計算機技術(shù)的發(fā)展對各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域都產(chǎn)生了重大的影響力，尤其在制造與設計領(lǐng)域，讓許多不可能的事情變成了可能，從全自動(dòng)的流水線(xiàn)到智能領(lǐng)域，從動(dòng)畫(huà)設計到3D電影，無(wú)不體現著(zhù)計算機技術(shù)的威力。然而在人力資源管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的運用遠沒(méi)有到達它本可以達到的高度。這一方面與每個(gè)企業(yè)的管理方式有關(guān)，另一方面就是人力資源的信息系統從范圍到內容被過(guò)多地限定在人力資源部門(mén)本身。事實(shí)上，從數據到信息再到知識，這個(gè)全過(guò)程的管理范疇只有通過(guò)信息系統才能完成，而人力資源管理信息系統在這三個(gè)層面都是可以大有作為的。
HR管理信息化大有所為
從數據層面，人力資源信息系統可以提供一個(gè)共享的數據庫，從而可以很好地消除一個(gè)個(gè)獨立的數據源的問(wèn)題。在數據庫里，同一數據源可以保證數據的統一與一致，不至于一個(gè)大一點(diǎn)的公司連人頭都點(diǎn)不清楚。各個(gè)數據之間可以有效地銜接，數據的更改有據可查，數據的有效性與完整性可以得到有效的管理，將單個(gè)的數據放入數據庫可以避免個(gè)別人為管理的失誤，從而更好地管理其安全性。
從信息層面，最大的好處是可以消除信息孤島。數據進(jìn)一步被開(kāi)發(fā)利用就會(huì )變成信息，信息即是有序的數據疊加在一起，能夠反映某些趨勢或有意義的結果的內容，信息可以提供給管理者作為管理決策的參考意見(jiàn)，數據分析的原因即在此。業(yè)務(wù)部門(mén)之所以重要，很多時(shí)候是因為他們善于利用數據為他們說(shuō)話(huà)，數據本身就能說(shuō)明很多問(wèn)題。而當人力資源管理者可以提供一些基于數據分析而得出的信息，業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )對此另眼相看的。
從知識層面來(lái)看，信息系統本身可以作為知識管理的一部分而存在。人力資源有很多的知識，一般來(lái)說(shuō)掌握在熟練的員工手中。如果善于利用信息系統，可以起到將這些隱性知識保留并傳承下去的效果。對于經(jīng)常被員工問(wèn)起的問(wèn)題，可以通過(guò)系統來(lái)保存，讓員工通過(guò)自助服務(wù)的方式而得到解答。大家都知道人是最寶貴的資產(chǎn)，可是如何讓更多的知識留在公司，卻不是每家公司都有正確答案的。
排除四大誤區的干擾一般來(lái)說(shuō)，很多公司都能意識到信息系統的好處，但是，在如何實(shí)施一個(gè)信息系統的問(wèn)題上，由于本身并不具備相關(guān)知識，因而常常過(guò)多地依賴(lài)信息系統供應商的意見(jiàn)，甚至在實(shí)施的具體步驟上也經(jīng)常會(huì )有一些不當之處。
實(shí)施信息系統要避免的第一個(gè)誤區是希望“借助系統來(lái)提升管理水平”。事實(shí)上，系統只能做到幫助實(shí)現好的管理理念，而系統本身無(wú)法帶來(lái)良好的管理理念。系統本質(zhì)上是將流程做到無(wú)紙化，但流程本身如何卻是要依靠企業(yè)自身的理念和所有員工以及經(jīng)理人的工作習慣來(lái)決定的。但凡一個(gè)系統不成功，技術(shù)上的因素最多只能占到30%，另外有70%是由管理上的因素來(lái)決定的。本身管理流程不合理而寄希望于系統來(lái)改變是一種本末倒置的行為。
