圖書(shū)館后勤物業(yè)管理研究論文
1圖書(shū)館后勤物業(yè)管理的基本內容
物業(yè)管理,最早運用于寫(xiě)字樓和住宅小區。是指物業(yè)管理企業(yè)受物業(yè)所有人、使用人的委托,按照國家法律和管理標準,依照物業(yè)管理委托合同,對投入使用的各類(lèi)房屋建筑和附屬配套設施及場(chǎng)地,運用現代化的管理方法和維修養護技術(shù),提供多方面的綜合服務(wù),使物業(yè)發(fā)揮最大使用價(jià)值和經(jīng)濟價(jià)值的一種管理活動(dòng)。圖書(shū)館的物業(yè)管理實(shí)際上是具有物業(yè)管理特征的行政后勤管理,其內容主要包括:館舍的保養和維護,綠化、衛生的管理,房產(chǎn)檔案的保存,設備設施的管理、保養、維修,辦公用品采購與管理,有關(guān)規章制度的制定和執行,等等。
2當前圖書(shū)館物業(yè)管理存在的問(wèn)題
21缺少足夠的物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)人員長(cháng)期以來(lái),圖書(shū)館在人事制度改革方面相對滯后,沒(méi)有復合型管理人才的儲備,現有人員中專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)高又安心物業(yè)管理工作的人才十分匱乏。另外,近年新建的圖書(shū)館其建筑結構、設施設備都較為先進(jìn),科技含量高,也對物業(yè)管理提出了更高的要求。它要求管理者不僅要有物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)知識,還要具備圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)知識�，F代圖書(shū)館的各種設備系統自動(dòng)化程度高,結構復雜,專(zhuān)業(yè)性強,要始終處于良好的工作狀態(tài),就要配備足夠的專(zhuān)業(yè)維護人員對這些現代化設備進(jìn)行有效的管理、配置、運作以及日常維護和保養,而且還要具備隨時(shí)處理突發(fā)事件的能力。因此圖書(shū)館物業(yè)管理對專(zhuān)業(yè)技術(shù)的要求越來(lái)越高,而圖書(shū)館由于受到各種條件的限制,普遍缺乏這方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。還有,圖書(shū)館的各類(lèi)基建圖紙、各種設備的技術(shù)資料分布零散,也缺少專(zhuān)人收集管理,經(jīng)常出現維修時(shí)找不到相應的圖紙和技術(shù)資料,給維修工作帶來(lái)極大不便,影響了設備的正常運行。
22現有用人機制影響了物業(yè)管理人員的工作積極性圖書(shū)館的人事制度受計劃經(jīng)濟的影響很深,職工無(wú)論成績(jì)突出或碌碌無(wú)為,其獎金、報酬所差無(wú)幾,年終獎懲也無(wú)關(guān)痛癢,難以充分調動(dòng)職工的積極性和創(chuàng )造性。這就造成了一些圖書(shū)館人浮于事,工作量不飽和,辦事效率低。物業(yè)管理人員會(huì )覺(jué)得自己是后勤職能部門(mén),不用面對讀者,更加不受約束,工作缺乏主動(dòng)性,遇事相互推諉,職責不清,協(xié)調困難。
23后勤物業(yè)管理經(jīng)費緊缺作為公益性事業(yè)單位,政府下?lián)芙o圖書(shū)館的經(jīng)費十分有限,表現在物業(yè)管理方面,館舍維修、管道檢修、空調和防火設施的查修等等,所需經(jīng)費往往不足。但作為圖書(shū)館的后勤部門(mén),物業(yè)管理在某一件小事上的缺失,都將影響圖書(shū)館的服務(wù)水平。如何爭取更多的經(jīng)費,以及如何將有限的資金合理運用到后勤工作中,保證圖書(shū)館硬件設備的正常運轉,是目前圖書(shū)館物業(yè)部門(mén)面臨的一大挑戰。根據以上存在的問(wèn)題,圖書(shū)館的后勤物業(yè)管理就要建立與之相對應的管理體制,采取切實(shí)可行的措施,使其更好地發(fā)揮服務(wù)職能。
