提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文
摘要：醫院每年都會(huì )有很多醫療案例相關(guān)的資料，高效地對這些案例進(jìn)行收集和整理，將有利于醫院參考和應用這些價(jià)值較高的資料，尤其是對臨床經(jīng)驗的積累有著(zhù)十分重要的作用。當前我國正處于醫療改革不斷深化的階段，醫院如何提高檔案管理的現代化水平是目前面臨的艱巨任務(wù)之一。本文對當前醫院檔案管理的一些變化進(jìn)行了分析，指出現代化檔案管理的優(yōu)勢，進(jìn)而提出了一些醫院可以提高現代化檔案管理水平的策略。
關(guān)鍵詞：醫院 檔案管理 現代化設備 管理理念 管理隊伍
中圖分類(lèi)號：R 197.32 文獻標識碼：A
當前整個(gè)社會(huì )已經(jīng)實(shí)現信息化，信息化技術(shù)已經(jīng)悄然無(wú)聲地滲透到了各行各業(yè)。當前在醫院管理的諸多方面，都已經(jīng)開(kāi)始融入了現代化的技術(shù)手段，檔案管理也不例外，在計算機、信息化、互聯(lián)網(wǎng)+等諸多方面的影響下，檔案管理在載體、分類(lèi)、傳輸信息等方面都已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，減輕了工作人員的工作量，提升了檔案管理的效率，檔案信息的存儲、檢索、修改都更加方便，對于醫院而言，現代化的檔案管理益處頗多。
1 檔案管理現代化產(chǎn)生的變化
1.1檔案載體的變化
在過(guò)去傳統的檔案管理中，檔案部門(mén)保存的檔案主要是紙張形式。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)越來(lái)越發(fā)達的今天，醫院可以通過(guò)不斷改進(jìn)的軟硬件設施，開(kāi)發(fā)適合本院使用的信息管理系統，這是符合醫院信息化建設的基本標準之一，只有檔案管理實(shí)現了現代化，才能更好地為醫院信息化建設提供信息及數據的支持。醫院信息數據的傳遞都已經(jīng)是電子文件的形式，不再是傳統的紙質(zhì)文件，數據共享速度的加快也提高了辦公的速度。
1.2檔案分類(lèi)的變化
在過(guò)去沒(méi)有應用現代化檔案管理時(shí)，要保存一個(gè)完整的檔案，相關(guān)信息一般位于若干個(gè)管理系統。在運用了現代化的技術(shù)手段之后，檔案管理部門(mén)可以根據規定的指令進(jìn)行操作，就可以直接根據檔案信息進(jìn)行類(lèi)目設立，并將工作目標及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)。雖然醫院的級別及規模有所不同，所運用的現代化技術(shù)手段也略有差異，但是不可否認的是，現代化技術(shù)手段的應用，對檔案可以實(shí)現更加符合醫院實(shí)際的分類(lèi)，尤其在醫院教研、管理等各個(gè)方面，可以實(shí)現更加具體細致、規范、科學(xué)有效的分類(lèi)。
1.3接收及保管檔案方式的變化
在過(guò)去醫院檔案的接收及保管主要是紙質(zhì)文件的形式，在信息化時(shí)代，則主要是電子文件形式。過(guò)去檔案保管主要是在專(zhuān)門(mén)的庫房，如今則是在計算機的虛擬庫房中。針對這些變化，作為管理檔案的工作人員，也應隨著(zhù)時(shí)代的變化，學(xué)會(huì )熟練操作信息系統平臺，將管理及維護信息的每一個(gè)步驟都熟練地掌握，在此基礎上還要確保信息有效、安全。醫院其它部門(mén)在保管檔案時(shí)，也需要檔案管理工作人員進(jìn)行鑒定，確保是安全有效的信息之后，方可存入本院的虛擬檔案庫房之中。
1.4檔案信息提供形式的變化
