且重復的實(shí)踐活動(dòng)，其產(chǎn)生于并作用于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節之中。
通常情況下高校的教學(xué)檔案至少要收錄上級主管部門(mén)及本校下（發(fā)）的有關(guān)文件、各學(xué)院年度工作及總結、各類(lèi)教學(xué)基本如教學(xué)大綱、課程簡(jiǎn)介、課程表；教師授課相關(guān)的授課計劃、教學(xué)任務(wù)分配；教學(xué)運行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)建設、教研教改、實(shí)驗實(shí)踐教學(xué)、各類(lèi)考試、成績(jì)及成績(jì)分析、學(xué)籍處理、學(xué)位授予、各項教學(xué)賽事、各種教學(xué)會(huì )議、各種統計報表、各類(lèi)評價(jià)和教學(xué)評估等。
三、借助網(wǎng)絡(luò )等媒體，提高檔案工作意識
檔案意識,是指人們對檔案和檔案工作這一客觀(guān)事物的主觀(guān)映象，是人們對檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認識,對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識[3]。
相對于排課、考試等崗位在教學(xué)運行中的“硬管理”不同，高校中很多教學(xué)管理人員包括很多領(lǐng)導把檔案工作視為“軟任務(wù)”，認為檔案工作不過(guò)是“存存放放”的工作而已。 要樹(shù)立全員檔案意識，全校師生員工要充分認識教學(xué)檔案管理的重要性和必要性。檔案意識更是一種質(zhì)量意識，重視教學(xué)檔案工作也是重視教學(xué)工作的具體體現。
四、加快推進(jìn)教學(xué)檔案數字化建設，實(shí)現信息整合和共享
檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學(xué)檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化形式進(jìn)行存儲，以網(wǎng)絡(luò )化的形式互相連接，并利用計算機系統進(jìn)行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)機檢索和閱讀，實(shí)現資源共享[4]。
數字化教學(xué)檔案建立起來(lái)以后，可以便捷實(shí)現文字、聲音、影像等多種媒體信息的存儲和傳遞，并且信息存儲容量大，用戶(hù)通過(guò)數據庫、檢索軟件等技術(shù)，借助某些關(guān)鍵詞，便捷實(shí)現檢索瀏覽，大大方便了用戶(hù)檢索，提高了檢索效率，可以足不出戶(hù)地遠程訪(fǎng)問(wèn)檔案材料,網(wǎng)上下載檔案信息,或遠距離、高速度的傳輸，真正實(shí)現了信息資源的共享，大大提高教學(xué)檔案的利用率。
五、提高管理人員職業(yè)素質(zhì)
信息化背景下，教學(xué)檔案管理人員除了要有很強的檔案意識和高度的責任心，還要有一定的檔案知識和處理技能，要有基本的檔案價(jià)值判斷能力。要加強教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養，提供條件讓教學(xué)檔案管理人員有機會(huì )去參加各種業(yè)務(wù)培訓,學(xué)習掌握檔案專(zhuān)業(yè)理論與知識,檔案工作的方針、政策、標準、辦法，學(xué)習計算機使用技能。
教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。高校要研究教學(xué)檔案管理創(chuàng )新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和規范性，更好地為提高高校教育教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。
參考文獻：
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