集中注意力在你選擇做的事情上，慎重選擇讓你分心的事情。以下是小編為大家推薦的“隨時(shí)待機”的職場(chǎng)文化相關(guān)文章，希望能幫到大家，更多精彩內容可瀏覽(yjbys.com/hr)。
此前報道過(guò)如何運用史蒂夫·柯維的時(shí)間管理矩陣來(lái)妥善安排工作日程，并指出優(yōu)先考慮緊急事務(wù)而非重要事務(wù)的習慣讓我們總是疲于奔命，感到時(shí)間不夠用。
那么現在，我們就來(lái)繼續談?wù)勀羌加梦覀兇罅繒r(shí)間并讓我們分心的“緊急又重要”的事——電子郵件，以及如何更好地應對它吧。
首先你要知道，并不是只有你一個(gè)人感到電子郵件(當然也包括短信、微信等其他電子即時(shí)通訊手段)是個(gè)吞噬時(shí)間與精力的無(wú)底黑洞。不停地查收郵件、不斷地點(diǎn)擊手機上各類(lèi)應用右上角的小紅點(diǎn)，這種行為被稱(chēng)為“紅點(diǎn)強迫癥”。
百度百科上對此的解釋是：“紅點(diǎn)強迫癥，是現代人的社交網(wǎng)絡(luò )依賴(lài)癥之一，表現為微信用戶(hù)只要看到朋友圈的角標小紅點(diǎn)亮起，就忍不住要去點(diǎn)，即使這次點(diǎn)開(kāi)沒(méi)有什么需要看的消息下次也要繼續去點(diǎn)，據統計，這種動(dòng)作平均每5分鐘就要發(fā)生一次，與強迫癥這種心理疾病表現類(lèi)似。”
不僅是微信右上角的小紅點(diǎn)，各類(lèi)帶有推送功能的應用，都有可能引發(fā)你去點(diǎn)擊，其中最令你感到由于與工作有關(guān)而必須點(diǎn)開(kāi)的，應該就是電子郵件了。
英國未來(lái)工作中心(Future Work Centre)在調查了2000余名各個(gè)行業(yè)的英國員工使用電子郵件的習慣后發(fā)現，當代即時(shí)通訊的迅速發(fā)展讓人們能夠時(shí)時(shí)查收郵件，并因此發(fā)展出了一種“隨時(shí)待機”的職場(chǎng)文化。
這一“不成文的企業(yè)禮節”在職場(chǎng)中變得如此根深蒂固，并對員工的心理健康產(chǎn)生負面作用。報告稱(chēng)，在2014年，全球總共發(fā)送了約1963億封電子郵件，成人每天平均花1個(gè)小時(shí)的時(shí)間收發(fā)郵件。
研究人員稱(chēng)，電子郵件是一把雙刃劍，它一方面是非常有價(jià)值的交流工具，但另一方面也是壓力和困擾的來(lái)源。研究報告主要撰寫(xiě)人Richard MacKinnon博士說(shuō)：“報告顯示那些最認可電子郵件有用的人也是郵件壓力最大的人。我們培養出來(lái)的習慣、面對新信息時(shí)的情緒反應以及圍繞著(zhù)電子郵件的不成文企業(yè)禮節交織在一起，成為一大有毒的壓力源，對我們的效率和健康產(chǎn)生負面影響。”
研究發(fā)現，IT、營(yíng)銷(xiāo)、公關(guān)、互聯(lián)網(wǎng)和媒體等行業(yè)的員工最受郵件壓力困擾。他們中超過(guò)30%的人每天需要處理超過(guò)40封郵件，65%的人開(kāi)啟郵件推送服務(wù)，實(shí)時(shí)接收郵件。
研究人員指出，讓人壓力倍增的兩大惡習為：整日開(kāi)啟郵件推送服務(wù)及每天在清晨和深夜查收郵件。為此，研究人員建議人們在不希望被郵件打擾時(shí)關(guān)閉郵件應用，“只在你想的時(shí)候使用電子郵件”。
