高校檔案管理中信息資源共享模式論文

　　摘要：在信息技術(shù)與國民經(jīng)濟不斷發(fā)展的現代化社會(huì )，傳統的高校檔案管理模式已經(jīng)完全不能跟上高校教育體制的發(fā)展需求，這就需要高校樹(shù)立正確的高校檔案管理工作意識，引入先進(jìn)的檔案管理資源信息共享模式，改善傳統檔案管理模式嚴重滯后的現狀。本文對當前我國高校檔案管理模式中存在的重視程度不夠、信息化程度較低及信息隔離等問(wèn)題，在高校檔案管理基本理論基礎上，從現代化信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，提出檔案管理信息資源共享模式創(chuàng )新改革措施，為實(shí)現我國高校檔案管理工作的高效合理化發(fā)展提供有力支持

　　關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息資源共享

　　0引言

　　高校檔案管理工作本質(zhì)上是對高校學(xué)生從錄入學(xué)籍一直到畢業(yè)就業(yè)的所有在校信息的全面系統匯總，是將學(xué)生的在校實(shí)踐表現進(jìn)行全面的數據信息集中化管理的模式�，F代化社會(huì )背景下，傳統的高校檔案管理模式并不符合當前的社會(huì )發(fā)展需求，所以對高校檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化升級就成為了必然。因此，創(chuàng )建合理有效的高校檔案管理信息資源共享模式，對于實(shí)現高校檔案管理工作的系統化、專(zhuān)業(yè)化、全面化具有非常重要的實(shí)踐意義與社會(huì )價(jià)值。

　　1檔案信息資源管理與信息資源共享基本理論

　　1.1檔案信息管理

　　檔案管理是指整個(gè)檔案從數據信息的挖掘、收集、記錄、利用與再生產(chǎn)的所有流程，通過(guò)對檔案信息進(jìn)行有計劃的管控協(xié)調來(lái)完成各項管理工作。檔案信息管理有異于傳統的檔案管理，主要是依據館藏數據資源與互聯(lián)網(wǎng)數據信息，以客戶(hù)需求為導向，基于全面系統的檔案資源信息，為客戶(hù)搜索數據資源、制定戰略決策以及解決計劃等增值服務(wù)提供大量檔案信息支持[1]。而檔案信息管理方式是將檔案管理實(shí)現層次上的優(yōu)化升級，實(shí)現檔案信息管理的高度集成性管理。檔案信息管理是將數據信息從個(gè)體、行業(yè)、社會(huì )、地域等方面進(jìn)行規劃管理。高校檔案信息資源管理隸屬于社會(huì )層面的數據信息管理，涉及高校部門(mén)的不同層次的數據信息歸納管理。

　　1.2檔案信息資源共享

　　檔案信息資源管理主要是用于加強高校檔案系統的全面化、系統化，提高管理工作效率與服務(wù)質(zhì)量而采取的現代化管理模式，資源共享機制能幫助高校構建更為成熟的信息資源實(shí)踐管理體系，所以信息資源管理的終極目標是實(shí)現收集數據信息的共享。信息資源共享通常包含數據資源、資源有效傳播以及使用客戶(hù)三部分，分別對應著(zhù)信息資源的物質(zhì)基礎、信息傳播媒介以及最終服務(wù)目標三方面。另外，有效的信息資源共享機制必須要確保信息資源共建與共享的雙重保障。信息資源模塊化建設能最大限度避免出現信息資源的各自為政與重復性構建等行為，降低高校檔案管理成本費用。高校檔案管理信息資源共享就是在信息化建設基礎上，利用互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)、信息管理技術(shù)等將各種文字、聲音、圖片等檔案數據，通過(guò)特定的方式進(jìn)行規整處理，為信息資源共享提供數據支持。信息資源共享雖然是構建信息資源管理體系的主要目標，但也要確保共享機制的科學(xué)合理性，不能盲目進(jìn)行超量信息共享，確保信息共享符合社會(huì )檔案信息共享規章制度，否則會(huì )給信息資源提供方造成較為嚴重的不良影響。

