大數據背景下科研檔案管理變革探討論文

　　隨著(zhù)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等現代信息技術(shù)的高速發(fā)展，各類(lèi)信息數據正在以前所未有的速度增長(cháng)，大數據時(shí)代正在到來(lái)并深刻影響到社會(huì )的方方面面。近年來(lái)，各國政府、學(xué)界和企業(yè)都已開(kāi)始高度關(guān)注大數據技術(shù)的應用和研究，我國政府也深刻意識到大數據的巨大作用。2015年8月31日，國務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數據發(fā)展行動(dòng)綱要》，2015年黨的十八屆五中全會(huì )通過(guò)的“十三五”規劃提出“實(shí)施國家大數據戰略，推進(jìn)數據資源開(kāi)放共享”，大數據戰略已經(jīng)逐步上升為國家意志和行為�？梢灶A見(jiàn)的是，在不久的將來(lái)，大數據的研究和應用將涵蓋經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域，成為新興驅動(dòng)力。毫無(wú)疑問(wèn)，大數據時(shí)代下科研創(chuàng )新活動(dòng)將更加日新月異，在此背景下科研檔案的規模和類(lèi)型也將發(fā)生深刻變化，進(jìn)而對傳統的科研檔案管理工作造成巨大挑戰，但同時(shí)也給科研檔案管理創(chuàng )新帶來(lái)重要機遇。為此，深入思考和研究大數據背景下如何推進(jìn)科研檔案管理變革，以適應大數據時(shí)代的發(fā)展要求，更好地發(fā)揮科研檔案的功能作用是當下檔案人面對的一項前瞻性課題。

　　一、大數據背景下科研檔案及其特征

　　在大數據背景下，隨著(zhù)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、社交新媒體、電子商務(wù)等的迅猛發(fā)展，科研檔案數字化建設全面推進(jìn)，作為科研創(chuàng )新活動(dòng)真實(shí)記錄的科研檔案也初步具備了大數據特征。

　　1.科研檔案數據規模巨大，增長(cháng)迅速。當前，科研檔案數據資源正呈現爆炸性增長(cháng)，這主要源于“增量科研檔案電子化和存量科研檔案數字化”兩個(gè)原因。一方面，隨著(zhù)信息化的推進(jìn)，特別是OA辦公及各種信息管理軟件的廣泛應用，大量的科研檔案歸檔方式由傳統的紙質(zhì)歸檔轉變?yōu)榧堎|(zhì)電子雙軌歸檔制；另一方面，通過(guò)掃描、翻拍紙質(zhì)科研檔案、照片等新興技術(shù)，館藏科研檔案數字化進(jìn)程正如火如荼地推進(jìn)著(zhù)。目前，科研檔案數據資源呈幾何速度增長(cháng)，科研檔案大數據在逐步形成之中。

　　2.科研檔案數據種類(lèi)繁雜，多元異構。在大數據背景下，隨著(zhù)數據采集、存儲和挖掘技術(shù)的不斷發(fā)展，科研檔案資源將廣泛地存在于不同的信息系統中，呈現出結構化、半結構化和非結構化數據相融合的發(fā)展態(tài)勢。從總體上看，有以下幾大類(lèi)科研檔案數據。第一類(lèi)是科研文書(shū)檔案，主要指的是各種有關(guān)科研活動(dòng)的政策、法規、通知等文件材料；第二類(lèi)是科研項目檔案，主要指的是科學(xué)技術(shù)研究人員在基礎理論研究、技術(shù)研究、應用研究和軟科學(xué)研究等方面的具體科學(xué)研究檔案；第三類(lèi)是科研成果檔案，主要指的是科研活動(dòng)中形成，作為科研成果上報，具有保存價(jià)值的各種載體的材料歸檔后形成的檔案材料；第四類(lèi)是科研人員檔案，主要指的是從事科研活動(dòng)的科研人員自身有關(guān)材料，主要包括學(xué)術(shù)背景、研究方向、科研項目、研究成果、科研獲獎等相關(guān)檔案�；�于這四類(lèi)科研檔案形成的大數據具有明顯的異構性，對數據處理能力提出了更高的要求。

