工程監理檔案資料有效管理論文

　　一、目前工程監理檔案資料管理工作中存在的問(wèn)題

　　1.對檔案資料的保管不夠重視:很長(cháng)時(shí)間以來(lái)，許多監理人員對工程監理檔案資料的管理工作存在一些錯誤的認知，在他們的意識里檔案管理就是一些簡(jiǎn)單的保管工作，而在工程施工監理的主要任務(wù)，僅僅是為了輔助來(lái)做好其他工作，只要能應付平常的工程檢查而在施工即將結束時(shí)突擊一下就可以。這些對監理檔案管理的態(tài)度都說(shuō)明了監理人員對檔案管理缺乏正確的認識，對這些工作的重視程度過(guò)低導致監理工作有時(shí)舉步維艱。

　　2.管理模式不正規:對一些管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，很多因為各類(lèi)資源配置不合理，工程量大且人員零散，而監理檔案被其他人員代為管理或者監督，造成檔案資料比較零散無(wú)章。

　　3.檔案資料管理人員問(wèn)題:多數資料保管人員沒(méi)有受到過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓，對檔案的收集整理保管的工作不夠細致專(zhuān)業(yè)，并且對檔案的收集缺乏重視，難以保證對檔案的合理保管。并且許多檔案保管人員都是兼任保管工作，因此對其投入的精力較少，導致收集歸檔不及時(shí)，很大程度上降低了檔案管理的工作效率，還會(huì )降低資料的真實(shí)性和準確性。

　　4.檔案管理程序不完整:檔案室人員不能對公司文件進(jìn)行充分學(xué)習，檔案室管理制度沒(méi)有得到實(shí)施，致使不能對資料的保管和使用的各方面進(jìn)行有效的控制。

　　二、工程監理檔案資料的有效管理措施

　　1.針對檔案管理工作加強宣傳，提高全體員工對檔案管理的重視，對檔案管理的重要性也要加強教育宣傳，經(jīng)常組織一些講座來(lái)提高員工的認識。經(jīng)常印制一些檔案知識宣傳手冊或者員工考核來(lái)提高員工檔案保管的意識和水平，建立并完善管理機制，有效協(xié)調檔案管理工作的各個(gè)方面。在檔案的收集、歸案、保管等各個(gè)環(huán)節建立明確有效的管理系統和方法，區分好監理檔案資料的界限，做到不遺漏不粗心。明確各類(lèi)檔案的保管期限，使檔案收集管理和使用各階段都有條不紊。

　　2.明確監理職責，加強檔案管理工作認知。組織建立以工程總監理為主要負責人為中心的檔案管理小組，加強領(lǐng)導的監督作用，分清檔案管理工作中各責任人的工作范圍，增強責任感實(shí)施獎罰制，經(jīng)常對責任人進(jìn)行考核。同時(shí)監理人員還應該協(xié)調好設計單位、施工單位和委托方的檔案歸屬，確定移交范圍。履行好監理對施工單位的監管，完善檔案收集監督體系。經(jīng)常對各方在檔案的收集保管方面進(jìn)行抽查，在分部分項工程施工中，還應該在驗收前檢查檔案資料的收集和管理，使檔案資料保管可以貫穿在整個(gè)工程施工中。

　　3.掌握工程進(jìn)度，增加工程的參與度。想要使工程檔案資料完整有效，不僅要求監理人員有足夠的責任感，還要求監理人員能夠掌握施工的整個(gè)進(jìn)度，一方面根據完工進(jìn)度，制定檔案收集入檔的進(jìn)度計劃，另一方面對施工中檔案整理直接監督控制，參與到各個(gè)環(huán)節中。4.對檔案資料進(jìn)行編號管理。對在工程監理中檔案管理經(jīng)驗進(jìn)行總結，將施工單位上報的資科進(jìn)行分段標號管理，每個(gè)階段標號的開(kāi)頭編制相同的開(kāi)頭編號；監理方面的檔案還要施工單位檔案編

