我們經(jīng)常能體會(huì )到，郵件里溝通幾天的事情，電話(huà)幾十分鐘就解決了，電話(huà)里幾十分鐘也說(shuō)不清楚的事情，面談幾分鐘就解決了�？梢�(jiàn)選擇溝通工具的重要性。以下是小編為大家整理的用好5個(gè)溝通工具的詳細內容，希望能幫到各位讀者，更多內容請瀏覽(yjbys.com/hr)。
人類(lèi)是群居動(dòng)物，活在社會(huì )上，就需要無(wú)時(shí)無(wú)刻的與他人溝通，去配合他人，或是讓他人配合自己的工作。很多時(shí)候，個(gè)體的效率低，問(wèn)題不是出現在執行力，而是往往選擇了錯誤的溝通工具及溝通方式，導致反反復復，拖沓不前，傷己擾民，最終耽誤一個(gè)團隊整個(gè)項目的進(jìn)度。
此篇文章是我之前工作的感悟與總結，也是原來(lái)帶兵經(jīng)常講的一個(gè)環(huán)節，經(jīng)驗之談，希望對職場(chǎng)人員有所幫助。
時(shí)間是你的工具，溝通渠道與溝通方式亦是你的工具，合理利用及分配你的工具，你就是人生時(shí)間管理的藝術(shù)大師。
大家基本上都聽(tīng)說(shuō)過(guò)“溝通漏斗”，人們在溝通時(shí)，用言語(yǔ)表達心里的100%的內容時(shí)，講出來(lái)便只剩下80%，而當這80%的內容進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識背景等差異化的原因，便只留存了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外，我們自己也經(jīng)常能體會(huì )到，郵件里溝通幾天的事情，電話(huà)幾十分鐘就解決了，電話(huà)里幾十分鐘也說(shuō)不清楚的事情，面談幾分鐘就解決了�？梢�(jiàn)選擇溝通工具的重要性。因此，我為大家分析一下目前身邊能接觸到的各種溝通工具的利弊，及建議的使用方式，審時(shí)度勢，物盡其用，一來(lái)規避溝通漏斗帶來(lái)的信息出入，二來(lái)提高個(gè)人及團隊的綜合作戰效率。
面談
面談溝通是效率最高的溝通形式。人們在溝通的時(shí)候，文字部分傳達的信息不到總量的10%，而語(yǔ)氣語(yǔ)調中包含的信息量為30%，更大一部分則在于雙方的眼神、表情、肢體語(yǔ)言等。只有在面談的時(shí)候，雙方才可以全方位的交流，也是建立雙方情感信任最好的方式。這是雙方最高效、最充分理解彼此思想，根據對方反饋及時(shí)糾正可能的理解錯誤，從而減少信息誤解，提升工作效率。而且面談的時(shí)候，可以察言觀(guān)色，根據交談對象的言行舉止，哪些話(huà)題對方感興趣，知道哪些話(huà)該說(shuō)，哪些話(huà)不該說(shuō)，哪些話(huà)可以點(diǎn)到為止，這里可以充分利用溝通技巧，將你想要傳達的目標，用對方能夠接受的方式去傳遞。這也是電話(huà)及郵件等其他溝通工具不具備的最大的優(yōu)勢，因此建議大家在條件允許的前提下，盡量用面談的形式探討問(wèn)題，尤其是參與人員不足夠了解項目的前期。
電話(huà)
電話(huà)溝通雖然不能想面談一樣實(shí)現全方位的溝通與交流，但是它能實(shí)現遠程推進(jìn)事件進(jìn)展最快的工具，通話(huà)過(guò)程中可感受對方的語(yǔ)氣語(yǔ)調等情感信息，把控溝通交流的節奏，通常幾句話(huà)，簡(jiǎn)單、直接、有效，能讓對方最短時(shí)間的知曉事件進(jìn)展;根據事件進(jìn)展交流、溝通意見(jiàn)，對整個(gè)事件做微調;督促對方向前推進(jìn)某個(gè)環(huán)節，或提醒對方查看某個(gè)郵件或者文件，加深對方對該事件的重視程度。它是介于面談及郵件溝通之間比較好的折中方式。
郵件
郵件溝通具備不易被對方及第三方打擾，記錄事件發(fā)展過(guò)程，易于轉發(fā)傳播，可追溯性強，可對信息深入思考、接收方與發(fā)送方不需要同一時(shí)間參與等優(yōu)點(diǎn)，但表達力有限，并不能及時(shí)有效的傳達信息。除非雙方或多方已經(jīng)對溝通的信息達到高度一致，否則很容易產(chǎn)生誤解。而且從溝通效率的角度來(lái)講，文字溝通本身就是時(shí)間殺手，需要嚴格控制。
微信
隨著(zhù)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，碎片化的信息傳播模式被大量人群接受，但作為職場(chǎng)人士，我們應該盡量避免這種低效而且容易引起誤解的溝通方式。微信最好只作為一種輔助性的溝通手段，只建議以下兩種工作方式時(shí)使用微信，第一，在工作群中發(fā)一些簡(jiǎn)短的通知性信息;第二，多人遠程視頻會(huì )議，第二種方式我個(gè)人用的情況較多，方便并節省成本。而當對方在微信端給你留言的時(shí)候，最高的效率選擇是“電話(huà)”，幾分鐘解決一個(gè)可能在微信上要耗費半個(gè)小時(shí)或是更長(cháng)時(shí)間的議題。
除了文字方式的及時(shí)通信外，還具備語(yǔ)音通信、視頻通信和文件傳輸的功能，但是一般我個(gè)人只用它的大文件傳輸功能，速度快。
對各種溝通工具的使用建議：
·如果在同一個(gè)辦公環(huán)境中，應盡量采用面談溝通+郵件備忘的溝通工具組合;
·十分重要的項目且條件允許的前提下，應盡量采用面談溝通+電話(huà)跟進(jìn)+郵件備忘的溝通工具組合;
·一般情況下點(diǎn)對點(diǎn)情況，應盡量采用電話(huà)溝通+郵件備忘的溝通工具組合;
·條件不允許見(jiàn)面且需要開(kāi)會(huì )的時(shí)候，推薦微信多人視頻會(huì )議+郵件備忘的溝通工具組合;
·平時(shí)盡量少用微信及QQ溝通，一來(lái)權重級別很低，很容易被對方忽視，二來(lái)容易分散注意力;
·在如下情況可以采用單獨的郵件溝通形式：
1.通告性的發(fā)布內容;
2.工作報告;
3.已經(jīng)口頭溝通過(guò)的且達成一致的工作內容;
總而言之，世界上所有的各種溝通工具是為了讓你便利而生，面談、電話(huà)、郵件、微信、QQ這5項工具各有各的各的優(yōu)勢及作用，巧用各種工具的組合，便能規避“溝通漏斗”，提升溝通效率。效率來(lái)自一點(diǎn)一滴的把控，把控自己的行為，把控自己的隨性。