探究物業(yè)檔案在物業(yè)管理中的作用
下文是一篇小編精心準備的探究物業(yè)檔案在物業(yè)管理中的作用，歡迎各位物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的同學(xué)進(jìn)來(lái)看看哦!
摘 要：物業(yè)管理作為城市管理的一部份，越來(lái)越為人們所認同，成為了居家生活的重要組成部分，其在和諧社會(huì )方面有著(zhù)不可低估的作用。而物業(yè)檔案在維護社區安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區居民提供豐富多彩的文化生活發(fā)揮著(zhù)不可替代的作用。
關(guān)鍵詞：物業(yè)管理;物業(yè)檔案;和諧社會(huì );保障
檔案管理是物業(yè)公司的各項管理工作的關(guān)鍵環(huán)節。本文筆者通過(guò)對物業(yè)檔案的特點(diǎn)、發(fā)展趨勢、社會(huì )功用的解讀，來(lái)闡述物業(yè)檔案在物業(yè)管理中和促進(jìn)社會(huì )和諧上的作用，來(lái)說(shuō)明物業(yè)檔案管理工作在物業(yè)管理工作中的重要性。
一、物業(yè)檔案管理現代化
1、物業(yè)檔案管理現代化的含義和內容。管理現代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著(zhù)現代化的管理目標邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
2、物業(yè)檔案管理標準化。我國現行的檔案管理標準包括基礎標準、業(yè)務(wù)技術(shù)標準和相關(guān)標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內所有的標準。
3、現代化對物業(yè)檔案工作人員的要求。檔案管理現代化是不斷完善深化的過(guò)程，這一過(guò)程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識、知識結構和操作技能等。
二、物業(yè)檔案的特點(diǎn)
1、檔案種類(lèi)多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開(kāi)發(fā)商、設計者、工程設計方、承建商，以及政府有關(guān)部門(mén)如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。
2、載體形式多樣化。物業(yè)檔案種類(lèi)的多樣化決定了物業(yè)檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據實(shí)際需要繪制的各類(lèi)平面圖、示意圖。
3、檔案的動(dòng)態(tài)性較強。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養護，業(yè)主可能因物業(yè)的買(mǎi)賣(mài)、交換、繼承等權屬變更而變更，住戶(hù)更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)。
4、公開(kāi)性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開(kāi)性，因為物業(yè)檔案記錄著(zhù)有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛、保安的檔案等。
5、檔案的完整性。物業(yè)管理專(zhuān)門(mén)檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，體現出一種完整性。
6、和人們的日常生活息息相關(guān)。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開(kāi)展的，沒(méi)有哪一種檔案會(huì )像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著(zhù)如此密切的聯(lián)系。物業(yè)檔案則會(huì )隨著(zhù)物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調閱。
三、物業(yè)檔案的作用
物業(yè)檔案最重要的內容是物業(yè)管理專(zhuān)門(mén)檔案，它包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開(kāi)發(fā)建設成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進(jìn)行維修養護和更新改造情況記錄;另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶(hù)的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò )電話(huà)或地址、租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現在這兩部分檔案上。
