醫院綜合檔案室檔案管理應用研究論文
摘要：隨著(zhù)當前社會(huì )的快速發(fā)展，計算機的出現極大地方便了人們的生產(chǎn)生活。計算機技術(shù)的普及和應用，讓這個(gè)社會(huì )越來(lái)越信息化、智能化。在醫院綜合檔案室的檔案管理工作中，通過(guò)應用計算機技術(shù)能夠極大地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率�；诖�，本文將主要探討一下計算機技術(shù)在醫院檔案管理工作中的具體應用。
關(guān)鍵詞：醫院；綜合檔案室；計算機技術(shù)；應用；管理
1引言
在醫院綜合檔案室的檔案管理工作中，利用計算機技術(shù)能夠提升醫院檔案管理工作的有序性和完善性，能夠給醫院業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供科學(xué)的依據和可靠的支持。作為當前醫院檔案管理工作的重要手段，計算機技術(shù)的應用能夠提高醫院檔案管理的效率以及工作質(zhì)量。所以，分析計算機技術(shù)在醫院綜合檔案室檔案管理工作中的應用是非常有必要的。
2醫院綜合檔案室檔案管理工作應用計算機技術(shù)的必要性
醫院綜合檔案室主要收集管理的是文書(shū)檔案、科技檔案（技術(shù)檔案、設備檔案、基建檔案）、會(huì )計檔案、聲像檔案、其它載體檔案、實(shí)物檔案等，其中并不包括病案，病案檔案由專(zhuān)門(mén)的病案室保管，綜合檔案室僅掌握其庫存數據并對其進(jìn)行檔案管理技術(shù)指導。在醫院綜合檔案室檔案管理工作中，應用計算機技術(shù)是很有必要的。利用計算機技術(shù)能夠更方便的進(jìn)行檔案管理的各項工作，比如通過(guò)對檔案的全文收集，相關(guān)閱檔人員可通過(guò)計算機直接查看全文。應用計算機技術(shù)對檔案的收集、整理、檢索利用、鑒定、統計、上報進(jìn)行全流程管理，能夠將人為干預的情況降低到最小，有效避免不必要的錯誤。利用計算機進(jìn)行檔案統計工作，只需要簡(jiǎn)單的指令就能夠完成，提高了工作效率和準確性。醫院檔案管理工作需要記錄的內容是非常龐大的，利用計算機技術(shù)能夠將這些繁雜的內容化繁為簡(jiǎn)。檔案管理人員利用計算機能夠方便直觀(guān)的了解誰(shuí)借閱了檔案資料，什么時(shí)間歸還，逾期未歸還計算機會(huì )主動(dòng)提示。計算機能夠永久的保存醫院的檔案資料，不會(huì )因為長(cháng)時(shí)間的翻閱造成檔案損壞。由此可見(jiàn)，在醫院綜合檔案室檔案管理工作中應用計算機技術(shù)是非常有必要的。
3應用計算機技術(shù)實(shí)現醫院綜合檔案室檔案管理的優(yōu)勢
3.1有利于將檔案進(jìn)行歸檔
在醫院綜合檔案室檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)應用計算機技術(shù)能夠更加方便的進(jìn)行檔案信息的收集工作。醫院綜合檔案室的工作人員通過(guò)使用計算機，能夠快速的對收集到的檔案信息進(jìn)行整理和核對，對收集到的各部門(mén)的文件能夠展開(kāi)定期的資料采集、資料歸檔，各個(gè)部門(mén)也可以把重要的電子文件利用計算機向檔案室進(jìn)行發(fā)送，省去了一些不必要的麻煩，同時(shí)也能夠保證檔案信息的完整性、齊全性、時(shí)效性。
3.2有利于各部門(mén)間的資源共享
通過(guò)應用計算機技術(shù)能夠實(shí)現醫院檔案資料的共享，綜合檔案室工作人員將已開(kāi)放的檔案信息資源放到公共平臺中，例如檔案卷宗、信息數據庫、目錄等，通過(guò)建立專(zhuān)門(mén)的檢索入口進(jìn)入到檔案信息庫中，其他有需要瀏覽的可以直接通過(guò)計算機進(jìn)行查閱。
4應用計算機技術(shù)實(shí)現醫院綜合檔案室檔案管理功能