3圖書(shū)館后勤物業(yè)改革的對策
31增加配備專(zhuān)業(yè)人員
在傳統圖書(shū)館時(shí)代,往往是人少書(shū)缺,館舍窄舊,這樣的情況下不可能安排過(guò)多的人員來(lái)分管物業(yè)事務(wù)。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展,新建、擴建圖書(shū)館成了各地精神文明建設和城市文化建設的重要工程,而隨著(zhù)館舍的擴大和各種設備的增加,配備各種專(zhuān)業(yè)的后勤保障工作人員是圖書(shū)館正常運轉的基本保證。同時(shí),在數量上也要足夠,以便安排24小時(shí)值班,這樣才能對隨時(shí)發(fā)生的電梯、照明、中央空調等設備故障及時(shí)排除。另外,還必須加強對后勤物業(yè)管理人員的技術(shù)技能培訓,不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平,制定各類(lèi)設備日常的維護、保養計劃并對設備使用情況作詳細記錄,確保全館設備運轉正常。
32建立完備的館舍房產(chǎn)及基建設備檔案
圖書(shū)館各類(lèi)基本建設圖紙文件,是日后對設施設備進(jìn)行維護、維修的重要依據。因此應有專(zhuān)人管理,負責對這些檔案資料進(jìn)行收集、整理、存檔,妥善保管,以確保日后使用的需要。
33改革用人機制,調動(dòng)物業(yè)管理人員積極性
在圖書(shū)館現有人事管理體制下,圖書(shū)館職工沒(méi)有“下崗”的危機,缺少競爭意識,缺少主人翁責任感,更談不上什么積極性、創(chuàng )造性。所以首先要從改革用人機制入手,實(shí)行能上能下、能進(jìn)能出的崗位聘任制,促進(jìn)職工轉換觀(guān)念,使得人人都有危機感和責任感。圖書(shū)館應加強對物業(yè)管理人員職業(yè)道德的培養,樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的精神,認識到即使是后勤人員也應與圖書(shū)館一線(xiàn)工作人員一樣,通過(guò)后勤保障工作間接地為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。圖書(shū)館還應對現有物業(yè)管理人員實(shí)行培訓上崗,并通過(guò)招聘物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生,或從現有館員中選調樂(lè )于從事物業(yè)管理的人員,充實(shí)圖書(shū)館物業(yè)管理人員隊伍。
34建立完善規章制度,規范工作行為
要提高后勤物業(yè)管理水平,更好地為全館各個(gè)部門(mén)服務(wù),必須建立健全物業(yè)管理規章制度,明確各崗位的職責和工作規范,運用制度的手段進(jìn)行標準化、規范化和科學(xué)化管理,做到有章可循,嚴格按章辦事。例如電工班要有電房值班制度、發(fā)電機操作規程、機械設備等運行職責,總機房要有話(huà)務(wù)員崗位責任制、保密制度、機務(wù)員崗位責任制、管理制度等等。后勤工作應做到事無(wú)論巨細,都有專(zhuān)人負責;事無(wú)論緩急,都有辦好的期限,急事急辦,緩事亦不緩辦。要落實(shí)崗位責任制措施,做到既分工負責又互相協(xié)作,辦事有標準,檢查有依據。要增加后勤管理的透明度,讓全館職工監督。要堅持原則,嚴格按各項規章制度進(jìn)行管理,獎罰分明。
35加強公共安全及消防管理
