檔案管理軟件談檔案信息化建設的論文

　　2009年，我公司為全面提高檔案工作管理水平，適應數字檔案管理的需要，更好地為單位各項工作服務(wù)，筆者所在的單位通過(guò)了湖北省檔案工作規范管理“AAA”級評審。我們以達標升級為契機，我們使用清華紫光檔案管理軟件開(kāi)發(fā)，建立了檔案數據庫，提高公司檔案信息化管理水平。

　　1 應用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)

　　(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長(cháng)。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數據外，我們還可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時(shí)間長(cháng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。

　　(二)極大地提高管理人員的工作效率

　　檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時(shí)費力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統或類(lèi)似系統及其接口，這些系統的數據可通過(guò)接口直接轉入文件管理功能;各部門(mén)文書(shū)人員可以通過(guò)使用文件管理功能，將文件錄入(轉入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

　　(三)檔案提供利用更加方便。我公司專(zhuān)職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責范圍內又未進(jìn)檔案數據庫的檔案時(shí)，需要花費很長(cháng)的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據卷號再去庫房查找，費時(shí)、費力。檔案進(jìn)行數字化管理后，專(zhuān)職檔案人員無(wú)論是自己負責的檔案，還是他人負責的檔案，可以實(shí)現即時(shí)查詢(xún)，檔案人員選取最佳的查詢(xún)方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔。另外對借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

　　用戶(hù)可以根據系統賦予的權限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢(xún)，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢(xún)和利用不需要經(jīng)過(guò)檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設定每個(gè)用戶(hù)的權限即可。系統會(huì )自動(dòng)記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢(xún)和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統計。如果用戶(hù)需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門(mén)去辦理借閱手續，取走檔案實(shí)體;也可以通過(guò)網(wǎng)站提出借閱預約申請，檔案管理員批準借閱預約申請后，用戶(hù)再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規則和政策，由系統自動(dòng)進(jìn)行控制。

　　(四)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作也實(shí)行了可控。對過(guò)期檔案需鑒定銷(xiāo)毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統的鑒定銷(xiāo)毀子系統，通過(guò)銷(xiāo)毀申請自動(dòng)得到過(guò)期檔案的目錄，并打印銷(xiāo)毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷(xiāo)毀申請的檔案目錄和原文信息，根據領(lǐng)導對鑒定銷(xiāo)毀申請的處理意見(jiàn)對其進(jìn)行處理：更改過(guò)期檔案的密級和保管期限繼續進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷(xiāo)毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷(xiāo)毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷(xiāo)毀檔案轉移到已銷(xiāo)毀數據中供列表查詢(xún)。

　　2 應用檔案管理軟件存在的主要問(wèn)題

　　(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

　　檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它涉及到包括計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò )化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數據庫技術(shù)等計算機專(zhuān)門(mén)技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專(zhuān)門(mén)人才在檔案系統內明顯缺乏。檔案信息管理依賴(lài)其他部門(mén)人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現疏忽情況，網(wǎng)站就沒(méi)有人維護、更新，甚至導致所有的投入都化為烏有。

　　(二)對檔案信息安全不容樂(lè )觀(guān)

　　在公司檔案逐步數字化的過(guò)程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當長(cháng)的一段時(shí)間內并存，而由于我們對數字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問(wèn)題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑ke的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統崩潰的情況，現階段難以保證計算機系統、網(wǎng)絡(luò )的絕對安全。

　　(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度

　　紙質(zhì)檔案的信息內容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過(guò)光、電信號的相互轉換附在磁盤(pán)、光盤(pán)上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計算機等專(zhuān)用設備的再轉換，雖然存儲量大、節省了貯存空間，但在信號轉換過(guò)程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質(zhì)的穩定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)。

　　(四)電子檔案的法律效力問(wèn)題

　　通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

　　(五)信息化進(jìn)程有待加快

　　雖然我單位檔案案信息化工作已開(kāi)展多年，建立了各門(mén)類(lèi)檔案數據庫，但庫存檔案還有一部分沒(méi)有進(jìn)行數字化轉換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，甚至仍習慣于傳統的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒(méi)有實(shí)現真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

　　3 解決問(wèn)題的途徑

　　(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統運行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

　　(二)加大宣傳力度，轉變檔案利用工作觀(guān)念，增強全社會(huì )利用檔案的意識

　　首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機，向主管領(lǐng)導匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過(guò)舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò )平臺發(fā)布相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導參加各類(lèi)檔案活動(dòng)，特別是參觀(guān)檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導的重視程度。從而增強領(lǐng)導的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎設施的投入。

　　(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊伍

　　檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò )化、數字化的開(kāi)發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專(zhuān)業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉變，才能適應時(shí)代的要求。有的同行認為，信息時(shí)代的檔案管理人員應該是“檔案信息導航員”，和“知識創(chuàng )新與創(chuàng )造者”。

　　隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個(gè)“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數字化轉換工作，檔案數字化利用工作還未正式啟動(dòng)，離檔案信息化管理工作目標尚有一段漫長(cháng)的路要走，需要通過(guò)公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實(shí)現檔案管理同現代技術(shù)的有機結合，從而達到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò )化水平檔案管理水平。

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