計算機信息技術(shù)的事業(yè)單位檔案資源管理思考論文

　　【摘要】目前，計算機信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應用于事業(yè)單位檔案資源管理中，先進(jìn)的計算機信息技術(shù)提高了事業(yè)單位檔案資源管理工作的效率與質(zhì)量，推動(dòng)了事業(yè)單位綜合信息品質(zhì)的發(fā)展。在此背景下，本文將針對事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術(shù)的應用進(jìn)行具體分析，研究了檔案資源管理中計算機信息技術(shù)的作用，事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術(shù)的應用，旨在提高事業(yè)單位檔案資源管理水平，更好地服務(wù)于人民。

　　【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案資源管理；計算機信息技術(shù)；應用

　　隨著(zhù)計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，應用計算機信息技術(shù)可以幫助事業(yè)單位實(shí)現檔案資源管理由傳統的手工錄入或掃描方式轉變?yōu)樽詣?dòng)處理信息的管理模式，并方便提供利用檔案信息。因此，事業(yè)單位在檔案資源管理中充分地應用計算機信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案工作迎合信息社會(huì )的必然選擇。

　　一、計算機信息技術(shù)在檔案管理中的作用

　�。ㄒ唬┯行�拓展了檔案管理的范圍。受信息傳送技術(shù)的限制，傳統的檔案資源開(kāi)發(fā)對象主要是針對小范圍內的資源或者企業(yè)事業(yè)單位現有的資源。但如果將計算機信息化技術(shù)引入檔案資源管理系統中，便很好地解決了空間與時(shí)間限制這一難題，事業(yè)單位可隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案管理工作或者提供服務(wù)。（二）實(shí)現了檔案資源管理的系統化。采用信息化技術(shù)不僅能夠有效拓展信息存儲量，提高信息存儲的可靠性，還可使得檔案資源管理更加系統化。擁有一套良好的信息化系統可將檔案管理的所有信息存儲在內，覆蓋所有范疇的檔案資源管理內容，確保數據的統一。（三）促進(jìn)事業(yè)單位管理的精細化。將信息化技術(shù)引入檔案資源管理系統中，可進(jìn)一步加強事業(yè)單位的精細化管理。將所有的檔案資源信息以電子版的形式存儲起來(lái)，以便隨時(shí)查閱。事業(yè)單位的檔案資源管理性質(zhì)從服務(wù)轉為戰略發(fā)展，這對事業(yè)單位的改革與發(fā)展大有裨益。

　　二、事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術(shù)的應用

　�。ㄒ唬┨岣咝畔⒒�水平。目前，大多數事業(yè)單位忽視了檔案資源管理工作，然而，隨著(zhù)科技的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，檔案資源管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的作用越來(lái)越重要。因此，事業(yè)單位檔案資源管理中計算機信息技術(shù)有效應用的第一步就是提高信息化水平，加強信息化建設。事業(yè)單位在信息化檔案管理模式構建過(guò)程中，應該充分考慮資金基礎和實(shí)際需求，確定科學(xué)合理的信息化建設思路。比如，當事業(yè)單位資金缺乏時(shí)，可以通過(guò)租賃云端服務(wù)器來(lái)進(jìn)行信息化建設，將檔案信息存儲在所租賃的云端服務(wù)器中。值得注意的時(shí)，事業(yè)單位在選擇租賃云端服務(wù)器時(shí)，一定要確保云商的可靠性，從而保證檔案的安全性；當資金充足或所需要處理的檔案數據量較為龐大時(shí)，事業(yè)單位可以選擇購買(mǎi)服務(wù)器，構建檔案資源管理數據庫，但要注意盡量選用系統結構穩定、性能好、檔案數據處理速度快的服務(wù)器。（二）建立全面的電子檔案資源管理系統。電子檔案管理系統能夠按照檔案的規格、類(lèi)型和時(shí)間等不同標準對相關(guān)檔案進(jìn)行詳細的記錄。電子化信息資料具有及時(shí)更新的特點(diǎn)，能夠實(shí)時(shí)記錄事業(yè)單位某一時(shí)間段發(fā)生的各項業(yè)務(wù)，為事業(yè)單位的領(lǐng)導未來(lái)工作的計劃和部署提供可靠的數據依據。此外，電子化信息資料的記錄更加便捷，與傳統的手工作業(yè)相比，不僅減少了人工管理成本，更重要的是極大地提高了檔案管理工作的效率，推動(dòng)著(zhù)事業(yè)單位的檔案管理更加科學(xué)、規范、標準和便捷。（三）提高檔案加工和利用效率。傳統紙質(zhì)檔案的保存與管理需要消耗工作人員大量的時(shí)間和精力，且檔案文獻存放的時(shí)間越長(cháng)就越容易出現破損，需要后期維護。傳統紙質(zhì)檔案的查詢(xún)僅僅依賴(lài)人工來(lái)進(jìn)行檢索，再加之檔案的種類(lèi)繁多、時(shí)間跨度長(cháng)，難以滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需要。然而，通過(guò)應用計算機信息技術(shù)將檔案信息保存為電子檔案，不僅減輕了檔案資源管理工作人員的工作量，提高了檔案加工的效率，同時(shí)也使得檔案信息檢索和查詢(xún)更加方便快捷、（四）提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養。事業(yè)單位檔案資源管理信息技術(shù)應用過(guò)程中，提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養也是非常重要的舉措。一方面，事業(yè)單位可以積極引入高素質(zhì)、高學(xué)歷的檔案管理人才。另一方面，注重對相關(guān)檔案管理人員的培養，全面提升檔案管理隊伍的專(zhuān)業(yè)素養和信息化技能。這樣才能保證信息技術(shù)的有效應用，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免問(wèn)題的發(fā)生，有效增強了檔案管理的可靠性和安全性。

　　三、結語(yǔ)

　　計算機信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案資源管理中的應用有效地拓展了檔案管理范圍、實(shí)現了檔案資源管理的系統化、促進(jìn)事業(yè)單位管理的精細化，信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位通過(guò)加強檔案管理中的信息化建設、系統梳理檔案資源體系、提高檔案加工和利用效率及提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素養等途徑，可以實(shí)現電子化檔案管理機制的構建，只有這樣才能保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的競爭實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)的快速穩定發(fā)展。

　　【參考文獻】

　　[1]姜波林,趙麗芳.事業(yè)單位檔案管理信息資源建設及共享模式分析[J].知識文庫,2016(6):41-42.

　　[2]吳秀娟.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(11):40.

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