　　3.科研檔案數據潛在價(jià)值大，但開(kāi)發(fā)利用率低。作為國家和社會(huì )精心保存的歷史記錄，科研檔案是一種最正式、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源，其中蘊藏著(zhù)巨大的潛在價(jià)值。但是，長(cháng)期以來(lái)，科研檔案數據管理水平有限，重保存輕利用，總體開(kāi)發(fā)利用水平很低，造成巨大的數據資源浪費。原發(fā)改委副主任張曉強表示，我國科技成果轉化率僅為10%，遠低于發(fā)達國家40%的水平[1]。這樣低的轉化率與大多數科研成果進(jìn)入了檔案室（館）作為檔案保存起來(lái)，成為“獨享”的內部資料有一定的關(guān)系。這種落后的管理模式容易導致信息不對稱(chēng)局面：一方面企業(yè)對先進(jìn)科研成果的需要十分迫切；另一方面大量科研成果被“鎖”在檔案柜里，無(wú)人知曉�？蒲性核鶛n案館承擔的服務(wù)社會(huì )的責任根本無(wú)法體現，科研檔案信息共享利用不容樂(lè )觀(guān)。2014年，中辦、國辦發(fā)布《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》，對檔案工作的新要求：利用檔案，服務(wù)民生，服務(wù)群眾。在大數據背景下，對海量的科研檔案數據進(jìn)行高效地開(kāi)發(fā)、為資政參考、服務(wù)企業(yè)、造福民生提供更加多元化、個(gè)性化的服務(wù)，已經(jīng)成為擺在檔案人面前的全新課題。

　　二、大數據背景下科研檔案管理變革

　　大數據時(shí)代，數據已經(jīng)成為重要的戰略性資源，正在對社會(huì )管理的思維方式、管理行為、決策模式等各個(gè)環(huán)節產(chǎn)生不可思議的影響，同樣，對于科研檔案管理形成的沖擊和挑戰自然也不言而喻。

　　1.收集。推進(jìn)科研檔案大數據化。在大數據時(shí)代，要樹(shù)立大數據理念，積極推進(jìn)科研檔案數字化向科研檔案大數據化轉型，積極建設科研檔案大數據這一核心資產(chǎn)。第一，要樹(shù)立科研檔案大數據理念，普及科研大（泛）檔案觀(guān)和科研檔案大服務(wù)觀(guān)。一方面，樹(shù)立科研大（泛）檔案觀(guān)，即將科學(xué)研究創(chuàng )新活動(dòng)中一切具有保存價(jià)值的文件、數據、視頻和實(shí)物等都視為科研檔案，并經(jīng)過(guò)加工處理成為科研檔案數據；另一方面，普及科研檔案大服務(wù)，即科研檔案管理的理念由傳統的“保藏”為主要目的轉變?yōu)橐浴袄�用”為主要目的，從資料管理收藏轉變?yōu)榭萍贾�識的管理和服務(wù)，形成大數據背景下科研檔案大服務(wù)新格局。

　　第二，要加強科研檔案數據立法。國家主管部門(mén)應將科研檔案數據開(kāi)發(fā)和利用作為國家推進(jìn)大數據發(fā)展戰略一部分，盡快制定和實(shí)施有關(guān)大數據的法律法規，通過(guò)法律手段和行政手段，先強制、后自覺(jué)地逐步?jīng)_破部門(mén)、行業(yè)、領(lǐng)域、學(xué)科、專(zhuān)業(yè)之間的藩籬和壁壘，不斷規范和推動(dòng)科研檔案大數據的建設、開(kāi)放、共享與利用。同時(shí)要充分考慮到知識產(chǎn)權、數據安全、隱私保護等有關(guān)問(wèn)題，為科研檔案大數據的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng )造良好的法律和社會(huì )環(huán)境。

　　第三，要積極擴充科研檔案的數據類(lèi)別和總量。繼續落實(shí)科研檔案“存量數字化，增量電子化”要求，健全完善科研文書(shū)檔案數據庫、科研項目檔案數據庫、科研成果檔案數據庫、科研人員檔案數據庫，推進(jìn)科研檔案管理由傳統紙質(zhì)館藏模式向現代數據存儲模式轉變，推動(dòng)科研檔案數字化向科研檔案大數據化轉型。

　　2.管理。建立科研檔案大數據平臺。在云計算、物聯(lián)網(wǎng)與大數據的背景下，各類(lèi)相關(guān)科研檔案數據得以有效存儲、整合、共享、利用和分析，從而形成一個(gè)包含大數據處理系統、新型知識服務(wù)模式、智能決策支持系統等在內的科研檔案大數據平臺，這一平臺能夠為科研檔案管理提供全流程、動(dòng)態(tài)化管理和服務(wù)，科研人員可以處理和共享海量的科研數據，社會(huì )公眾可以獲取有關(guān)科研活動(dòng)信息和知識，科研管理者也可以動(dòng)態(tài)跟蹤監管科研活動(dòng)的全過(guò)程�？蒲袡n案管理大數據平臺的建立，是一項系統工程，涉及技術(shù)實(shí)施、數據標準、共享機制、數據安全、產(chǎn)權保護、管理制度等一系列問(wèn)題，而數據標準、共享機制和數據安全是其中尤為重要的三個(gè)問(wèn)題。