在過(guò)去，檔案管理工作在醫院是相對比較清閑的工作，幾間庫房、幾種目錄分類(lèi)這種傳統的工作方式已經(jīng)難以適應檔案管理的要求，作為新時(shí)代的檔案管理人員，必須根據醫療改革的要求及時(shí)代的變化，及時(shí)調整自身的狀態(tài)，有效利用信息集成系統來(lái)收集掌握醫院的檔案信息。醫院的檔案管理人員在開(kāi)展檔案工作時(shí)，應該始終以“為醫療保健服務(wù)”為中心，切實(shí)遵行檔案管理制度，靈活實(shí)施檔案管理方法，加強為醫療做好服務(wù)的能力。檔案管理人員要將非常實(shí)用的信息傳達給真正需要的人，并且傳達的方式要科學(xué)高效，時(shí)間掌握得恰到好處，使醫院檔案發(fā)揮最大的作用。
2 現代化手段的應用對醫院檔案管理的優(yōu)勢
2.1節省人力資源，提高工作效率
運用先進(jìn)的現代化技術(shù)手段之后，工作人員可以從繁重的工作任務(wù)中解放出來(lái)，有效地降低工作量，省去將每份檔案立卷歸檔的過(guò)程，有更多時(shí)間的工作人員則可去研究如何提高檔案信息的價(jià)值。由于之前紙質(zhì)檔案保存在庫房中，查找及檢索信息過(guò)程繁瑣且效率不高，利用現代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理后，直接在虛擬數據庫里就可以檢索信息，不僅速度快，檢索的信息還非常全面，提高了工作的效率。
2.2方便完善文件、補漏病案
在過(guò)去傳統的檔案管理過(guò)程中，一旦發(fā)現文件不完整的現象，工作人員要將文檔進(jìn)行拆卷，拆卷之后則要根據文件的內容補充新的內容，并重新對其進(jìn)行組合排列、編檔、抄寫(xiě)卷內目錄等，整個(gè)流程處理下來(lái)非常耗費時(shí)間和精力。在應用現代化技術(shù)手段之后，管理人員先是檢索該文件，然后僅需要遵守醫院檔案管理的規定，對文件進(jìn)行重新編輯插入即可。
2.3檔案保存的數量更多、質(zhì)量更好
紙質(zhì)檔案的保存，不僅占用了大量的庫房，而且真正查找應用非常不方便，應用價(jià)值較低，每一次的改動(dòng)都會(huì )耗費相應的人力物力資源，而且長(cháng)年累月積累下來(lái)，出于各種因素的考量，醫院會(huì )對檔案信息進(jìn)行整理，減除應用價(jià)值不高的檔案信息，檔案的實(shí)體保存量并不算多。在現代化檔案管理中，紙質(zhì)的案卷變成了電子文件的形式，手工立卷、分類(lèi)保存也變成了計算機虛擬數據庫保存的形式，通常情況下虛擬數據庫的容量都很大，醫院也不用因考慮庫存、查找不方便等問(wèn)題，而人為地刪減檔案了。因此，當前時(shí)期醫院檔案的數量越來(lái)越多，保存的質(zhì)量也越來(lái)越完整。
2.4提高檔案管理水平
醫院之所以進(jìn)行檔案管理，最根本的目的就是要將檔案信息的價(jià)值充分地發(fā)揮出來(lái)，更好地為醫療服務(wù)�，F代化檔案管理的重要性，首先在于有助于改變檔案工作人員的意識，在過(guò)去，很多檔案工作人員都安于現狀，將自己置身于立卷、編檔等繁雜的工作中，沒(méi)有考慮到檔案管理對整個(gè)醫院科研、醫療服務(wù)的貢獻。其次，就是現代化技術(shù)手段的應用，減輕了工作人員的工作量，同時(shí)也提升了檔案的使用效率，將檔案資源的價(jià)值充分地發(fā)揮出來(lái)，這些都是檔案管理水平不斷提高的表現。
3 醫院提高現代化檔案管理水平的策略
3.1投入必要的現代化設備
工欲善其事必先利其器，要想提高醫院檔案管理的效率，首先就要投入大量的資金購買(mǎi)添置相應的現代化管理設備，這是開(kāi)展各項檔案管理的基礎。醫院要認識到現代化設備的投入在開(kāi)展檔案管理中的重要性，并積極加大投資的力度，購置檔案管理必需的現代化設備。醫院要給檔案管理部門(mén)配備一處干燥、寬敞、防潮的庫房，然后添置基本的必需品，包括計算機、網(wǎng)絡(luò )、打印機、掃描儀等，這是醫院開(kāi)展檔案管理的基本配備。檔案管理人員必須改變效率較低的人工輸入，使用準確性較高的掃描錄入，這可保證檔案資料的完整。在醫院自己的局域網(wǎng)里，使用ERP信息管理系統來(lái)處理檔案信息，并與相關(guān)部門(mén)實(shí)現共享，及時(shí)為醫院的醫療與教研提供支持；利用辦公自動(dòng)化系統可對檔案資料實(shí)施自動(dòng)分類(lèi)，并在全院范圍內進(jìn)行統一管理。