需要避免的第二個(gè)誤區是希望“一開(kāi)始就上一個(gè)大而全的系統”。如同任何一個(gè)成功都是要從一個(gè)個(gè)跬步開(kāi)始一樣，一開(kāi)始就定位大而全將會(huì )把系統帶入一個(gè)極為復雜的環(huán)境，這樣失敗的概率更高。從另外一個(gè)方面來(lái)看，讓使用者徹底改變行為遠比逐漸改變行為要難得多，而且從一個(gè)相對容易的地方著(zhù)手可以更好地幫助實(shí)施改變。讓使用者獲得信心是實(shí)施改變必要的前提。
第三個(gè)誤區是認為“所有的人都會(huì )支持先進(jìn)的東西”。
事實(shí)上，不習慣的可能首先就是最高管理層，他們是否愿意將本來(lái)手簽的方式改為網(wǎng)上審批?他們是否會(huì )愿意自己到系統中去看報表，而不是等別人打印出來(lái)放到他的桌子上?這里有一個(gè)必要的前提就是一定要將這個(gè)系統打造成“一號工程”，并且不能是口頭上的，必須是實(shí)質(zhì)性的，如何讓最高管理者擁抱這個(gè)工程?讓他切切實(shí)實(shí)地認識和意識到它的價(jià)值是不二法門(mén)，哪怕從小的地方做起。筆者當年在一家外企就是從電腦自動(dòng)發(fā)送生日祝賀給員工而開(kāi)始信息系統建設的。
第四個(gè)誤區是以為“越貴的系統功能越強大”。甚至迷信國外的如PeopleSoft或SAP等大型的系統。不能否認越貴的系統功能越強大，可是對于任何系統來(lái)說(shuō)，其實(shí)沒(méi)有最好的，只有最適合自己的，為了一些不必要的功能而付費是眾多信息系統集成的一大誤區。
借力信息化，讓業(yè)務(wù)經(jīng)理成為HR
許多公司對信息系統都很有興趣，可是信息系統的真正價(jià)值在哪里呢?它除了消除信息孤島、保證數據源的準確、提供實(shí)時(shí)的信息與報告、幫助人力資源部門(mén)的管理實(shí)現自動(dòng)化以外，最大的價(jià)值當屬幫助到一線(xiàn)經(jīng)理人來(lái)完成對人力資源管理職能的實(shí)現。
一方面，在任何一家成熟的公司，人力資源管理的最大責任人應該是一線(xiàn)經(jīng)理人，一位員工被提拔成為主管或經(jīng)理人員以后，最大的變化是從“理事”走向“管人”，此之謂管理，其核心即是從獨立貢獻者成為“讓別人做他想做的事情”的管理者，這個(gè)過(guò)程其實(shí)就是人力資源的管理。如何幫助經(jīng)理人完成這種一對多的工作?
另一方面，現代社會(huì )，隨著(zhù)更加年輕的一代走上工作崗位，他們在自我管理上也越發(fā)各有特色，不愿過(guò)多地被束縛在條條框框中。對計算機技術(shù)的嫻熟使用使得他們更加愿意利用新的形式來(lái)與同事和其他人溝通。一個(gè)良好的系統可以提供良好的員工自助服務(wù)和經(jīng)理自助服務(wù)來(lái)幫助這一對管理的真正主體完全融合在一起，從而解決以上兩方面的問(wèn)題。
做到了這些，人力資源從業(yè)者也就可以從保姆的角色中解放出來(lái)，從而可以更多地參與到業(yè)務(wù)的戰略制定、加強對業(yè)務(wù)支持的工作中來(lái)，從更高的角度來(lái)考慮人力資源如何幫助到公司實(shí)現業(yè)務(wù)的目標，為公司的長(cháng)治久安而創(chuàng )建自己的人才蓄水池與供給線(xiàn)，為提升員工的敬業(yè)度和工作效能而設計更好的方案與體系。
人力資源信息化，是真正幫助完成人力資源管理轉型的必備武器和工具，也是走向更成熟管理的必由之路。