高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理
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摘 要：本文主要從高校物業(yè)管理工作中檔案管理問(wèn)題出發(fā)，簡(jiǎn)述物業(yè)管理中檔案管理現狀及存在的問(wèn)題，從而說(shuō)明檔案電子化管理的必要性，并通過(guò)一定的流程或途徑來(lái)建立、完善電子化平臺的建設及數據庫的錄入、使用，達到精細化、規劃性管理的目的。
關(guān)鍵詞：高校;物業(yè)管理;電子化
高校的場(chǎng)地及設備設施數量隨著(zhù)高校的擴招呈現增長(cháng)性趨勢，隨之產(chǎn)生的物業(yè)管理問(wèn)題越來(lái)越嚴峻，在這樣的形勢下，物業(yè)管理要發(fā)揮相應的管理作用，必須要有與之相對應的管理方法，其中包括了物業(yè)管理檔案電子化的普及與應用。
一、高校物業(yè)管理中的檔案管理現狀及存在問(wèn)題
高校物業(yè)擔負著(zhù)校園內辦公樓、教學(xué)樓、宿舍、校區綠化，保潔，維修，水電管理等工作任務(wù)，涉及范圍廣、行業(yè)跨度大，但工作相關(guān)度高。
高校物業(yè)的管轄范圍與學(xué)校的職能分工有關(guān)，管轄的內容會(huì )略有不同。
就現在的高校物業(yè)管理情況來(lái)看，越來(lái)越多的高校逐漸規范物業(yè)管理的制度、工作流程及長(cháng)期規劃，使物業(yè)管理愈加科學(xué)化。
但是在實(shí)際的工作中，因為受條件限制，有些方面的工作還需要繼續努力，比如檔案電子化的應用。
大多數的高校物業(yè)管理實(shí)行紙質(zhì)化的檔案管理保存，隨著(zhù)時(shí)間的推移和人員的變動(dòng)，檔案的管理方法和檔案的完整性受到一定影響。
對于檔案管理本身，一直按照“誰(shuí)執行誰(shuí)管理”來(lái)實(shí)行，但是存在多個(gè)部門(mén)涉及的檔案未能展開(kāi)有效的對接，檔案信息不對稱(chēng)，使某些工作難以開(kāi)展或重復工作。
而且，紙質(zhì)版的檔案管理，僅僅能實(shí)現管理的功能，隨著(zhù)高校物業(yè)的精細化服務(wù)，物業(yè)項目的檔案數據還需對年度的預算、整體規劃、項目比對等工作進(jìn)行有效分析提供依據，從而優(yōu)化管理模式。
基于以上的問(wèn)題及考慮工作的便利性，物業(yè)管理中的檔案管理電子化的實(shí)現具有一定的意義，有實(shí)施的必要性。
二、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的必要性
高校物業(yè)管理主要為實(shí)現校園的建設、維修、維護的有序進(jìn)行，為學(xué)校師生提供良好的科研、教育、生活環(huán)境，其中，物業(yè)管理的檔案電子化管理，使得物業(yè)管理人員從相關(guān)部門(mén)、歷年的相關(guān)數據中得到有利的參考數據，從中總結經(jīng)驗，實(shí)現物業(yè)管理的精細化、整體化的工作模式優(yōu)化。
1、數據資源整合，實(shí)現資源共享
高校內與物業(yè)相關(guān)聯(lián)的項目，有必要實(shí)現檔案電子化的管理，它有利于梳理校園內的物業(yè)管理項目的條理，從基本上了解校園內的相關(guān)數據走向，從而實(shí)現資源共享，來(lái)達到工作最優(yōu)。
例如，校園內的基本建設，施工單位與學(xué)校方面會(huì )有平面圖、水電管路走向、供配電等方面的圖紙移交，如果消防部門(mén)需要對消防管路進(jìn)行整改，就涉及到校園管路分布，有利于避免對其他管路的二次傷害，確保施工的效益最大化。
大部分高校的檔案由使用部門(mén)管理，這樣就使得檔案不能共享，項目管理會(huì )有偏差，檔案電子化的管理可以有效解決該問(wèn)題。
2、項目數據比對，發(fā)揮監督指導作用
物業(yè)管理項目實(shí)現檔案的電子化管理，可以利用項目數據信息的對比，了解往年和當年數據的差額，根據實(shí)際的人工費、材料費等的漲幅，做到監督該項目費用是否在合理的范圍之內;物業(yè)項目的檔案電子化管理，還可以監督項目實(shí)施的質(zhì)量效果。
物業(yè)管理的服務(wù)范圍廣，涉及的管理項目非常多，常常會(huì )出現重復維修，或者在施工隊的承諾保修期間內有需要再次維修的情況，這樣就需要發(fā)揮檔案電子化的作用，督促施工隊做好質(zhì)保工作，減少管理項目的不必要支出，實(shí)現資源的優(yōu)化，并能監督施工隊伍，對其施工質(zhì)量及服務(wù)進(jìn)行考核，不斷完善考核制度，提高物業(yè)管理的服務(wù)能力。
3、信息完善，優(yōu)化物業(yè)項目管理
隨著(zhù)物業(yè)管理項目的檔案電子化的施行，檔案的項目及模塊會(huì )越來(lái)越完善，建立健全完善的項目管理制度及信息的錄入，有利于完善供應商信息，建立供應商的數據庫，逐漸建立起供應商的質(zhì)量水平考核模塊，達到從中選優(yōu)的效果，逐漸提高物業(yè)管理水平及服務(wù)質(zhì)量，從而實(shí)現精細化管理和有效化管理。
從檔案數據庫中提取出的供應商考核水平，有利于學(xué)校選擇優(yōu)秀的供應商為師生服務(wù)，也有利于后勤物業(yè)管理部門(mén)的對項目質(zhì)量的把控，從而在管理上實(shí)現管理的最優(yōu)，最終達到優(yōu)化物業(yè)項目管理的目的。
三、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的流程
高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理的實(shí)現，需要建立一個(gè)統一的電子化管理平臺，可以是對外采購，也可以通過(guò)自主設計開(kāi)發(fā)。
在平臺建立之前，必須對所有的相關(guān)項目及設計需求進(jìn)行調研，明白需要實(shí)現的功能及作用。
通過(guò)電子化管理平臺，錄入物業(yè)管理項目的有關(guān)數據，比如，項目信息、供應商信息、招投標或詢(xún)價(jià)信息、具體項目的細節要求、圖紙等，來(lái)實(shí)現數據庫的建立，相關(guān)的數據錄入、管理及與校內部門(mén)的對接工作均由該使用人負責，逐漸的對數據庫進(jìn)行整理及補充，能越來(lái)越完善數據庫的信息。
后期的供應商評價(jià)、信息數據比對等，都需要通過(guò)實(shí)際工作的情況來(lái)進(jìn)行操作。
電子化平臺的完善，使得物業(yè)管理的越來(lái)越科學(xué)化、精細化和整體化，從而有利于高校物業(yè)項目的管理，為師生帶來(lái)更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
做好高校物業(yè)管理，還需要從很多方面來(lái)調整和優(yōu)化，這也是未來(lái)高校物業(yè)管理的目標和努力方向。
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