基于成本管理的高校數字化檔案管理項目研究的論文
摘要：針對高校數字化檔案管理項目建設的要求，要從成本管理的角度對項目成本進(jìn)行控制。通過(guò)對成本管理的定義和基本的方法進(jìn)行闡述，結合某高校數字化檔案建設項目，對其成本進(jìn)行預算；針對成本預算表，就影響成本預算的因素進(jìn)行分析和闡述；提出數字化檔案項目建設成本控制的對策，從而為高校數字化檔案管理建設提供參考。
關(guān)鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理
中圖分類(lèi)號：F47文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2017）29-0177-02
當前，我國已進(jìn)入信息化時(shí)代，學(xué)籍檔案涉及范圍也越來(lái)越廣泛，如出國、就業(yè)、教育、評職稱(chēng)等各個(gè)方面。因此，加強對學(xué)生學(xué)籍檔案的數字化管理成為目前信息化背景下思考的重點(diǎn)。但是部分高校依舊使用落后的學(xué)籍檔案管理方式，這種方式已經(jīng)不能適應現如今學(xué)校的工作狀態(tài)。為此，為改善學(xué)籍檔案管理方式，結合成本管理理論，提出一種數字化檔案管理項目，目的是充分發(fā)揮數字化檔案管理的優(yōu)勢，以提高學(xué)籍管理工作的效率。
一、成本管理理論
1.定義
對成本管理來(lái)講，就是保證項目在計劃范圍以?xún)韧瓿�。其主要包括確定所需資源的種類(lèi)及其具體的需求量、估計成本并具體分配、制定成本的預算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個(gè)內容，分別是作業(yè)成本管理和全面成本管理。
2.方法——WBS成本管理法
目前，針對項目建設的預算有很多種成本預算的方法。本文選擇WBS工作分解法進(jìn)行詳細介紹。WBS法的應用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS表。在滿(mǎn)足前提條件后，方可進(jìn)行成本預算。WBS法要求先將工作結構合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環(huán)節需要哪些物料等，然后再進(jìn)行具體到每個(gè)WBS要素的成本預算。
3.數字化檔案管理項目成本預算
采用上述的WBS法進(jìn)行成本預算，繪制成本預算表。其主要內容包括項目階段、時(shí)間、成本構成以及成本預算。而結合數字化檔案管理項目的實(shí)際，將其成本預算表設計為表1所示。
二、影響學(xué)籍檔案數字化項目成本控制的因素
1.項目時(shí)間因素
學(xué)籍檔案管理系統項目開(kāi)展過(guò)程中，時(shí)間難以控制，時(shí)間的延長(cháng)與過(guò)度減少都會(huì )增加項目的成本，因此學(xué)校為能盡量保證在合理范圍內控制時(shí)間，這就需要了解項目成本與其開(kāi)展的時(shí)間之間的關(guān)系，具體關(guān)系如下圖所示：
由圖1可知，T點(diǎn)（合理）所對應的是C點(diǎn)（合理）。通俗來(lái)說(shuō)，當達到合理時(shí)間的最低點(diǎn)，此時(shí)成本最低。這個(gè)點(diǎn)也就是項目成本管理最合理的點(diǎn)。同時(shí)，觀(guān)察可得，項目時(shí)間T延長(cháng)時(shí)，項目成本也會(huì )因為人工費等各種費用的增加而增加；相反，項目時(shí)間壓縮，導致工期緊張而不得不搶工，必然會(huì )產(chǎn)生更多不必要的搶工費等其他費用，這樣當然會(huì )導致成本的增加。因此，應合理控制時(shí)間，這樣才可以保證項目成本最低。
2.項目質(zhì)量因素
學(xué)籍檔案管理系統的時(shí)間因素會(huì )或多或少影響項目成本，但質(zhì)量因素才是真正直接影響項目成本的因素。如果一味追求過(guò)高的質(zhì)量，成本投入必然會(huì )增加；相反，如果質(zhì)量不合格，無(wú)法達到要求，就需重新返工或者其他彌補的措施，這樣也會(huì )導致成本增加。因此，質(zhì)量過(guò)高或過(guò)低都會(huì )增加項目成本。具體情況見(jiàn)圖2。
圖2中通過(guò)鑒定成本、預防成本以及故障成本來(lái)綜合反映成本與質(zhì)量的變化。鑒定成本是指驗收項目質(zhì)量的費用，預防成本是指前期為了預防發(fā)生項目不合格或故障的情況產(chǎn)生的費用，而故障成本則是為解決項目不合格的費用，比如因項目質(zhì)量不合格而導致返工的返工費，維修項目的維護費等等。從圖2發(fā)現，當項目質(zhì)量差或不合格時(shí)，即項目質(zhì)量處于改進(jìn)區時(shí)，為使項目質(zhì)量合格，達到適應區或至善區，往往會(huì )選擇對項目進(jìn)行維護甚至是返工，這樣故障成本就會(huì )大大增加，綜合的成本也會(huì )增加；然而，如果一味過(guò)度追求項目質(zhì)量，想達到至善區，在項目技術(shù)設計上就會(huì )投入更多的人力物力，也就是前期的預防成本會(huì )大幅度提高，這樣也會(huì )導致項目綜合成本的增加。因此，其實(shí)只需將項目質(zhì)量控制在適應區即可，不必追求過(guò)高的質(zhì)量要求，也不可降低質(zhì)量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預防成本或故障成本增加，從而更好地達到控制成本的效果。
