關(guān)于電子檔案安全管理與風(fēng)險防范的論文
【摘要】隨著(zhù)計算機時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)也在快速進(jìn)步，電子檔案的應用變得越來(lái)越廣泛。它不僅僅給人們的生活帶來(lái)了方便，還大大提高了工作和生活效率，便捷化程度越來(lái)越高。但是，電子檔案也會(huì )帶來(lái)一些風(fēng)險和不安全因素。所以，加強電子檔案安全管理和風(fēng)險防范迫不及待。
【關(guān)鍵詞】電子檔案；安全管理；風(fēng)險防范
電子檔案是通過(guò)計算機磁盤(pán)進(jìn)行存儲，相互關(guān)聯(lián)的各種電子檔案文件的集合。主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)，通過(guò)文字、數字、圖表、圖畫(huà)的形式表達出來(lái)的一種真實(shí)信息，這些信息既可以存儲在以上的介質(zhì)中，還可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò )空間。電子檔案具備一些眾人皆知的便捷，如信息存儲的高密度、多種信息媒體的繼承、信息與載體可以分離等。那么電子檔案在具備較大優(yōu)勢的同時(shí)也會(huì )出現一些風(fēng)險。所以，加強電子檔案安全管理與風(fēng)險防范研究很有必要。
一、電子檔案的安全管理
由于電子檔案存在著(zhù)一定風(fēng)險因素，所以，加強安全管理很有必要。主要可以通過(guò)人員監管、嚴格制度、技術(shù)措施、人才培養、政府監管等幾個(gè)方面加強管理。（一）具體人員監管。電子檔案存在著(zhù)高度保密性，需要具體人員專(zhuān)門(mén)對電子檔案進(jìn)行負責和監管，對保存的相關(guān)文字、圖表、數據和圖像等需要一個(gè)有經(jīng)驗、有知識、有責任心的專(zhuān)人負責此項工作，做到精益求精。要對工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓，使他們能夠用專(zhuān)業(yè)知識加強安全管理，強化責任監督，把電子檔案的安全性通過(guò)專(zhuān)業(yè)技能加以提升。除了有專(zhuān)業(yè)人員負責這項工作外，還需要有專(zhuān)門(mén)人員加強網(wǎng)絡(luò )監管，隨時(shí)對網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行安全管理，通過(guò)技術(shù)防備進(jìn)行監督和處理。（二）落實(shí)嚴格的保護制度。有了專(zhuān)門(mén)的人員負責之外，還需要嚴格的制度加以落實(shí)。從制度上要對檔案的真實(shí)性、完整性、保密性加以落實(shí)，對于那些需要經(jīng)過(guò)處理的電子檔案應該加強技術(shù)完善，以確保電子檔案的準確性。同時(shí)還要保證電子檔案是否與紙質(zhì)版文本的內容相一致，是否完成最終稿本，以及是否有病毒存在，是否已經(jīng)保存完整等等，這些都需要嚴格的執行與落實(shí)。對所有的歸檔落實(shí)保護制度，對于轉換硬件和軟件的時(shí)候要轉換打開(kāi)格式，防止信息失效，在發(fā)生安全隱患存在時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全處理，進(jìn)行修復或者拷貝。（三）技術(shù)措施的處理。技術(shù)措施的處理需要專(zhuān)門(mén)精通計算機網(wǎng)絡(luò )使用的人來(lái)操作和處理，當遇到一些技術(shù)性難題時(shí)，需要對電子檔案的真實(shí)性、保密性、安全性進(jìn)行技術(shù)處理。當電子檔案需要變更載體時(shí)，需要做好防護措施，對每份電子檔案做好修改、刪除、保存的措施，以密碼形式進(jìn)行保存。（四）專(zhuān)業(yè)人員培訓和政府監管。定期對專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行培訓，及時(shí)更新計算機網(wǎng)絡(luò )新的知識，用最新知識武裝自己，在遇到電子檔案處理時(shí)，能夠用新的知識及時(shí)處理，以保證信息的安全性和真實(shí)性。政府作為社會(huì )監管者，有責任把網(wǎng)絡(luò )監管到位，解決和打擊網(wǎng)絡(luò )犯罪。當然，加強電子檔案安全管理的措施不止這些，只有把以上措施落實(shí)得當就基本可以保障電子檔案的安全性和真實(shí)性。
二、電子檔案的風(fēng)險防范
電子檔案的風(fēng)險是多方面的，必須采取牢固的風(fēng)險防范措施，加強網(wǎng)絡(luò )監管，這也是做好電子檔案工作的必備要求。主要可以從以下幾個(gè)方面入手，加強風(fēng)險防范。（一）實(shí)施規范化管理。規范化管理首先對人的管理，因為電子檔案從建立到流轉到存儲甚至銷(xiāo)毀都是人在操作，所以加強人的職業(yè)素質(zhì)培訓很重要。其次，應對整個(gè)內部流程進(jìn)行規范化管理，每一個(gè)環(huán)節都應該高度重視，防范風(fēng)險應該從每個(gè)環(huán)節開(kāi)始防范。加強內部管理顯得很重要。確保電子檔案的形成、鑒定、銷(xiāo)毀整個(gè)流程的把握，保障工作的連續。（二）技術(shù)措施處理。電子檔案進(jìn)行安全處理需要高端技術(shù)措施，這是風(fēng)險防范的必用手段，這些常用的技術(shù)措施有數據加密處理、網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)、病毒防護技術(shù)、身份認證技術(shù)和病毒修復以及防火墻等。所以，計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的前沿知識必須讓責任人員學(xué)習和理解透徹，各種規范應該讓操作人員靈活掌握，在遇到各種技術(shù)問(wèn)題時(shí)還得加強學(xué)習或者資料的查閱，保障電子檔案信息的真實(shí)性、準確性、連續性。（三）風(fēng)險處理。當風(fēng)險即將發(fā)生之時(shí)，應該立即通過(guò)一定的技術(shù)處理把風(fēng)險進(jìn)行攔截或者解除。這就需要采取預期措施在即將出現時(shí)立刻處理，進(jìn)行事先控制，防止風(fēng)險的繼續惡化和蔓延。當風(fēng)險已經(jīng)發(fā)生后，應該立即通過(guò)技術(shù)手段把風(fēng)險帶來(lái)的損失降至最低。所以，對風(fēng)險的處理對于防范風(fēng)險來(lái)說(shuō)也非常重要，要做到識別風(fēng)險、回避風(fēng)險、轉移風(fēng)險、分散風(fēng)險、控制風(fēng)險等每個(gè)步驟。（四）相關(guān)法規的完善。形成一個(gè)健全的法規體系，依法防范和控制風(fēng)險是完善電子檔案工作的必要前提。雖然電子文件歸檔與管理的相關(guān)規范已經(jīng)在實(shí)施，但是，電子檔案的效率化、規范化還是應該加強與改善。電子檔案的安全管理與風(fēng)險防范是各位電子檔案工作人員理應具備的基礎知識，只有強化理論與實(shí)踐規范化、實(shí)踐化、效率化，才可以滿(mǎn)足在信息技術(shù)高速發(fā)展下的各項需求。
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