4.1醫院綜合檔案管理系統的實(shí)現
醫院綜合檔案管理系統基于IE6-IE10版本的B/S模式，采用Oracle數據庫技術(shù)，利用JavaScript和ActiveX語(yǔ)言實(shí)現系統開(kāi)發(fā)，該系統是區檔案局數字檔案系統的一部分，融入政府政務(wù)平臺，通過(guò)客戶(hù)端電腦的瀏覽器輸入用戶(hù)名和密碼登陸該系統。在醫院綜合檔案管理系統中，主要分為七大模塊，根據前述檔案分類(lèi)辦法，選擇頁(yè)面左側目錄樹(shù)中相應類(lèi)別檔案，分別通過(guò)這七大模塊對其進(jìn)行全流程管理，友好的界面降低了使用者的操作難度。檔案收集模塊。該模塊中，通過(guò)電子公文采集，實(shí)現對各相關(guān)單位通過(guò)政務(wù)平臺發(fā)送給醫院的相關(guān)文件資料在線(xiàn)抓取收集，相應目錄條自動(dòng)掛接電子全文。在收發(fā)文登記功能下，通過(guò)平時(shí)的收發(fā)文管理，將數據直接轉化為檔案數據，即實(shí)現了醫院辦公收發(fā)文與檔案轉化功能的合并。各科室每年初編制的上年EXCEL格式檔案目錄，通過(guò)目錄導入項，接收入系統數據庫。同時(shí)也可導入本系統生成的相關(guān)DBF數據。最后通過(guò)全文導入功能，對電子文件進(jìn)行與目錄掛接的全文導入，支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。檔案整理模塊。通過(guò)綜合檔案模塊，對前述檔案收集模塊收集的歸檔數據進(jìn)行新增、修改、批量修改、刪除、裝盒、生成檔號、斷號查詢(xún)、加鎖、導出EXCEL等操作。而已加鎖的數據需修改操作時(shí)，點(diǎn)擊數據解鎖按鈕解鎖。對檔案盒進(jìn)行修改、刪除、拆盒、打印盒內備考表、打印盒內文件目錄、打印盒內文件目錄封面等操作可通過(guò)盒管理功能實(shí)現。系統中已收集整理但未上報上級檔案館的數據，通過(guò)編目打印功能，選擇相應表格類(lèi)型，進(jìn)行相應表格的自動(dòng)生成、預覽、打印、另存和修改。數據維護項，則可對系統中所有數據進(jìn)行修改、重復數據檢測、批量修改等操作，已上報上級檔案館的條目不允許修改�；厥照九R時(shí)存儲被刪除的文件，可進(jìn)行恢復或徹底刪除。檢索利用模塊。該項功能下，可選擇采用模糊查詢(xún)方式，用支持電子全文檢索的一體化檢索查詢(xún)檔案，或者根據自定義條件進(jìn)行條件檢索，還可對同時(shí)滿(mǎn)足多項條件的數據進(jìn)行自定義檢索。利用管理模塊。此模塊通過(guò)對“借閱申請審批單”的新增、修改、刪除、標記借閱完畢、打印等功能實(shí)現對檔案借閱利用的管理。檔案鑒定模塊。對到達移交或銷(xiāo)毀期限的檔案，進(jìn)行保管期限重新鑒定，即到期鑒定。而對檔案的公開(kāi)方式，則通過(guò)開(kāi)放鑒定功能實(shí)現。
4.2庫存傳統醫院檔案的數字化轉化
醫院檔案具有的特點(diǎn)為資源種類(lèi)比較多、數量較多、較高的應用頻率，復雜的管理流程，在較短時(shí)間內無(wú)法將歷年庫存的傳統檔案資料進(jìn)行全面的數字化掃描，因此需要按照方便查閱的原則，將檔案資源按照級別和年份進(jìn)行分類(lèi)，優(yōu)先掃描利用率和價(jià)值高的檔案資料，有計劃有步驟地逐步實(shí)現全部檔案的數字化轉化。對于傳統醫院檔案的數字化轉化，要按照以下順序進(jìn)行：確立清單—提卷—核對—拆訂—掃描—圖像處理—質(zhì)檢—保存—提交數據庫—移交回檔案室。
5計算機技術(shù)在醫院綜合檔案室檔案管理工作中的應用現狀分析
5.1檔案管理的工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高
