電子會(huì )計檔案管理探索與實(shí)踐的論文

　　為高效推進(jìn)電子會(huì )計檔案管理，財政部、國家檔案局自2012年起歷時(shí)4年的時(shí)間經(jīng)過(guò)多次試點(diǎn)工作，對原《會(huì )計檔案管理辦法》進(jìn)行了修改和完善，制定了新《會(huì )計檔案管理辦法》，并于2016年1月日起實(shí)施。新《管理辦法》將電子會(huì )計檔案的管理列為此次修訂的重點(diǎn)。

　　一、實(shí)行電子會(huì )計檔案管理的重要性

　　隨著(zhù)社會(huì )的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各行各業(yè)對現代化信息要求越來(lái)越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應用的成熟，電子會(huì )計業(yè)務(wù)規模不斷擴大，這些都要求會(huì )計檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)電子會(huì )計檔案管理對未來(lái)會(huì )計檔案的管理和利用具有重要的現實(shí)意義和深遠的歷史意義。

　�。ㄒ唬┯欣�于綠色環(huán)保，減少資源浪費。會(huì )計工作耗材成本巨大，日報、月報、年報所需紙張加上色帶、打印機等各類(lèi)耗材，無(wú)以計算，造成資源浪費、環(huán)境污染。由于大量的會(huì )計報表、報銷(xiāo)單據及記賬憑證等都以紙質(zhì)檔案呈現，給檔案管理及檔案利用帶來(lái)諸多不便，以我校為例，一些科研項目結題審計、學(xué)科評估、教學(xué)評估等等不僅需要大量的原始票據憑證，還需要例如合同、協(xié)議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會(huì )計原始單據后面，這樣一來(lái)，一個(gè)項目查下來(lái)就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會(huì )計憑證，另外由于復印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會(huì )計檔案的利用帶來(lái)諸多不利。如果實(shí)行電子會(huì )計檔案管理就不一樣了，新《會(huì )計檔案管理辦法》規定，符合條件的電子會(huì )計資料和電子會(huì )計憑證都可以同紙質(zhì)檔案一同歸檔立卷。這樣會(huì )計檔案利用者就可以通過(guò)電子會(huì )計平臺迅速查到自己需要的會(huì )計原始憑證，既節省了時(shí)間又降低了耗材成本，節能減排，綠色環(huán)保。

　�。ǘ�）提高會(huì )計工作的效率，便于會(huì )計檔案管理。紙質(zhì)檔案在形成和保管、利用的實(shí)踐過(guò)程中，投入大量的人力、物力和財力，近年來(lái)紙質(zhì)會(huì )計檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現代化、標準化檔案庫房管理，出現會(huì )計憑證擺放雜亂、無(wú)序的現象，給工作帶來(lái)極大不利，甚至造成嚴重的安全隱患。電子會(huì )計檔案管理的出臺，以它獨特的便捷性，提高了會(huì )計工作的效率，加速了會(huì )計信息資源的傳遞速度，進(jìn)而提升了會(huì )計檔案的利用率。

　�。ㄈ�）有利于現代化會(huì )計大數據事業(yè)的發(fā)展�，F代化信息時(shí)代的發(fā)展，要求財務(wù)會(huì )計大數據的支持。通過(guò)一些會(huì )計數據的分析和研究，可以為決策者提供有價(jià)值的依據和決策。新《會(huì )計檔案管理辦法》的出臺，將有利地推動(dòng)電子會(huì )計大數據的實(shí)現，為機關(guān)企事業(yè)管理者提供更準確、更真實(shí)、更可靠的一手數字信息，為社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展做好參謀。

　　二、建立嚴謹的、規范的電子會(huì )計檔案管理制度

　　電子會(huì )計檔案的管理需要以科學(xué)的態(tài)度、完善的管理進(jìn)行，它與紙質(zhì)檔案的管理無(wú)論在制度管理，還是業(yè)務(wù)流程，以及安全防范方面都存在著(zhù)很大差別，為保證電子會(huì )計檔案的管理科學(xué)、規范，最大限度地開(kāi)發(fā)、利用，應該從規范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個(gè)方面落實(shí)。

　�。ㄒ唬┲贫ㄍ晟频碾娮訒�(huì )計檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會(huì )計檔案的管理，規定電子會(huì )計檔案在接收、傳輸、保管、利用等環(huán)節，要遵循建立與紙質(zhì)會(huì )計檔案相關(guān)聯(lián)的會(huì )計檔案檢索系統，并且強調同時(shí)要符合長(cháng)期保管的條件。規定從外部接收的符合存檔條件的電子會(huì )計資料，同時(shí)其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。

　�。ǘ�）健全電子會(huì )計檔案的移交手續。規定指出，電子會(huì )計檔案在移交時(shí)，應嚴格遵守電子會(huì )計檔案與其元數據一同移交的規定，并且要求電子會(huì )計檔案在形成過(guò)程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關(guān)規定。強調如果是特殊的電子格式必須連同電子會(huì )計檔案的讀取平臺一同移交歸檔保存。

　　三、建立健全科學(xué)完善的電子會(huì )計檔案安全保障制度

　　電子會(huì )計檔案歸檔，應當從它形成的全過(guò)程加以監控。首先應當從電子會(huì )計檔案的收集、傳輸、整理、保管開(kāi)始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會(huì )計檔案管理體系；對其形成過(guò)程中的準確性、完整性、可用性及安全性一一進(jìn)行嚴格的檢測把關(guān)，真正符合規定的會(huì )計資料才可以接收歸檔。

　�。ㄒ唬┙�立電子會(huì )計檔案安全保障體系。從管理系統、網(wǎng)絡(luò )傳輸、到電子會(huì )計檔案的利用，檔案部門(mén)應協(xié)同會(huì )計部門(mén)、信息技術(shù)管理部門(mén)一同建立安全有效的防范體系，嚴防電子會(huì )計檔案利用中的丟失及篡改。

　�。ǘ�）建立電子會(huì )計檔案的備份制度。防止自然災害及人為破壞。

　�。ㄈ�）建立電子檔案查閱權限的控制機制。防止電子會(huì )計檔案內容的篡改或泄露。

　�。ㄋ模┰谙到y管理的安全保障上，采用相應的IT安全保障系統。保證各授權人員規范化操作，防范電子會(huì )計檔案歸檔前不被篡改。

　　在電子會(huì )計檔案管理過(guò)程中，要明確職責，嚴把質(zhì)量關(guān)、風(fēng)險控制關(guān)，保證電子會(huì )計檔案質(zhì)量及管理工作的安全。財務(wù)會(huì )計部門(mén)要確保會(huì )計資料形成過(guò)程中業(yè)務(wù)流程安全；檔案管理部門(mén)確保管理利用過(guò)程中的權限操作程序安全。真正實(shí)現電子會(huì )計信息與電子會(huì )計檔案的融合，實(shí)現電子會(huì )計管理的信息規范化、統一一體化、網(wǎng)絡(luò )現代化管理，為電子會(huì )計檔案科學(xué)化管理工作打下堅實(shí)的基礎。

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