　　2高校檔案管理中信息資源共享模式構建重要性

　　2.1社會(huì )信息化建設發(fā)展需求

　　隨著(zhù)社會(huì )信息化建設與城市現代化進(jìn)程的加快，社會(huì )信息資源已經(jīng)與傳統的物質(zhì)資源等成為當前促進(jìn)我國社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵性資源，其自身特有的社會(huì )經(jīng)濟價(jià)值備受社會(huì )各界的關(guān)注。信息資源的開(kāi)發(fā)與高效利用特性，能夠對資源的能源搜集、原材料加工生產(chǎn)等起到降低成本提高增值價(jià)值等作用，真正做到利用信息資源帶動(dòng)工業(yè)化發(fā)展。但當前我國高校信息資源開(kāi)發(fā)共享機制遠遠滯后于國際發(fā)展水平，所以充分利用挖掘高校檔案資源開(kāi)發(fā)深入與廣度，是實(shí)現高校的長(cháng)久可持續發(fā)展的重要渠道。

　　2.2社會(huì )公眾服務(wù)知情權要求

　　檔案管理機構是社會(huì )數據信息的最大集中管理者，在發(fā)展初級主要是為了滿(mǎn)足相關(guān)領(lǐng)導層的決策需求，逐漸轉變成現代社會(huì )的民眾受托機構，所以檔案管理機構本身就承擔著(zhù)公眾數據信息的公開(kāi)責任，這是對公眾檔案信息資源的知情權的一種強制性保護。社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展使人們對于數據信息的需求量急劇增加，涉及人們生活工作的方方面面，所以在檔案管理中引入信息技術(shù)，創(chuàng )新檔案信息資源的共享服務(wù)機制，已經(jīng)成為社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。

　　2.3高校教育發(fā)展的改革需要

　　一方面，高校檔案是教師與科研成員的教學(xué)研發(fā)成果，能對高�？蒲薪逃�資源的共享與高效利用，提升高校教學(xué)層次，實(shí)現各高校間優(yōu)勢信息資源的互補互用，有利于高校的協(xié)調共進(jìn)。另一方面，能有效提高高校教育資源信息化程度，促進(jìn)高校檔案管理建設的發(fā)展。高校信息資源作為公共信息服務(wù)系統的重要組成部分，能夠滿(mǎn)足當前社會(huì )對大量高校數據信息的需求。所以深入挖掘高校檔案信息的潛在實(shí)踐價(jià)值，引入現代化信息管理技術(shù)，創(chuàng )建更為系統完善的高校檔案管理模式，是高校教育發(fā)展改革的必然需求。

　　3高校檔案管理中信息資源共享模式構建存在的主要問(wèn)題

　　3.1缺乏對檔案管理的重視程度

　　由于檔案管理工作并不是顯著(zhù)性管理工作，不會(huì )對學(xué)生的學(xué)習能力與教師的教學(xué)研發(fā)能力造成一定程度的影響，所以極易受到高校管理層與教師的忽視。但是檔案管理信息資源共享模式的創(chuàng )建本身就需要高校中各個(gè)部門(mén)的協(xié)調配合，如果管理層與教師并沒(méi)有給予應有的重視，會(huì )造成數據信息搜集不完全或不能及時(shí)進(jìn)行更新[2]。另外，在信息管理資源共享機制創(chuàng )建過(guò)程中，前期準備工作需要投入更多的社會(huì )資源與資金，而高校則需要承擔很大一部分的專(zhuān)項資源，如果重視度不夠，會(huì )使創(chuàng )建工作很難真正有效開(kāi)展。

　　3.2檔案管理信息化程度過(guò)低

　　雖然大部分高校將數據信息技術(shù)引入到檔案信息化管理工作中，但從實(shí)踐創(chuàng )建結果來(lái)看，管理工作仍舊存在服務(wù)管理系統信息化程度過(guò)低、模式單一等問(wèn)題，如信息化檔案管理機制應用單純用于對學(xué)生檔案的更新替換或查詢(xún)搜索等管理工作，對于挖掘整理更深層次的數據信息共享機制欠缺必須的信息技術(shù)支撐。另外，學(xué)生數據信息共享中的資料包含學(xué)生就職規劃等在內，但這些十分重要的應用價(jià)值欠缺高層次的信息化技術(shù)，不能深入挖掘更為有價(jià)值的檔案信息，導致高校檔案管理工作實(shí)踐效率不能得到有效提高。