3.2及時(shí)更新檔案管理理念
醫院檔案管理所要保存的檔案信息涉及到所有部門(mén)，因此要想徹底做好檔案管理，不僅僅需要檔案工作人員的參與及努力，更需要醫院全體部門(mén)、全體員工的參與及支持。首先，醫院應該適時(shí)對員工進(jìn)行培訓與指導，幫助員工及時(shí)認識到檔案管理的價(jià)值、重要性等，提高全體員工對檔案管理的重視，這有助于其它部門(mén)配合檔案管理部門(mén)更出色地完成工作，積極配合檔案管理部門(mén)采集和整理相關(guān)檔案信息。其次，在醫院的現代化發(fā)展中，檔案管理工作的目標并不僅僅局限在儲存、保管檔案信息，而是需要結合醫院的發(fā)展及醫療改革的要求，將檔案管理的模式改進(jìn)，使之符合醫療改革及現代化醫療的要求，將檔案管理在醫療衛生服務(wù)方面的應用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。最后，醫院檔案管理技術(shù)不斷更新，包括防火墻、秘鑰技術(shù)、身份認證方式等，也是醫院檔案管理理念創(chuàng )新的體現。
3.3培養高水平的醫院檔案管理隊伍
檔案管理的工作人員是開(kāi)展檔案管理工作的基礎，他們綜合素養的高低直接決定了檔案管理的效率，醫院有必要定期為檔案管理人員開(kāi)展相應的培訓與學(xué)習，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水準。醫院須外派檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習，為之提供進(jìn)修的機會(huì )，高度重視培訓檔案管理人員的現代化檔案管理技術(shù)，例如RFID技術(shù)與OA辦公系統等，這些能夠有效提高檔案管理人員的工作效率。檔案管理人員只有切實(shí)掌握了相關(guān)操作技術(shù)與工作流程，才能爭取各個(gè)部門(mén)對檔案管理工作的配合，對檔案實(shí)施有效的統一管理。
3.4引進(jìn)檔案管理的現代化技術(shù)
現代化硬件設施的引進(jìn)是基礎，信息技術(shù)的應用則會(huì )直接提升醫院檔案管理的水平，甚至會(huì )提高醫院的整體競爭力。在傳統的檔案管理過(guò)程中，各種重要檔案信息的保存，需要依靠醫生手工記錄，包括各種病例及治療過(guò)程等，如果工作人員一旦疏忽忘記記錄這些內容，就會(huì )導致信息遺漏的現象發(fā)生，而且錯誤的發(fā)生很難快速補救�，F在僅僅需要一臺計算機，就可以將病例及治療情況在線(xiàn)記錄，檔案信息的保存不僅非常及時(shí)，而且還可提升數據信息的準確度。信息技術(shù)得到普遍應用，醫院要充分認識到對檔案進(jìn)行現代化管理的益處，例如對影像文件與電子文件的無(wú)紙化保存，不但使檔案的容量大幅減少，并且可以更方便地進(jìn)行資源共享；云計算的推廣，更是顯著(zhù)擴大了檔案資料的存儲空間；數據庫技術(shù)則能更好地幫助檔案管理人員提高工作效率；醫院對檔案資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )化管理，不但能夠為檔案信息的整理、分類(lèi)、查詢(xún)提供方便，而且大大提高了檔案信息利用的時(shí)效性，可為檔案利用者提供更好的服務(wù)，促進(jìn)醫院的穩定發(fā)展。
4 結束語(yǔ)
綜上所述，現代化檔案管理所涉及的范圍在逐漸增大，因此對其進(jìn)行改進(jìn)的任務(wù)也比較艱巨�，F代化檔案管理對醫院整體發(fā)展的優(yōu)勢較為明顯，醫院在今后的發(fā)展中，需要加大現代化設備的投入，更新管理理念，培養高水平的檔案管理隊伍，引進(jìn)現代化技術(shù)手段，不斷提高醫院的現代化檔案管理水平。
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