高校人事檔案管理問(wèn)題與對策論文
高校人事檔案是組織、人事管理部門(mén)或其他有關(guān)部門(mén)在培養、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認可的，并記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷和德才表現等，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的文件材料。隨著(zhù)我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展以及教育體制改革的逐步深化，原有的人事檔案管理模式已不能適應新形勢發(fā)展的需求，許多弊端日益顯現出來(lái)，嚴重影響了人事檔案管理的科學(xué)建設和合理使用，在一定程度上制約了高校的健康發(fā)展，因此，高校人事檔案管理工作顯得更為重要[1]。本文著(zhù)重對高校人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對策進(jìn)行分析。
1高校人事檔案管理的重要性
高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，是高校人才隊伍建設的重要基礎工作，是高�！爸�、用人”的重要依據，是人事工作中必不可少的核心部分。高校人事檔案在高校的發(fā)展、科學(xué)的管理等各項管理工作中發(fā)揮著(zhù)極其重要的作用，肩負著(zhù)為學(xué)校的機構改革、人事制度改革、人才開(kāi)發(fā)提供超前性、參考性人事信息的重大責任，為每個(gè)教職工的檔案工資記載、人員出國(出境)政審、職稱(chēng)評定、干部任免、新黨員的發(fā)展等提供全方位的服務(wù)[2]。
2高校人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題
2.1檔案材料內容有誤且不完整
高校人事檔案中很多的內容都是本人或有關(guān)人員手工填寫(xiě)的，包括出生年月、畢業(yè)時(shí)間、工作年齡、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷、獎懲情況等。當前發(fā)現一個(gè)很突出的問(wèn)題是檔案材料的準確性和完整性都難以保證[2]。在很多檔案中都有不少的內容前后是不一致的，且錯誤較多，比如：僅僅是出生年月在個(gè)人填寫(xiě)的檔案中就多次出現不一致情況，工作經(jīng)歷、任職時(shí)間及工資額等方面也常有出入，這都會(huì )給管理人員的工作帶來(lái)諸多不便。同時(shí)，人事檔案中側重于記載和反映個(gè)人的社會(huì )經(jīng)歷、政治面貌、思想表現等方面的內容，對反映個(gè)人知識結構、能力特點(diǎn)、工作實(shí)績(jì)的材料收集過(guò)少，基本上是靜態(tài)的、固定的，不能反映出即時(shí)信息。普遍存在著(zhù)管理模式雷同，管理形式單一，檔案內容不完整，不能客觀(guān)反映一個(gè)人的近況和全貌，不能為單位用才選能提供人才信息保障。
2.2檔案管理人員重視程度與本身素質(zhì)不高
檔案管理的水平高低、質(zhì)量?jì)?yōu)劣與檔案管理人員重視檔案的程度及其本身的政治思想和業(yè)務(wù)水平有密切關(guān)系。檔案管理隊伍對檔案管理的認識不夠到位，重視程度不高�！罢f(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”是時(shí)下人們對于人事檔案的形象描述，“人事檔案無(wú)用論”正在流行。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展、人才流動(dòng)頻率的加快，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì )人”，許多人把檔案轉到人才中心后不聞不問(wèn)，有的干脆懷揣檔案四處奔波[3]。有些高校在招聘人才時(shí)，只注重實(shí)在表現，覺(jué)得人事檔案并不是十分重要的；同時(shí)，檔案管理人員的知識結構不合理，專(zhuān)業(yè)管理和計算機水平普遍不高，影響了檔案管理的整體質(zhì)量，給高校人事檔案管理工作造成了較大的影響，很多檔案管理工作人員不能正確認識到這一工作的重要性。
2.3檔案材料信息失真
作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品行業(yè)績(jì)等內容的人事檔案，是一個(gè)人身份的象征，是單位和組織全面了解、正確評價(jià)一個(gè)人的依據。而在當今的很多人事檔案材料中，所出現的假檔案實(shí)屬讓人觸目驚心。也許是因為其關(guān)系到個(gè)人職務(wù)、職稱(chēng)的晉升、工資待遇、福利等切身利益，大量假材料、不實(shí)信息在其人事檔案中出現，使“工齡越來(lái)越早，年齡越來(lái)越小，文憑越來(lái)越高，資歷越來(lái)越老”這一情況在當今社會(huì )成為一種普遍現象。同時(shí)，由于人才流動(dòng)的加劇，許多學(xué)校的人事和畢業(yè)生就業(yè)部門(mén)為了省事，不管不重視檔案保密的原則，讓流動(dòng)人員和畢業(yè)生將檔案自帶于身，導致檔案亂放、亂涂改、遺失等現象屢見(jiàn)不鮮，使檔案失去了原有的真實(shí)度。
2.4材料整理收集不及時(shí)、不規范
許多高校普遍存在對人事檔案歸檔內容、管理范圍缺乏認識，對應歸檔的材料，不及時(shí)送交檔案部門(mén)管理，造成人事檔案歸檔不全，不僅違反管理規定，也給利用工作埋下隱患。同時(shí)，人事檔案的整理是一項細致性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。通過(guò)整理使得每一個(gè)檔案達到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的。但有許多高校在這方面做得非常欠缺，沒(méi)有按要求的格式進(jìn)行分類(lèi)處理，甚至有些不將個(gè)人材料歸檔成冊，導致材料混雜，凌亂不堪，給人事檔案管理利用帶來(lái)了諸多不便。此外，檔案的經(jīng)常性變動(dòng)，不規范的管理體制，使管理工作常常處于被動(dòng)，不利于檔案的提供利用。
2.5檔案遺棄現象嚴重
