如何提高基層機關(guān)檔案的管理論文

　　摘 要：基層檔案管理工作的好壞不僅影響單位效能的發(fā)展，也是體現服務(wù)民生、構建和諧社會(huì )的標志之一。該文結合工作實(shí)際，就在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進(jìn)經(jīng)濟建設及各項事業(yè)的發(fā)展提供有效服務(wù)，進(jìn)行了探討。

　　關(guān)鍵詞：提高；基層機關(guān)；檔案管理

　　基層檔案管理工作是各項工作中必不可少的條件性和服務(wù)性工作，也是體現服務(wù)民生、構建和諧社會(huì )的標志之一。在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進(jìn)經(jīng)濟建設及各項事業(yè)的發(fā)展提供有效服務(wù)，在此，就如何做好基層檔案工作提出以下建議，僅供同行參考。

　　1 增強檔案意識

　　檔案工作社會(huì )地位比較低、基層機關(guān)工作人員檔案意識薄弱，已經(jīng)成為當前制約我國檔案管理工作發(fā)展和基層機關(guān)工作推進(jìn)的重要問(wèn)題，因此，增強工作人員的檔案意識就顯得非常必要。

　　1.1 搞好《檔案法》的宣傳教育，提高工作人員思想認識�！稒n案法》是我們做好檔案工作的根本依據，做好《檔案法》的宣傳教育，是增強機關(guān)工作人員檔案意識，自覺(jué)貫徹執行檔案法法規的最佳途徑。

　　1.2 重視檔案工作基礎條件建設，大力發(fā)展檔案事業(yè)。要積極推動(dòng)各級領(lǐng)導對檔案工作的關(guān)注和支技，把檔案工作擺在應有的位置上，在人、財、物等方面給予足夠的支持。搞好基本設施建設，購置一部分現代公設備，提高檔案收集、整理、保管和利用的標準化現代化水平，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

　　1.3 強化信法治檔觀(guān)念，增強維護檔案法規的自覺(jué)性�！稒n案法》是檔案事業(yè)管理的準繩與規范，是建設檔案事業(yè)管理的依據與標準，對于提高社會(huì )檔案意識，提高檔案資源的利用率與開(kāi)發(fā)率的有力保證。所以，各個(gè)檔案管理部門(mén)以及相關(guān)工作人員應以《檔案法》為行為準則，做出表率，并嚴格遵循《檔案法》的規定與要求來(lái)進(jìn)行工作。

　　2 檔案收集要全面

　　檔案收集工作的根本宗旨是完整齊全，包括時(shí)間上、空間上和地域上，具體講就是過(guò)去的和現在的、各種載體形式和各種門(mén)類(lèi)的、各個(gè)檔案形成者的檔案。因此，要做好如下幾方面：

　　檔案要盡可能地收集全面。這不單單指的是收集齊全并且對檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，還應包括合適對檔案進(jìn)行歸檔、如何立卷以及保管時(shí)限等內容。管理人員都要心里有數，應做到及時(shí)催辦歸檔、積極采取措施來(lái)補齊遺缺不全的檔案資料。真實(shí)性是全面性的保證，全面性又為真實(shí)性提供必要的條件。只有做到全面性與真實(shí)性統一，才能發(fā)揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，人們要把檔案的質(zhì)量，收集來(lái)的檔案一定要具休保存價(jià)值，尤其是反映重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)工程的檔案必須要全部收集，每個(gè)細節不能放過(guò)。

　　檔案收集要講究原則。目前我國檔案收集工作中依舊存在著(zhù)側重檔案數量的追求以及按歸檔原則進(jìn)行歸檔的問(wèn)題，這導致了檔案出現多處重復的現象發(fā)生，這不但大大增加檔案庫房的壓力，還極大程度的增加了日后檔案鑒定工作的難度。所以相關(guān)工作人員應對此問(wèn)題予以高度重視。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學(xué)規律，讓收集工作從“寧多勿缺”中解放出來(lái)，讓保管工作從繁重的負擔中解放出來(lái)。

　　2.1 檔案收集內容要豐富。檔案內容不僅是對檔案內容完整性的要求，更是對多元化檔案內容表現形式的要求，對檔案內容表現形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內容不同形式或載體的檔案也應收集齊全。

　　2.2 檔案收集工作要注意方式多樣化。一是豐富收集途徑。除了以往固定的征集、接收、移交等方式，還能夠通過(guò)復制、傳真、現代網(wǎng)絡(luò )等手段進(jìn)行搜集。二是收集設備現代化。除了以實(shí)物、紙質(zhì)等載體進(jìn)行收集，還能夠采用現代科技設施設備來(lái)進(jìn)行音像、電子等形式檔案的收集。三是收集工作應提前介入。指的是掌握文件材料在形成過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節，應第一時(shí)間進(jìn)行歸檔工作。加大對重大活動(dòng)的灌注力度，把好收集督導關(guān)，實(shí)時(shí)監督重大活動(dòng)資料的歸檔與移交工作。

　　3 完善檔案管理流程，提高檔案管理科學(xué)水平

　　在做好檔案信息收集、資料整理、檔案歸檔工作的基礎上，一定要做好檔案的交接手續。

　　3.1 檔案交接工作是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節，必須引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺在重要議事日程，并且嚴格按照本單位制定的檔案管理制度執行。在檔案人員離崗或調動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發(fā)調動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開(kāi)的工作崗位。

　　3.2 檔案人員離崗離職之前要做好檔案交接準備工作。在正式交接之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數；二是對借出的檔案要及時(shí)催還，馬上歸還不了的要問(wèn)明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序，做到系統有序；四是按檔案接收要求編制檔案交接文據，并要在交接文據上注明移交人、接收人、監收人的姓名、職務(wù)，以及交接時(shí)間、地點(diǎn)、移交清冊、頁(yè)數等，此移交文據一式三份，移交人、接收人各一份，單位存檔一份。

　　4 加強檔案管理隊伍建設

　　要加強對檔案工作人員的培訓工作，提高檔案工作人員的工作能力，樹(shù)立起熱愛(ài)檔案工作、干好檔案的決心。同時(shí)，要做好檔案工作人員的穩定工作，檔案人員的頻繁調動(dòng)，無(wú)穎將影響到檔案工作的連續性，因此，基層機關(guān)必須抓好檔案工作人員隊伍建設工作，從維護檔案工作的長(cháng)遠利益考慮，加強檔案工作人員的思想政治工作，解決他們的實(shí)際問(wèn)題，使他們安心本職工作。

　　參考文獻

　　[1] 陳兆誤.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1979.

　　[2] 檔案工作基本知識題解[R].石家莊市檔館，2005.

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