四、當前物業(yè)管理行業(yè)存在的主要問(wèn)題
1、企業(yè)規�？傮w偏小。由于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)規模普遍較小，開(kāi)發(fā)方大多自行組建物管公司或成立物業(yè)管理處等，造成了一般物業(yè)企業(yè)難以快速實(shí)現高規格、大規模發(fā)展，企業(yè)規�？傮w偏小的現狀。
2、物管投訴多，社會(huì )認可程度低。物業(yè)投訴產(chǎn)生的重要原因，一方面是物管企業(yè)提供的服務(wù)和住戶(hù)期望與理解產(chǎn)生了一定差距。另一方面是開(kāi)發(fā)方?jīng)]有足夠重視所建物業(yè)后期管理須要的客觀(guān)條件與運作成本。還有政府未下力氣引導群眾對物業(yè)管理消費形成正確認識，造成其社會(huì )認可度偏低。
我們應該充分認識物業(yè)檔案管理在推動(dòng)和諧社會(huì )的建立上的重要作用，物業(yè)檔案管理對構建和諧社會(huì )主要有以下三方面社會(huì )功能：
一、它具有教化和益智的社會(huì )功能
現代物業(yè)管理追求的是一種小區的情調、小區的感覺(jué)、小區的文化與品味，使住戶(hù)有一種情感的歸屬。這樣的物業(yè)管理，能增長(cháng)住戶(hù)的見(jiàn)識，開(kāi)闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養。應盡可能多地提供特色服務(wù)，努力做到“人無(wú)我有，人有我新”。比如在小區內可建立局域網(wǎng)，物業(yè)公司通過(guò)網(wǎng)絡(luò )向業(yè)主和使用人及時(shí)發(fā)布各種服務(wù)通知和信息，同時(shí)也利用網(wǎng)絡(luò )來(lái)加強物業(yè)公司和業(yè)主，以及業(yè)主和業(yè)主之間的溝通。只有通過(guò)這些普通小區沒(méi)有的特色服務(wù)，才可以提升小區的管理品位。
二、具有促進(jìn)居民身心健康的功能
在衣食無(wú)憂(yōu)的現代都市人群中，追求舒適、個(gè)性的生活小區正成為人們更高層次需求的集中表現。生活在高檔小區，享受著(zhù)高檔物業(yè)管理，能產(chǎn)生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會(huì )心情舒暢，心胸開(kāi)闊，身心健康，提高生活質(zhì)量。因此，就要求物業(yè)公司首先在人員的選擇上，應根據崗位的要求，制定嚴格的錄用標準，把好進(jìn)人關(guān)。比如對管理人員，應盡可能地選用那些具有酒店管理經(jīng)驗的，利用他們良好的服務(wù)意識，增加物業(yè)服務(wù)的內在品質(zhì)。在安全護衛隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質(zhì)，思想品質(zhì)等方面進(jìn)行嚴格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓，提高其工作責任心，以最大限度地保證小區的安全。
三、具有社交和繁榮文化的功能
物業(yè)管理作為一種消費與其他消費一樣，存在著(zhù)循序漸進(jìn)、由低層次向高層次螺旋式上升運動(dòng)的規律�，F代物業(yè)管理則能通過(guò)建立多種平臺或采取多種形式，來(lái)促進(jìn)住戶(hù)的交流，繁榮社區文化，推動(dòng)人與人之間的信息和情感交流。因此，物業(yè)管理消費促進(jìn)了居民的社會(huì )交流和情感交融。物業(yè)公司在業(yè)主購房時(shí)或住用人租房時(shí)就應該掌握物業(yè)業(yè)主和住用人的第一手資料，在住用人入住后應迅速將物業(yè)使用人的檔案材料補充完善，并且在物業(yè)管理工作過(guò)程中不斷進(jìn)行積累。以上三方面主要社會(huì )功能，無(wú)一不有益于和諧社會(huì )的建立。
“做文明業(yè)主，塑城市精神”，是每一個(gè)業(yè)主的份內事，但不是每一個(gè)業(yè)主都能自覺(jué)做到的。物業(yè)公司每天與業(yè)主接觸，如能從正面多加引導，從人情、人性、人心入手，搞一些能提高業(yè)主文明素質(zhì)的活動(dòng)，對于提高管理質(zhì)量，建設良好的社區文化和精神文明，將會(huì )起到推進(jìn)作用。在房地產(chǎn)市場(chǎng)飛速發(fā)展的今天，只要我們物業(yè)人能以一種積極、進(jìn)取、創(chuàng )新的心態(tài)不斷的努力，住宅小區的物業(yè)管理水平一定會(huì )很快邁上一個(gè)新的臺階。這樣一來(lái)，和諧小區將會(huì )得以實(shí)現，正是一個(gè)和諧的社區才構成一個(gè)和諧的社會(huì )。
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