在所有的管理學(xué)理論中，幾乎找不到對“職能”一詞令人信服的解釋?zhuān)谒械钠髽I(yè)組織中，幾乎沒(méi)有看到過(guò)有人對“管理職能”有過(guò)明確的定義，在日常的管理實(shí)踐中，幾乎所有人都把職責、職能混為一談，但是，在組織設計中，“職能”和“職責”卻又是怎么都無(wú)法繞過(guò)的關(guān)鍵障礙，那么，職能到底是什么？它與職責又是一種什么樣的關(guān)系？
首先，職能是一個(gè)組織或機構存在的前提，是一個(gè)組織必須發(fā)揮的作用和必須完成的任務(wù)，要是一個(gè)組織無(wú)職能可以承擔或者承載不了規定的職能，也就發(fā)揮不了職能作用，這個(gè)組織可能就會(huì )失去存在的價(jià)值，也就沒(méi)有存在的必要。比方說(shuō)，一個(gè)企業(yè)設立了品質(zhì)部，那么，品質(zhì)部的管理職能一定是由“提升全員品質(zhì)意識、改變全員品質(zhì)觀(guān)念、制定品質(zhì)管理規章、制訂品質(zhì)檢驗規范、完善品質(zhì)控制流程、實(shí)施全員品質(zhì)培訓、實(shí)施全程品質(zhì)檢驗與巡查、進(jìn)行品質(zhì)督導與改善、體系運行與維護、 建立全員品管體系”等多項職能組成，但是，大多數企業(yè)的品質(zhì)部門(mén)并不知道該承擔如此多的職能，僅僅只是發(fā)揮了產(chǎn)品品質(zhì)檢驗和判斷的作用，那么，這個(gè)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量一定好不到哪里去，這個(gè)品質(zhì)部在組織中也一定沒(méi)有威信。因為，其他關(guān)鍵職能都是缺失的。
其次， 職能來(lái)自于企業(yè)戰略。職能不清必定影響企業(yè)戰略。也就是說(shuō)，組織結構設計好后，企業(yè)必須依據自己的戰略同時(shí)進(jìn)行具體的組織職能設計，必須依據組織整體戰略賦予各部門(mén)正確的“管理職能”。否則，這些部門(mén)職能可能根本就無(wú)從發(fā)揮， 比方說(shuō)，一個(gè)企業(yè)制定了發(fā)展戰略，那么要成立人力資源部， 要將原有的“人事基礎管理職能”升級為“人力資源開(kāi)發(fā)”的戰略職能。要是企業(yè)制定了“成本領(lǐng)先戰略”，就需要綜合采購、倉儲、計劃等原有基礎職能，否則，就是“換湯不換藥”。有一次，我去參加一個(gè)企業(yè)的“客戶(hù)稽核缺失改善會(huì )議”。其中，客戶(hù)列出了一條“設備標識不清、維護保養無(wú)記錄”的缺失，就是屬于職能不清所致，因為，該企業(yè)雖然有一個(gè)10多人的工程部，但卻只能進(jìn)行“設備維修”這一項職能，其他如：設備儀器統籌管理、設備改進(jìn)、設備維護與保養、設備規范制訂、現場(chǎng)設備操作技能培訓等職能都不知道，自然也無(wú)法承擔，設備管理之混亂自然可想而知啊。
職能是組織或部門(mén)的整體責任，職能也是崗位責任的基礎，而職責只是崗位單個(gè)的責任。在組織規劃設計時(shí)，必須依據部門(mén)的標準職能進(jìn)行具體崗位設計和責任劃分。這也是制定內部員額標準、實(shí)施內部員額控制的依據。因為組織職能必須是由多個(gè)崗位來(lái)承載完成的，也就是我們常說(shuō)的“責任層層分解、目標級級實(shí)現”，否則，這個(gè)組織的崗位責任管理一定是混亂不堪的。
在這個(gè)意義上，職能包含的就是組織內部做事的責任和流程。也包含著(zhù)組織整體的目標，也就是說(shuō)，很多企業(yè)管理混亂，職能不清、目標不明、流程不完善，很多企業(yè)老是抱怨干部不承擔責任，實(shí)際上就是缺乏對組織職能的正確認知和明確界定，導致組織各項工作的開(kāi)展和責任的分配都只能憑各自的理解進(jìn)行，造成普遍的職能缺失，這也是組織效率低下的根源，更是目前眾多企業(yè)的基本現實(shí)。
要是你的企業(yè)管理混亂，那一定是責任沒(méi)有辦法落實(shí)，而責任無(wú)法落實(shí)一定是責任分配不到位，責任分配不到位就一定又可能是對組織職能的設計的忽略所致。鍋里無(wú)水碗里自然會(huì )少湯。所以，組織規劃前必須進(jìn)行職能設計。