3.項目技術(shù)方案因素
除了上述介紹的時(shí)間因素和質(zhì)量因素，技術(shù)方案因素在控制成本時(shí)也是至關(guān)重要的。項目的技術(shù)方案不同，會(huì )導致項目質(zhì)量不同，也會(huì )影響項目實(shí)施時(shí)間及進(jìn)展。確定合適的技術(shù)方案，可以控制時(shí)間在合理范圍內，同時(shí)保證項目質(zhì)量達到適應區，以保證不會(huì )增加不必要的成本。若項目技術(shù)方案選擇不當，則會(huì )產(chǎn)生各種問(wèn)題，如時(shí)間增加或質(zhì)量問(wèn)題，這樣都會(huì )導致項目成本的增加。需要注意的是，項目技術(shù)方案可以根據實(shí)際情況進(jìn)行改變，以追求最好實(shí)施效果。
三、學(xué)籍檔案數字化管理項目成本控制措施
在學(xué)籍檔案管理系統中，結合高校實(shí)際情況，具體使用以下措施來(lái)保證成本的合理控制。
1.從技術(shù)方面采取措施
采取技術(shù)措施就是通過(guò)調動(dòng)技術(shù)人員積極性，選擇合理先進(jìn)的技術(shù)方案、技術(shù)方式等達到節約成本的目的。首先，在對技術(shù)人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發(fā)揮技術(shù)人員的主觀(guān)能動(dòng)性，以求達到更高的工作效率。其次，選擇技術(shù)方案時(shí)，在滿(mǎn)足質(zhì)量要求的前提下，將時(shí)間控制在合理范圍內，盡可能選擇經(jīng)濟合理的技術(shù)方案，從而進(jìn)一步降低成本；與此同時(shí)，因為在項目的具體實(shí)施中，物料費會(huì )占有很大比例，從這個(gè)角度來(lái)分析，可以廣泛使用節能高效減耗的新技術(shù)方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預防成本等，應在項目質(zhì)量上嚴格把關(guān)，從而節約成本。
2.從經(jīng)濟措施上控制成本
采用經(jīng)濟措施包括人工費控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費。應嚴格控制人工成本，因為人工費在項目成本中占很大的比重。其次，需要控制項目分包單價(jià)，參照地區的市場(chǎng)價(jià)格，進(jìn)行分析來(lái)制定單價(jià)。再來(lái)談物料成本的控制。對物料的控制主要分為兩個(gè)方面，一是用量，二是價(jià)格。在物料的用量上，使用先進(jìn)改良技術(shù)，杜絕浪費，堅持貫徹節約物料的技術(shù)手段；在采集購置、運輸等過(guò)程中減少物料損耗；在滿(mǎn)足項目質(zhì)量要求的前提下，使用創(chuàng )新型環(huán)保材料，從而降低成本。在價(jià)格的控制上，在采購過(guò)程中充分調查物料市場(chǎng)，在不影響質(zhì)量的情況下選擇合理價(jià)格的物料�？梢詫⑽锪线M(jìn)行分類(lèi)，在主要物料的采購上可適當性地減少；同時(shí)在采購物料時(shí)需充分考慮運輸費用，綜合選擇最經(jīng)濟合理的方式購買(mǎi)，從而降低運輸成本，有效控制物料成本，對整個(gè)項目的成本和經(jīng)濟效益產(chǎn)生直接性的積極的作用。
3.完善項目成本管理體系
要建立完整規范的項目成本管理體系，分級管理，不同級別負責不同職責。具體實(shí)施應根據實(shí)際情況，劃分所有的部門(mén)及其成員的工作職責，使其清楚自己的工作任務(wù)及權利。這樣可以更好地管理部門(mén)成員，調動(dòng)其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時(shí)，也要設立合理的獎懲制度，以促進(jìn)員工更好完成工作。
結語(yǔ)
總之，對于高校數字化檔案管理項目的開(kāi)發(fā)中，要充分把握時(shí)間、質(zhì)量等這些對成本管理有直接影響的要素，并從技術(shù)方案、經(jīng)濟措施和質(zhì)量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統的開(kāi)發(fā)，減少開(kāi)發(fā)的成本。
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