棄檔主要有四類(lèi)群體：在職攻讀學(xué)位人員、學(xué)科學(xué)術(shù)骨干、出國進(jìn)修人員和個(gè)體創(chuàng )業(yè)者。[4]許多高校的教職員工為了可以自由在崗位上流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位，往往放棄檔案，人走了，檔案卻留在原單位，在此種情況下，人事檔案似乎變得可有可無(wú)。本來(lái)寄存或托管人事檔案，是要辦理有關(guān)手續，而且還要繳納一定的費用，但很多人為了省錢(qián)省事，使得棄檔現象嚴重。
2.6人事檔案管理方式落后
隨著(zhù)信息化技術(shù)的日益發(fā)展以及計算機技術(shù)的成熟，電子檔案的管理已逐漸成為檔案管理工作的主要手段。但有些高校的檔案管理工作較為落后，仍處于手工操作階段，不僅工作速度慢，而且檔案的利用效率也低，給查閱及歸檔工作帶來(lái)一定的困難。
3完善高校人事檔案管理工作的幾個(gè)對策
人事檔案是組織、人事部門(mén)和其他部門(mén)考察、任用干部的重要依據，所以人事檔案管理工作對于整個(gè)社會(huì )政治和經(jīng)濟的發(fā)展都有極為重要的意義，但是現實(shí)的人事檔案管理觀(guān)念、體制、模式、方法等已不能完全適應現代社會(huì )所面臨的新情況、新問(wèn)題。高校人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，是高校干部人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作，直接關(guān)系到高校組織決策和干部本人的切身利益。目前的高校人事檔案管理工作同樣存在管理方法陳舊、管理手段落后等問(wèn)題，因此對其出現的問(wèn)題，我們要探索一些適應現代高校發(fā)展的人事檔案管理對策，完善高校人事檔案管理工作，為學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展提供信息、引導服務(wù)作用。
3.1加強對檔案管理的重要性認識
首先，在思想上提升對高校人事檔案管理工作的重要程度，切實(shí)認識到人事檔案管理的重要性，與相關(guān)部門(mén)取得通力合作，采取有效措施對各項資源進(jìn)行整合，加強監督檢查；其次，領(lǐng)導者也要加強對管理工作的重視程度，把人事檔案管理工作納入重點(diǎn)規劃之中；再者，不斷改善檔案保管條件，努力使全體成員參與到建檔、管檔、用檔中，確保人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3.2提高人事檔案管理人員的素質(zhì)
人事檔案管理工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性較強的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，為了保障高校人事檔案管理的科學(xué)運作，需要一支符合要求的專(zhuān)業(yè)人才隊伍做支撐。這就需要高校建立科學(xué)合理的檔案人才培養體系，加強人事檔案管理工作隊伍建設，選擇作風(fēng)正派、責任心強的人員，注意對他們的教育培養，定期組織培訓業(yè)務(wù)知識，掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，提高檔案管理的技術(shù)水平。此外，管檔人員要改變以往“一心管檔，兩耳不聞天下事”的狀況，要成為國家人事人才政策的行家里手，了解當前高校各類(lèi)人才流動(dòng)規律，了解組織人事部門(mén)的現實(shí)需要，自覺(jué)樹(shù)立服務(wù)意識和主動(dòng)精神，及時(shí)預測人事檔案工作中的新問(wèn)題，積極為單位人事人才工作的發(fā)展提供信息支持。
3.3完善管理制度，實(shí)現規范化管理
建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度，其一，使收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等各個(gè)工作環(huán)節制度化、規范化；其二，根據新形勢、新情況、新任務(wù)，及時(shí)建立健全更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，逐步實(shí)現人事檔案管理有法可依、有章可循、有條有理、有序發(fā)展。制訂、健全高校人事檔案管理實(shí)施細則，健全人事檔案保管制度，使用權限制度，收集和歸檔制度，收集歸檔范圍，人事檔案材料鑒別的規定，人事檔案檢查核對和統計的要求，人事檔案轉遞的規定，人事檔案查閱的規定，人事檔案保管、保密的規定等，逐步實(shí)現規范化管理。
3.4加強對檔案材料真實(shí)性、及時(shí)性的監督檢查
建立主動(dòng)送交干部檔案材料歸檔的工作制度及成立專(zhuān)門(mén)檢查歸檔材料真實(shí)性的人員。人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握人事檔案材料信息，并建立聯(lián)系制度，及時(shí)收集、催繳材料，定期對檔案材料進(jìn)行鑒定檢查，發(fā)現不符合歸檔要求的歸檔材料及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補交材料或補辦手續，及時(shí)剔出無(wú)保存價(jià)值的材料。
3.5采用現代化的管理方法，實(shí)現信息化、數字化建設
現代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，學(xué)科之間的交叉與互相滲透，使越來(lái)越多的新技術(shù)如電子計算機、微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、通訊技術(shù)等陸續應用于檔案管理工作的各個(gè)方面，原來(lái)的那種傳統的檔案管理服務(wù)方式，專(zhuān)業(yè)知識與技能已不能適應要求，這就要求信息時(shí)代的檔案工作者必須加緊“充電”，盡快掌握新知識、新技術(shù)，采用現代化的管理方式，開(kāi)發(fā)利用信息、數字，推進(jìn)信息化、數字化管理，將計算機等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)及成熟的人事管理軟件運用到人事檔案管理工作中，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效果，使檔案信息化、數字化建設具有生機和活力，使人事檔案更好地為學(xué)校的各項工作提供快捷服務(wù)和有力的信息。
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