讀到這里你可能在想，這又是一件“說(shuō)說(shuō)容易做做難”的事，但實(shí)際上，你需要做的可能沒(méi)那么復雜，只需要你多思考一步。
這是《多一秒鐘：用深思熟慮提升工作業(yè)績(jì)》(One Second Ahead: Enhance Your Performance at Work with Mindfulness)的作者Rasmus Hougaard、Jacqueline Carter和Gillian Coutts的觀(guān)點(diǎn)。幾位作者認為，解決分心的最好方法是多花一秒鐘的時(shí)間來(lái)思考，做出好的選擇讓自己保持專(zhuān)注和冷靜。
在書(shū)中，Hougaard提出了5個(gè)高效使用電子郵件的指導意見(jiàn)。
第一，避免對郵件上癮。你是每小時(shí)看一次郵件還是手機震動(dòng)聲一響，就無(wú)法克制自己拿起手機的沖動(dòng)?Hougaard建議，在你向查收信息的沖動(dòng)投降之前，暫停一秒鐘，思考一下。“在這一秒鐘內，你會(huì )發(fā)現你對外界刺激的反映并不需要是自動(dòng)的，你有選擇的權利。”
第二，關(guān)閉信息推送。為了讓自己不對查收郵件或信息上癮，你首先要做的就是關(guān)閉郵件推送功能、通知彈出窗口、警報和鈴聲。在接下來(lái)的幾天時(shí)間里，仔細觀(guān)察當自己為郵件通知分心時(shí)如何影響專(zhuān)注度、工作效率和心情，嘗試在完全沒(méi)有信息推送的情況下工作幾天，找到最適合自己的處理郵件訊息的方式。
第三，慎重對待注意力轉移的時(shí)間。很多時(shí)候我們喜歡一有郵件(信息)就查看回復是因為我們希望自己看起來(lái)總是機敏有效率，但事實(shí)是，這可能會(huì )損害你的工作效率。
如果你的注意力一直被源源不斷的信息推送轉移，你就是在浪費時(shí)間。你的大腦需要花幾秒鐘的時(shí)間來(lái)集中注意力到新郵件上，也需要同樣長(cháng)、甚至更長(cháng)的時(shí)間來(lái)轉移回你之前手頭正在做的工作。除了浪費時(shí)間，注意力不集中也會(huì )浪費你的精力，讓你效率下降。
為了有效地將注意力轉移的時(shí)間降到最低，你應該記住2條原則：集中注意力在你選擇做的事情上，慎重選擇讓你分心的事情。
第四，永遠不要在清晨收發(fā)郵件。未來(lái)工作中心的研究人員認為清晨收發(fā)郵件是一大惡習，Hougaard給出了解釋?zhuān)涸谇宄咳说拇竽X是最警醒、注意力最集中、最有創(chuàng )造力的。使用這段時(shí)間來(lái)查郵件立刻把你的注意力拉入一堆短期需要解決的問(wèn)題中，這是在浪費你本可以做更有價(jià)值的事的大好時(shí)間。
Hougaard的建議是，在你到達辦公室半小時(shí)至1小時(shí)之后再查郵件。
第五，制定固定的查收郵件時(shí)間。這樣你就可以在其余的時(shí)間里專(zhuān)心工作了，有了固定的郵件查收時(shí)間后，記得把你其他的工作任務(wù)安排在其他時(shí)間。
研究報告中還有一個(gè)有趣的發(fā)現：年輕人面臨的郵件壓力最大，壓力值隨著(zhù)年齡增長(cháng)而降低。
或許這是因為，職場(chǎng)老人們明白大多數的辦公室交流都是無(wú)意義的廢話(huà)吧——如果是真正緊急的事務(wù)需要你立即處理，上司會(huì )用更直接的方式聯(lián)系你的。