水務(wù)檔案庫存管理研究論文
水務(wù)工程檔案產(chǎn)生于水務(wù)工程項目的建設、施工、監理三方，指的是水務(wù)工程建設項目從策劃、實(shí)施、完成到試運行的全過(guò)程中形成的應歸檔保存的文件，主要包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的全部文件材料。水務(wù)工程檔案是水務(wù)工程項目進(jìn)行稽查、審計、質(zhì)量評定、監督的依據，事故原因分析、責任認定的證據，竣工驗收、決算的條件以及建成后運行、管理、改進(jìn)、維修的憑證。水務(wù)工程檔案和工程項目實(shí)體保持一致，記錄了工程項目建設的全過(guò)程，在工程項目質(zhì)量終身責任制的條件下，它承擔著(zhù)不可替代的特殊作用。隨著(zhù)我國經(jīng)濟實(shí)力的飛躍增長(cháng)，水務(wù)行業(yè)得到了蓬勃發(fā)展。水務(wù)工程建設項目的增多使水務(wù)工程檔案庫存量日益增大，庫房壓力也越來(lái)越大。如何有效地解決水務(wù)工程檔案庫房的有限空間和日益增長(cháng)的檔案數量之間的矛盾是水務(wù)工程和檔案管理部門(mén)的共同需求。在此針對當前筆者所在單位水務(wù)工程檔案庫存管理存在的問(wèn)題，提出如下方法解決。
第一，健全水務(wù)工程檔案歸檔制度，制定行業(yè)標準，統一歸檔目錄和組卷格式。水務(wù)工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發(fā)點(diǎn)都是以“我”利用、保障為主，因此對于建設管理方而言，收集上來(lái)的施工、監理方的工程資料肯定會(huì )出現重復的現象，如合同文件、工程監理、施工招投標資料、施工過(guò)程中的工程質(zhì)量和事故處理記錄等。因此，應根據實(shí)際情況，制定滿(mǎn)足自身需求的行業(yè)標準，給施工、監理方標準化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數量的水務(wù)工程檔案的入庫。
第二，根據“誰(shuí)建設、誰(shuí)存檔”原則，實(shí)行建設、存檔二合一責任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔著(zhù)局機關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔著(zhù)水務(wù)系統局屬事業(yè)單位重大項目、專(zhuān)項資金項目檔案存放的任務(wù)。局系統一共有17個(gè)局屬事業(yè)單位，目前基本每一個(gè)局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設項目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿(mǎn)足現實(shí)需要的主要原因。對于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機關(guān)人員查閱、利用機率很小，只需要建設單位保存參建三方的資料，在一定程度上會(huì )大大減少局機關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫數量。
第三，大力開(kāi)展水務(wù)工程檔案電子數字化建設。局屬事業(yè)單位的大多數水務(wù)工程項目屬于市重大項目，按照要求工程竣工后，建設管理方需要將參建三方的水務(wù)工程檔案原件移交市檔案館。因為原件移交進(jìn)館后，在建設管理方保存的都是一些復印件，紙質(zhì)復印件和光盤(pán)打印件的法律效力是一樣的，因此對于一些需要移交市檔案館的水務(wù)工程檔案全面實(shí)行數字化，刻錄光盤(pán)保存完全可以滿(mǎn)足本單位的利用需求。水務(wù)工程檔案電子數字化可以大大減少檔案庫房的庫存空間，一般情況下，一個(gè)水務(wù)工程檔案都有幾百卷的紙質(zhì)檔案，將檔案信息轉化為電子數據后，成百上千卷的工程檔案只需用一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)便可以輕松保存。
第四，豐富水務(wù)工程檔案的信息檢索內容，建立目錄中心，使其能夠滿(mǎn)足不同人群、不同機構對檔案資源的利用需求。健全水務(wù)工程檔案信息檢索內容，增加工程檔案參建三方的內容信息、工程竣工時(shí)間、檔案保管單位等，制作局屬事業(yè)單位和市檔案館內所有水務(wù)工程檔案的目錄，不僅可以釋放局機關(guān)檔案庫房的庫存空間，還為檔案利用者提供最大的方便，發(fā)揮水務(wù)工程檔案的最大價(jià)值。
第五，培養和造就一支高素質(zhì)、穩定的檔案鑒定人才隊伍。檔案管理員要加強自身專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習，不斷提高檔案鑒定能力。在水務(wù)工程檔案收集階段，檔案管理員就要對檔案進(jìn)行鑒定，對于不屬于工程檔案歸檔范圍的文件材料要嚴禁歸檔；在水務(wù)工程檔案管理工作過(guò)程中，對于一些已經(jīng)沒(méi)有檢索需求、保管價(jià)值或者不完整的工程檔案，檔案管理員通過(guò)鑒定后，及時(shí)將已經(jīng)失去檔案價(jià)值的水務(wù)工程檔案銷(xiāo)毀。如果確實(shí)不能銷(xiāo)毀，可以將失去檔案價(jià)值的水務(wù)工程檔案及時(shí)清理、轉移，將它們存放到保管成本相對較低的庫房，給未來(lái)的水務(wù)工程檔案預留一定的庫存空間，以滿(mǎn)足水務(wù)工程建設的需要。
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