　　第一，建立統一的科研檔案數據標準體系。當前，由于科研檔案數據本身種類(lèi)繁雜，結構多元，再加上科研檔案數據化缺乏全局性的統籌規劃和監督管理，并且科研檔案本身具有保密性和科研人員共享意愿的不足，導致了不同科研機構在研發(fā)或引進(jìn)科研檔案管理系統時(shí)各自為政，所使用的數據庫、程序開(kāi)發(fā)語(yǔ)言、檔案數據行業(yè)標準和檔案軟件支撐平臺都各不相同，科研檔案管理軟件的通用性較差，從而形成了大量的“數據孤島”，為科研檔案數據共享埋下了重大隱患。因此，要建設科研檔案大數據平臺，當務(wù)之急要建立一個(gè)統一的行業(yè)標準體系�？梢詮目蒲袡n案數據的采集標準、科研檔案數據加工標準、科研檔案數據安全標準、科研檔案數據化技術(shù)標準等方面入手，針對當前的科研管理需求和科研檔案開(kāi)發(fā)利用需求加以補充完善，形成一個(gè)各級科研檔案部門(mén)可以共享的統一的標準體系和有效的區域共享平臺，從而更好地推進(jìn)各類(lèi)科研檔案數據的共享利用。

　　第二，構建科研檔案協(xié)同聯(lián)動(dòng)共享機制。一方面，轉變傳統單一的科研檔案管理模式為科研項目組、科研管理部門(mén)、檔案館“三位一體”的科研檔案協(xié)同管理新模式�？蒲袡n案的協(xié)同管理，就是對科研檔案的管理要素、管理結構、管理職能及其內在聯(lián)系進(jìn)行創(chuàng )造性的整合重構，實(shí)現科研檔案管理各要素的最優(yōu)配置和整體部署，形成“三位一體，統一規范，各司其職，資源共享，相互促進(jìn)，協(xié)同高效”的科研檔案協(xié)同管理模式，從而對科研檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用全過(guò)程進(jìn)行有效的管理和控制[2]。另一方面，運用大數據技術(shù)，通過(guò)對全方位、多結構化的實(shí)時(shí)科研檔案數據和歷史科研檔案數據，特別是隱藏于表象數據之后行為特征數據的在線(xiàn)收集和實(shí)時(shí)分析，為科研人員及科研管理者進(jìn)行全局性的管理及決策提供支持。

　　第三，維護科研檔案大數據平臺的數據安全。首先，要建立統一的科研檔案數據安全標準，建立嚴格的針對科研檔案管理的分級保密制度，有重點(diǎn)、有區分地對部分涉及機密級重要科研成果的檔案，嚴格限制其傳播范圍，確保其安全性和保密性。其次，要建立科研檔案大數據平臺數據安全制度，防止出現非法傳播、盜用等侵權行為，注明各類(lèi)檔案的保密級別和相應的使用范圍。最后，不斷提高科研檔案大數據平臺安全技術(shù)水平，嚴格定期維護和升級，確�？蒲袡n案數據不受非法侵犯、攻擊和泄露，切實(shí)維護科研檔案大數據平臺的數據安全[3]。

　　3.利用�？蒲袡n案服務(wù)智能化。大數據時(shí)代是信息社會(huì )發(fā)展的更高階段，科學(xué)研究創(chuàng )新活動(dòng)的方式也將發(fā)生翻天覆地的變化。大數據時(shí)代背景下，傳統的科研檔案服務(wù)方式已不能適應時(shí)代的新要求，而是要基于科研檔案大數據平臺大力推動(dòng)科研檔案服務(wù)智能化。

　　第一，科研推送精準化。大數據技術(shù)可以幫助人們從海量的科研檔案數據中發(fā)現科學(xué)研究活動(dòng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，尋找到科學(xué)研究活動(dòng)的基本規律和發(fā)展走向，還可以通過(guò)個(gè)人移動(dòng)終端或社交媒體，收集、儲存、整理、分析科研項目和科研人員的有關(guān)信息，甚至可以關(guān)注每個(gè)科研項目的進(jìn)展程度和每一個(gè)科研人員的態(tài)度、能力和思維方式，從而幫助管理者及時(shí)、準確地為科研人員提供所需要的各種資源、指導和幫助，使科研檔案管理服務(wù)真正實(shí)現個(gè)性化的精準推送服務(wù)。