　　3.3無(wú)法打破高校檔案信息共享屏蔽

　　這種信息屏蔽是造成高校間、高校各部門(mén)間檔案信息互相隔絕，不能進(jìn)行有效共享的主要壁壘。在現代化社會(huì )中，各種信息資料根本社會(huì )價(jià)值是交流共享，實(shí)現資源價(jià)值的最大化。但在實(shí)踐管理中，高校檔案管理的封閉性導致高校學(xué)生與教師個(gè)體很難真正進(jìn)行資源查閱，更不用說(shuō)社會(huì )上其余人員。這就導致各個(gè)高校間無(wú)法建立有效的信息檔案共享機制，嚴重限制了學(xué)生就職途徑，影響學(xué)生的就業(yè)成長(cháng)。

　　4高校檔案信息資源共享模式構建對策意見(jiàn)

　　4.1給予高校檔案信息資源共享構建應有的重視

　　高校檔案信息資源共享模式建設需要大量的資金、技術(shù)以及設備支持，特別是對構建初期的基礎設施引進(jìn)、系統優(yōu)化調整等工作，需要高校管理層與相關(guān)部門(mén)給予足夠的重視與支持。另外，要充分重視高校檔案信息資源共享模式后期維護工作，不僅要配備專(zhuān)職檔案管理技術(shù)人員，對高校支持資源進(jìn)行合理分配，并且對管理系統配備設施軟件等定期進(jìn)行優(yōu)化升級，為信息共享管理系統的高效化開(kāi)展提供有力保障。

　　4.2創(chuàng )新優(yōu)化高校檔案信息管理共享服務(wù)機制

　　信息共享服務(wù)機制從本質(zhì)上講是為了實(shí)現高校檔案信息資源的公開(kāi)化、透明化，使大量檔案信息資源能夠為高校師生與社會(huì )公眾提供有效服務(wù)，擴大服務(wù)管理范圍。同時(shí)由于檔案信息服務(wù)機制包含信息資源的整理、保管與服務(wù)三方面，所以需要逐步完善檔案工作整體程序，確保檔案管理服務(wù)工作的實(shí)效性與開(kāi)放性，使其能更好地滿(mǎn)足社會(huì )不同層次、不同領(lǐng)域人群的個(gè)性化需求[3]。

　　4.3創(chuàng )建高校檔案信息資源集成體系

　　高校檔案信息資源共享機制需要為包含全校師生與社會(huì )公眾在內的所有人提供及時(shí)有效的資源信息共享服務(wù)，雖然當前我國大多數高校已經(jīng)進(jìn)行了檔案信息化建設，但受高校資金、設備以及技術(shù)等方面因素限制，在建設過(guò)程中暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題。同時(shí)為了滿(mǎn)足學(xué)校自身發(fā)展需求，高校間的檔案信息共享管理機制的建設往往各自為政，在管理系統創(chuàng )建過(guò)程中采用的軟件設施與信息技術(shù)平臺等均存在一定的差異性，導致高校檔案信息資源出現共享屏蔽狀況，很多有價(jià)值的資源只能在高校自身內進(jìn)行使用，無(wú)法形成有效的信息交互共享機制，針對這種情況，各高校應該進(jìn)行聯(lián)合協(xié)作，創(chuàng )建內容更為豐富化、專(zhuān)業(yè)化的檔案信息管理資源庫，為實(shí)現信息資源共享體系的系統化、開(kāi)放化提供有力的物質(zhì)支撐。

　　5結束語(yǔ)

　　綜上所述，隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展與教育體制改革優(yōu)化，高校的檔案管理數量規模迅速擴大，社會(huì )對高校方案信息的需求量日益增加，在傳統的檔案管理模式中引入信息資源共享機制，降低管理工作成本耗費，實(shí)現檔案管理服務(wù)的公開(kāi)化、個(gè)性化，已經(jīng)成為高�，F代化管理發(fā)展的必然趨勢。

　　參考文獻：

　　[1]解學(xué)香.高校檔案管理中信息資源共享模式的構建途徑[J].人力資源管理，2018（01）：207.

　　[2]趙旭.簡(jiǎn)析高校檔案管理中信息資源共享模式的構建[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：47.

　　[3]易蓮.高校檔案管理中信息資源共享模式的構建[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報，2015，21（01）：76-78.

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