　　號相同。這種做法保證監理方和施工方在整理各自資料的同時(shí)，還要保證資料的完整性和一致性，有利于整體工程檔案的有效管理。

　　5.監理檔案按項目劃分，遵循形成規律。工程監理的總監理監督各監理人員提高對檔案管理的重視和參與，按每個(gè)施工環(huán)節監理人既是負責人的原則來(lái)對檔案的收集整理進(jìn)行監督；按照項目對工程驗收的同時(shí)提供完整的檔案資料，并將完整有效的的監理檔案交由專(zhuān)門(mén)的檔案保管機構進(jìn)行保管，必要時(shí)還應建立相關(guān)的臺帳。整理檔案資料立卷時(shí)應按照檔案形成時(shí)間的先后或者其他規律來(lái)確保各檔案之間存在的勾稽關(guān)系。根據施工項目對檔案進(jìn)行分類(lèi)，考慮資料的厚度，把檔案資料實(shí)施有序管理，使檔案的查找和使用更加簡(jiǎn)便快捷。整理監理資料時(shí)還要檢查檔案資料的真實(shí)性，排除弄虛作假的行為，充分發(fā)揮監理人員的作用，出現問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)調查清楚，確定有錯誤時(shí)用要求資料的提供方及時(shí)糾正。

　　6.基本建設檔案的收集管理。有些基本建設的施工時(shí)間長(cháng)，參與施工的單位較多而且專(zhuān)業(yè)性強。導致這些施工資料的收集的管理很難控制，這一直是檔案管理工作中的一個(gè)難點(diǎn)。而這種問(wèn)題可以通過(guò)分工來(lái)解決，具體辦法就是，將基本建設檔案的收集管理分布工作的環(huán)節分散到個(gè)施工單位中；各施工單位分別把施工過(guò)程中的資料進(jìn)行歸集和整理，而設計兩個(gè)或者多個(gè)單位交叉的資料為減少推卸責任交由建設方來(lái)管理。

　　7.創(chuàng )建并管理電子檔案。如今計算機在生活工作中的有效使用，網(wǎng)絡(luò )已經(jīng)成為我們工作和生活中不可替代的存儲工具，很大程度上簡(jiǎn)化了我們的日常工作，使工作效率大大提高。當然，在工程監理檔案資料管理中也得到了大量的應用。各類(lèi)檔案資料管理的數字化、信息化是信息時(shí)代的新要求，同時(shí)是檔案管理人員的責任和任務(wù)�，F如今，每份資料的形成都離不開(kāi)信息技術(shù)，計算機的辦公自動(dòng)化更加廣泛的應用，要求資料的管理人員必須學(xué)會(huì )利用現代信息技術(shù)和方法來(lái)對檔案進(jìn)行管理，這樣才能適應時(shí)代的要求。工程監理中經(jīng)常會(huì )出現一些電子版的檔案資料，例如有關(guān)的圖像資料和有些檔案附帶的說(shuō)明都有可能是電子版。把整個(gè)工程檔案有關(guān)的電子檔案進(jìn)行編號、整理，方便以后對檔案資料的檢索和使用。

　　8.提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強責任感。每一個(gè)資料檔案的管理人員，都應具備專(zhuān)業(yè)勝任能力和職業(yè)素養；還應具有一定的表達能力。在各類(lèi)工程設施建設和信息化的快速發(fā)展的推動(dòng)下，工程施工對監理工作的質(zhì)量也越來(lái)越高，對工程監理來(lái)說(shuō)更加需要一些具備現代化信息技術(shù)的人員來(lái)對檔案進(jìn)行管理。在任何工作中，人才是關(guān)鍵部分，工程監理中要想使各方面的工作都能夠順利進(jìn)行就要求后方的檔案管理提供一些支持，這就要求檔案資料管理人員具有很高的思想覺(jué)悟和工作積極性，特別是遵循職業(yè)道德，提高對個(gè)人工作道德責任意識，以正確的思想道德來(lái)規范自己的行為。要適應監理檔案管理現代化的需要，必須工作上要自覺(jué)，還要不斷豐富自己，使自己更加適應現代化要求掌握更加先進(jìn)的管理方法。

　　三、結語(yǔ)

　　合理管理工程監理檔案資料可以提高整個(gè)工程監理過(guò)程的效率。檔案資料的歸集和整理是工程監理工作的一個(gè)重要部分，它能夠真實(shí)地反映工程監理工作的狀況，工程施工和竣工都要使用一些工程監理資料，是檢查和管理工程施工的一些重要依據，而能否提供有效的資料成為工程能否順利進(jìn)行的一部分因素。所以在實(shí)際工程監理中要確保檔案的歸集和管理能有效實(shí)施，從各種方面各角度來(lái)盡量提高檔案管理工作有效性，并著(zhù)手檔案的歸集和整理的監管，保障檔案資料的完整性和真實(shí)性，實(shí)現對工程監理檔案資料的合理管理，最終提高監理質(zhì)量，使業(yè)主滿(mǎn)意。

　　作者：黃雪梅 單位：湛江中匯電力咨詢(xún)有限公司

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