對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的深思與策略
進(jìn)入21世紀之后,隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)展,人事檔案管理信息化成為一種必然趨勢。傳統的人事檔案管理工作面臨著(zhù)極大的挑戰。下面小編為各位畢業(yè)生備好了一篇關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的深思與策略的論文，本論文對寫(xiě)作者有一定的借鑒作用哦!
摘要：人事檔案管理是對事業(yè)單位工作人員基本情況的記錄和整理，包括人員的文憑學(xué)歷、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jì)、工資待遇、個(gè)人簡(jiǎn)歷等最原始的管理依據。信息化的快速發(fā)展，使檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化，逐漸由傳統的紙質(zhì)檔案向電子檔案管理轉變，這也是事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的必由之路。本文就事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設過(guò)程中存在的理由進(jìn)行深思分析，并給出了相應的策略。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理;策略
人事檔案是事業(yè)單位人員基本信息的記載，反映了工作人員的基本工作狀況，記錄了知識水平高低、工作崗位設置、工作業(yè)績(jì)和經(jīng)歷記載、人員調動(dòng)和工作獎罰情況，從里面可以清楚看到每個(gè)人的詳細信息，也可以說(shuō)是人才信息的重要記錄。隨著(zhù)信息化的到來(lái)，電腦檔案管理已成為人事檔案管理的必有選擇，也是檔案管理模式的重要轉變。與紙質(zhì)檔案相比，具有管理成本低、管理及時(shí)、便于保存、修改和查詢(xún)方便，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行快速傳遞的特點(diǎn)，從而提高了檔案管理的效率。
一、信息化管理存在的理由
1.信息化管理沒(méi)有統一的、規范的管理標準
統一的、規范的管理標準是信息管理的重要條件，只有在標準管理的情況下，才能實(shí)現各個(gè)單位人事檔案信息的共享與交流。才能更好的協(xié)調調動(dòng)人員的檔案信息。因此，事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的前提是基礎工作的統一規范，依次才能作為信息管理的標準和參考依據，進(jìn)而提高人事檔案管理信息化建設的質(zhì)量和效率。然而在實(shí)際的檔案管理中，每個(gè)單位都從自身的單位管理方式和辦法為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)行人事檔案管理，沒(méi)有形成統一的規范的管理標準進(jìn)行。
2.人事檔案管理利用價(jià)值有限
檔案管理的目的是通過(guò)管理要為人事部門(mén)提供人才的基本信息，開(kāi)發(fā)人才、研究人才、合理調配人才、使事業(yè)單位能夠更好的利用人才，發(fā)揮人才價(jià)值，這樣還可以調動(dòng)事業(yè)單位人員工作積極性，創(chuàng )造人事檔案管理的社會(huì )效益和成本效益。讓管理的利用價(jià)值真正發(fā)揮出來(lái)。傳統的人事檔案管理只注重事業(yè)單位人員的檔案記錄，然后把檔案記錄保存起來(lái)，常年累月存放在檔案柜里，僅僅作為一種保管，除非事業(yè)單位人員晉升職稱(chēng)，或人事崗位調動(dòng)，或檔案管理整理，才拿出來(lái)翻翻，查閱一下信息，除此之外檔案記錄將被永遠封存在歷史的記憶里。更談不上人才開(kāi)發(fā)，人才研究，檔案利用價(jià)值。
3.管理模式落后
傳統的事業(yè)單位人事檔案管理仍處于手工整理或半手工整理，這樣的管理模式弊端重重：因為是手工操作，整理人員若不認真不仔細，難免會(huì )把檔案中記錄的時(shí)間、調崗地點(diǎn)、工作年限搞錯，這些信息關(guān)乎他們的事業(yè)和前途，一旦記錯，查閱起來(lái)更加困難。其次這種管理模式往往還會(huì )增加檔案整理人員的工作強度，費時(shí)費力，難以適應檔案管理發(fā)展需要。有的單位即使用電腦管理檔案信息，也只是停留在基本信息的記錄上，沒(méi)有對管理進(jìn)行系統的分析研究，對提高人事檔案的管理水平和工作效率僅僅有限。再次傳統檔案管理模式進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸檔時(shí)，工作量大、時(shí)間長(cháng)、任務(wù)重，而且特別麻煩復雜。
4.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