　　第二，科研選題科學(xué)化。運用大數據技術(shù)，可以對科研檔案大數據進(jìn)行深入挖掘和研究，從而推進(jìn)科研選題更加科學(xué)化、合理化。一方面，大數據技術(shù)可以幫助挖掘出社會(huì )對科學(xué)技術(shù)的實(shí)際需求情況，使得科研選題更加具有針對性、科學(xué)化和合理化；另一方面，大數據技術(shù)通過(guò)數據共享可以協(xié)助科研機構與社會(huì )企事業(yè)單位開(kāi)展聯(lián)合選題和開(kāi)展科研工作，使不同實(shí)體能夠聯(lián)合起來(lái)共享資源、共同發(fā)展。

　　第三，科研成果轉化及時(shí)化�，F今科研工作從選題開(kāi)始就將研究團隊已有的研究基礎作為基本立足點(diǎn)，科研機構與科技成果需求群體之間缺乏必要的溝通和交流，這往往就導致科研成果與社會(huì )實(shí)際需求相互脫離，科研成果轉化率長(cháng)期處于不高狀態(tài)。在大數據環(huán)境下，大數據技術(shù)大量應用于科研檔案大數據的開(kāi)發(fā)共享，可以使科研成果與社會(huì )需求之間實(shí)現有效對接，從而促進(jìn)科研成果的及時(shí)有效轉化，最大化發(fā)揮科研成果的經(jīng)濟和社會(huì )效益。

　　第四，科研評價(jià)體系客觀(guān)化。長(cháng)期以來(lái)，由于科學(xué)活動(dòng)的復雜性，以及科研評價(jià)理念和方法的偏差，從科研項目的立項到科研成果的鑒定都帶有濃厚的主觀(guān)色彩，很難實(shí)現科研成果評價(jià)的客觀(guān)公正。大數據背景下，基于科研檔案大數據平臺的科研評價(jià)體系，可以使科研成果評價(jià)從結果評價(jià)走向全過(guò)程動(dòng)態(tài)評價(jià)，從而實(shí)現主觀(guān)評價(jià)向客觀(guān)評價(jià)的轉變。首先，對于科研成果的評價(jià)方式不再是傳統的主觀(guān)經(jīng)驗判斷方式，而是通過(guò)海量科研檔案數據的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)分析，量化反映出研究成果所具有的地位和作用。其次，通過(guò)科研檔案大數據平臺可以對科研成果進(jìn)行多向評價(jià)和多方評價(jià)，優(yōu)化科研成果評價(jià)的指標權重，拓展科研成果評價(jià)參與主體范圍。最后，通過(guò)科研檔案大數據平臺可以使科研成果的評價(jià)跳出結果評價(jià)的困境，真正實(shí)現過(guò)程動(dòng)態(tài)評價(jià)，切實(shí)反映科研成果的轉化利用水平。大數據時(shí)代正在悄然到來(lái)，云計算、物聯(lián)網(wǎng)和大數據技術(shù)正在深刻改變經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展面貌，同時(shí)也深刻改變著(zhù)人們的思維方式、工作方式和生活方式。毫無(wú)疑問(wèn)，大數據不僅改變著(zhù)科研創(chuàng )新活動(dòng)方式，也正在顯著(zhù)改變傳統的科研檔案管理模式。

　　近年來(lái)，隨著(zhù)科研檔案管理信息化程度不斷提高，初步奠定了科研檔案大數據管理的前期基礎，可以說(shuō)，當前科研檔案已初步具備大數據的時(shí)代特征：規模巨大，增長(cháng)迅速；種類(lèi)繁雜，多元異構；數據價(jià)值大，但開(kāi)發(fā)利用率低。大數據背景下，科研檔案管理需發(fā)生變革，一是在科研檔案收集上需要加快推進(jìn)檔案信息大數據化進(jìn)程，二是在科研檔案管理上需要統籌建立大數據管理平臺；三是在科研檔案利用上需要推進(jìn)服務(wù)智能化。

　　綜上，在大數據背景下，如何將海量的、分散的科研檔案數據收集歸檔完善；如何管理、開(kāi)發(fā)、共享和利用多元異構的科研檔案數據，解決科研檔案“數據孤島”“數據割據”問(wèn)題；如何利用大數據技術(shù)深度挖掘科研檔案數據潛在價(jià)值，推動(dòng)科研檔案服務(wù)智能化，將是檔案學(xué)界今后很長(cháng)一段時(shí)間需要深入研究和探討的重要課題。

　　參考文獻

　　[1]張丹青.新形勢下科研檔案服務(wù)與共享的思考[J].中國管理信息化，2017（5）.

　　[2]王芳展，方令超，項品輝.圍繞協(xié)同創(chuàng )新理念，構建高�？蒲袡n案管理新體系[J].科教文匯旬刊，2014（23）.

　　[3]楊健康，周新宏.大數據時(shí)代科研檔案工作面臨的問(wèn)題與對策淺議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）.

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