當前檔案管理工作難度越來(lái)越大，檔案專(zhuān)業(yè)人員不僅需要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識、保密知識，計算機和網(wǎng)絡(luò )知識也是必備的技能之一，如果沒(méi)有繼續學(xué)習就會(huì )很難應對當前復雜的檔案管理工作。傳統的檔案管理工作人員習慣使用紙質(zhì)化的資料記錄工作，對于計算機管理的模式認識程度不夠。
5.2技術(shù)普及力度不夠
當前階段，大多數的醫院在進(jìn)行檔案管理工作中，應用到的計算機技術(shù)普遍過(guò)于單一，軟件的功能也比較有限，基本上只能進(jìn)行檔案資料的編目和檢索查找。當前很多醫院的檔案管理工作還是需要依賴(lài)人工完成，計算機技術(shù)只是起到了一定的輔助作用。許多醫院的檔案管理工作進(jìn)展較慢，其中一個(gè)重要原因就是技術(shù)普及力度和思想觀(guān)念轉變不夠，因此，在未來(lái)一段時(shí)間內，紙質(zhì)化的傳統管理方式還會(huì )存在于一些醫院當中，與計算機管理的模式并存。
5.3使用計算機管理醫院檔案的保護難度大
醫院檔案管理工作利用計算機技術(shù)，需要對檔案資料進(jìn)行及時(shí)的存儲和備份。檔案資料的儲存載體一般都是磁盤(pán)和光盤(pán)，所以這會(huì )在一定程度上增加檔案文件的保護難度，一旦遭到病毒的入侵修復難度是比較大的。因此，需要加大對檔案資料的保護工作。
6醫院檔案管理工作實(shí)現計算機管理的途徑
6.1建立一支素質(zhì)優(yōu)良且具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的團隊
作為醫院管理層，應該培養一支專(zhuān)業(yè)水平高、素質(zhì)優(yōu)良的現代化人才隊伍，確�？梢愿咝У倪M(jìn)行醫院綜合檔案室的檔案管理工作。通過(guò)加強對檔案工作人員的日常培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，讓檔案工作人員能夠熟練地使用現代化的辦公設備。在進(jìn)行日常的培訓工作中，可以組織一些學(xué)習參觀(guān)活動(dòng)、集體性的培訓與指導、外出進(jìn)修、參加繼續教育、進(jìn)行相應的考核管理并擇優(yōu)選出更適合計算機管理檔案的員工等等。
6.2樹(shù)立新的檔案信息管理理念
作為醫院領(lǐng)導層，應當將傳統的管理思想進(jìn)行轉變，樹(shù)立全新的檔案信息管理理念。傳統的檔案管理模式需要耗費大量的人力、物力資源，工作效率較低，利用信息化的檔案管理可以有效改善這些缺點(diǎn)。通過(guò)樹(shù)立新的檔案信息管理理念，提高檔案管理工作的計算機技術(shù)應用，促進(jìn)醫院檔案管理工作的進(jìn)步。
6.3建設醫院檔案網(wǎng)絡(luò )化平臺
醫院需要建立一個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò )化平臺，盡量將每個(gè)科室和部門(mén)工作統籌到網(wǎng)絡(luò )化平臺中去，實(shí)現資源的共享。方式上不管是統一購進(jìn)軟件，還是系統開(kāi)發(fā)，使用前都應根據相關(guān)標準進(jìn)行測評，測評包括兼容性、實(shí)用性、數據處理合理性、運行安全可靠性等，使檔案管理系統擁有后續開(kāi)發(fā)力和升級能力。
7結語(yǔ)
在醫院檔案管理工作中應用計算機技術(shù)可以很大程度的提高醫院檔案的管理效率，能夠為醫院各項工作的開(kāi)展提供最可靠的支持。雖然當前在醫院檔案管理工作中計算機技術(shù)的應用還不夠全面，作為檔案管理人員，要積極采取有效的應對措施來(lái)提高計算機技術(shù)的實(shí)用效果，提升醫院檔案管理的效率和質(zhì)量。
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