圖書(shū)館作為一個(gè)重要的公共活動(dòng)場(chǎng)所,人流量大,人員成分復雜,其公共安全、消防安全在物業(yè)管理工作中占有特別重要的位置。圖書(shū)館應采用一、二級耐火等級的建筑,書(shū)庫應作為單獨的防火分區,與書(shū)庫相連的閱覽室等建筑必須用防火墻或防火門(mén)隔開(kāi),書(shū)庫內采用不燃書(shū)架。同時(shí),圖書(shū)館的電氣設備要符合有關(guān)電氣設備安裝的要求,嚴禁超負荷用電。全館各通道應設有“安全出口”指示燈,以便人員緊急疏散。物業(yè)管理部門(mén)應有足夠的人手,定期巡查館舍,以便及時(shí)發(fā)現隱患及時(shí)予以排除。物業(yè)管理部門(mén)還應與圖書(shū)館保衛部門(mén)通力協(xié)作,定期邀請消防安全人員到圖書(shū)館對全體員工進(jìn)行安全與消防知識培訓,同時(shí)做好遇到緊急情況如何疏散讀者、安全逃生的宣傳。
36深化圖書(shū)館物業(yè)后勤工作改革
過(guò)去圖書(shū)館后勤工作都是由本館職工自己做,現在則可以采取購買(mǎi)社會(huì )化服務(wù)和實(shí)行圖書(shū)館內承包制管理等方式。凡是社會(huì )上現有行業(yè)公司能滿(mǎn)足圖書(shū)館需要的項目,圖書(shū)館就可以花錢(qián)買(mǎi)服務(wù)并對其服務(wù)品質(zhì)進(jìn)行嚴格控管。對必須由館內工作人員從事的某些物業(yè)后勤工作,也可實(shí)行將任務(wù)與人、財、物的投入掛鉤承包的管理辦法。目前我館已經(jīng)試行的項目涉及衛生保潔、綠化美化、機電設備維護及食堂管理等。這項變革的積極意義在于:首先,實(shí)行了此項改革,圖書(shū)館后勤保障力度和后勤服務(wù)質(zhì)量都有比較明顯的提高,圖書(shū)館原先投在后勤物業(yè)方面的人力可實(shí)現大部分轉移或裁減。其次,向社會(huì )購買(mǎi)服務(wù)所需經(jīng)費基本上可以從原先圖書(shū)館投入的后勤人員經(jīng)費開(kāi)支及其他開(kāi)支中支付,并不會(huì )大幅增加圖書(shū)館經(jīng)費負擔,甚至可節省后勤物業(yè)管理費用支出。例如青島市圖書(shū)館就將保潔、綠化等一般后勤物業(yè)管理工作委托給社會(huì )物業(yè)管理公司來(lái)操作,使得圖書(shū)館的室內外環(huán)境、綠化都比以前聘請臨時(shí)工有明顯的改觀(guān),面貌煥然一新。
37加強設備采購管理
圖書(shū)館物業(yè)管理部門(mén)經(jīng)常要負責采購各種設備用品,這些設備用品的質(zhì)量直接關(guān)系到圖書(shū)館各部門(mén)的工作質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量,因此,如何用有限的資金采購質(zhì)量過(guò)關(guān)的設備用品十分重要。在采購物資設備時(shí),首先應與有關(guān)部門(mén)溝通,聽(tīng)取他們對所需設備用品的意見(jiàn),做到有的放矢地采購,并盡可能通過(guò)主渠道選擇正宗品牌,謹防偽劣產(chǎn)品。同時(shí)還要堅持節約原則,控制成本費用,堅持貨比三家,確保質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。目前國家規定機關(guān)、企事業(yè)單位辦公用品物資采購都要通過(guò)政府采購辦進(jìn)行公開(kāi)招標采購,目的是在保證質(zhì)量前提下控制成本。因此物業(yè)管理部門(mén)在提供采購單之前應做好市場(chǎng)調研,多跑多看,對所購物品的型號、單價(jià)、質(zhì)量做到心中有數,既要避免片面追求低價(jià)而忽視了對商品的質(zhì)量要求,又要避免同樣的物品限價(jià)偏高而失去公開(kāi)招標采購的意義。
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