許多單位的管理人員根本就沒(méi)學(xué)過(guò)檔案管理基本知識，對檔案的了解只是感性認識，也就是說(shuō)不會(huì )管理檔案，僅僅停留在電腦的基本操作上。信息化檔案管理要求顯然這些人不能適應，管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識。對電子管理知之甚少。因此現代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理需要專(zhuān)業(yè)知識管理能力和熟悉電腦知識的高素質(zhì)人才。
二、信息化管理的策略
1.加強管理人員專(zhuān)業(yè)知識培訓學(xué)習努力提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
信息時(shí)代的發(fā)展，對每位檔案工作者提出了更高的要求，在業(yè)務(wù)素質(zhì)知識水平方面，包括業(yè)務(wù)學(xué)習，電腦學(xué)習。盡管科學(xué)技術(shù)對信息環(huán)境起著(zhù)非常重要的推動(dòng)作用，但是檔案管理最終由具備高素質(zhì)的管理人才來(lái)完成：
(1)人事檔案工作人員在檔案建設和管理中承擔著(zhù)十分重要的責任，因此要不斷加強檔案管理人員思想素質(zhì)和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想覺(jué)悟以及堅定的政治責任感、良好的政治敏銳性和政治鑒別力。(2)檔案管理人員要加強專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習，充分掌握檔案管理軟件，會(huì )運用管理軟件來(lái)進(jìn)行檔案整理，分類(lèi)歸檔，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，及時(shí)掌握現代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結構的復合型人才。
2.轉變管理模式
順應信息化發(fā)展，檔案管理要及時(shí)轉變傳統的手工整理檔案的作法，使用電腦對人員檔案進(jìn)行整理、歸類(lèi)、統計數據，會(huì )更快更準確的完成分類(lèi)管理任務(wù)。
3.開(kāi)發(fā)出信息化檔案管理軟件數據庫
檔案管理軟件可以系統的對人事檔案進(jìn)行自動(dòng)分析、整理、歸類(lèi)、排列。即準確快速又方便簡(jiǎn)潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實(shí)現遠程操控，檔案數據信息共享，快速查閱事業(yè)單位人員的基本信息，提高辦事效率。
4.加強人事檔案信息化管理安全性
首先，要保證電腦的安全，加強管理人員的安全技術(shù)培訓，包括電腦病毒管理，電腦黑客攻擊，禁止在檔案管理電腦上亂插U盤(pán)，移動(dòng)硬盤(pán)等，檔案管理電腦專(zhuān)用，并確定專(zhuān)業(yè)人員管理。其次，要把檔案管理的信息數據做好備份，存儲起來(lái)，以防電腦操作不慎丟失信息數據。再次規范電腦安全制度，建立人事檔案信息化管理制度的法規和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。
5.重視人事檔案信息入檔及修復工作
人事檔案管理工作需要嚴肅認真對待檔案生成、收集、驗證、歸檔及利用的每一個(gè)過(guò)程，人事檔案管理的信息化建設工作同樣需要重視人事檔案形成的整個(gè)過(guò)程。同時(shí)，需重視人事檔案人檔后檔案核查與修復工作，工作人員需要定期對歸檔檔案進(jìn)行核查與修復工作，出現理由是及時(shí)修復或恢復數據，必要時(shí)，要與原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行對比修復，以保證人事檔案的權威性、準確性和真實(shí)性。
6.建立健全人事檔案信息化的管理機制
應結合人事檔案管理工作的實(shí)際和信息化需要，進(jìn)一步完善人事檔案管理工作制度與流程，建立人事檔案計算機輔助管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。對人事檔案材料收集歸檔和檔案的轉進(jìn)轉出管理制度要進(jìn)一步規范，應建立完善的內制約度和責任追究制度，保證檔案整理及使用過(guò)程中的安全可靠。另外要及時(shí)創(chuàng )新管理機制，實(shí)現人事檔案信息化管理的科學(xué)性和實(shí)用性。
7.發(fā)揮檔案信息管理平臺，充分應運電腦檔案
把全部的事業(yè)單位人員信息檔案通過(guò)電腦管理，在確保安全管理的基礎上，要分析研究人才，應建立各類(lèi)人才信息庫，不能僅僅停留在管理的水平上，充分利用平臺，開(kāi)發(fā)人才，利用人才，為用人單位搞好服務(wù)，及時(shí)提供所需人才，讓人才充分應用到合適的崗位上。
三、結語(yǔ)
隨著(zhù)我國事業(yè)單位改革的步伐加快，信息化管理推動(dòng)檔案不得不發(fā)生轉變，這對人事檔案管理進(jìn)行了創(chuàng )新和發(fā)展，對管理者提出了更高的要求，利用現代科技信息管理技術(shù)，不管是流動(dòng)人員還是在崗人員的檔案，管理更加輕松便利。信息化檔案管理建設，已成為事業(yè)單位人事檔案管理改革發(fā)展的趨勢。
參考文獻：
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