高校學(xué)生檔案的精細化管理的論文

　　摘要：高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍，其內容是高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料。學(xué)生檔案精細化管理需求有著(zhù)深刻的動(dòng)因，我們可以從收、清、存、填、裝、寄、查、退等八個(gè)環(huán)節對其實(shí)施精細化管理。

　　關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案精細化管理

　　在現階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類(lèi)型：紙質(zhì)檔案和電子（數字）檔案。由于多方面的原因，電子（數字）檔案的真正普及還有待時(shí)日，因而以重、實(shí)、雜、多著(zhù)稱(chēng)的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細化需求已是題中之義。

　　一、學(xué)生檔案的內容

　　一般來(lái)講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，其基本內容包括：

　�。ㄒ唬└呖紮n案。

　�。ǘ�）新生入學(xué)體檢表。

　�。ㄈ�）學(xué)生情況登記表。

　�。ㄋ模�學(xué)生實(shí)習鑒定表、學(xué)年鑒定表；

　�。ㄎ澹�學(xué)生學(xué)籍變更材料。

　�。�六）學(xué)生在校期間的各種獎懲材料。

　�。ㄆ撸�學(xué)生在校期間黨團籍材料

　�。ò耍┊厴I(yè)生檔案材料。

　　學(xué)生檔案的內裝材料就是要保證有關(guān)單位通過(guò)對學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個(gè)學(xué)生，為其作出針對這個(gè)學(xué)生的相關(guān)決策提供強有力的佐證和輔助。

　　二、高校學(xué)生檔案的精細化管理流程

　　學(xué)生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)著(zhù)手：

　�。ㄒ唬┦�

　　要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)機制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應立即轉送到本校學(xué)生檔案管理部門(mén)，由這一部門(mén)操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應該不大。

　�。ǘ�）清

　　它與“收”幾乎是同步的�！扒濉本褪乔宀槌鰶](méi)有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時(shí)，最好以班級為單位進(jìn)行捆扎，為將來(lái)的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學(xué)生名單并標注出無(wú)檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門(mén)能順利完成相關(guān)統計工作，在后續的工作中對相關(guān)記錄進(jìn)行核銷(xiāo)和公布。當然學(xué)生檔案管理部門(mén)清理完畢收集的學(xué)生檔案后應向相關(guān)院（系）及時(shí)通報提供統計名單，方便二級院（系）及時(shí)與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。

　�。ㄈ�）存

　　1。入學(xué)新生檔案的存放。一般來(lái)說(shuō)應該按院系、分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時(shí)歸類(lèi)。

　　2。休學(xué)和轉專(zhuān)業(yè)學(xué)生檔案的存放。

　　一般情況下，轉專(zhuān)業(yè)同學(xué)的檔案應該及時(shí)歸到他新的班級中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應該從原有的班級中抽取出來(lái)，按照休學(xué)的年限分別標識、存放，為學(xué)生復學(xué)后其檔案得及時(shí)歸類(lèi)做好準備。

　　3。托管檔案的存放。2002年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶(hù)籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過(guò)了托管期限也沒(méi)有人來(lái)認領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類(lèi)檔案可能會(huì )隨時(shí)被查閱和寄走，因此，一定要與其他類(lèi)型的學(xué)生檔案區別開(kāi)來(lái)進(jìn)行存放。

　　4。死檔的存放。只所以說(shuō)是死檔，是指存放在學(xué)校無(wú)人認領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專(zhuān)柜妥善、分類(lèi)保管，而不能隨意銷(xiāo)毀。

　�。ㄋ模┨�

　　一般來(lái)說(shuō)，檔案材料的填寫(xiě)應該是很?chē)烂C的、規范的、詳實(shí)的。這也跟學(xué)生檔案管理部門(mén)提出了要求，也就是在填寫(xiě)檔案時(shí)，要根據國家相關(guān)部門(mén)政策、規定及時(shí)出臺相關(guān)的填寫(xiě)規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫(xiě)，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等來(lái)寫(xiě)；院系、專(zhuān)業(yè)、班級的簡(jiǎn)稱(chēng)一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫(xiě)；加蓋印章的區域范圍、時(shí)間標志的印制規范等，要落實(shí)到具體細節部位等等�？傊�就是要保證學(xué)生檔案填寫(xiě)信息的客觀(guān)性。

　�。ㄎ澹┭b

　　一般說(shuō)來(lái)，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫(xiě)好的相關(guān)登記表、獎懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門(mén)返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當地說(shuō)畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個(gè)環(huán)節，學(xué)生檔案管理部門(mén)應該及時(shí)去二級院系進(jìn)行隨機抽查樣本、現場(chǎng)指導，以便隨時(shí)更正不規范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門(mén)順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。

　　在二次封裝開(kāi)始前，學(xué)生檔案管理部門(mén)先要對畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關(guān)材料，設計和打印好學(xué)生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關(guān)部門(mén)提供的學(xué)生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類(lèi)、捆扎。

　�。�六）寄

　　在與郵局機要機構交接學(xué)生檔案的時(shí)候，要根據學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時(shí)解決問(wèn)題，并協(xié)商好檔案清單的送返時(shí)間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因為部分畢業(yè)生檔案在機要轉遞的過(guò)程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門(mén)退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個(gè)協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。

　�。ㄆ撸┎�

　　有條件的高�？梢栽O計一個(gè)畢業(yè)生信息平臺，將檔案信息及時(shí)錄入畢業(yè)生信息系統，并開(kāi)通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)又為人工查詢(xún)提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢(xún)系統，及時(shí)更新相關(guān)信息，特別是超過(guò)托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢(xún)人一目了然。

　�。ò耍┩�

　　在這方面主要是針對中途退學(xué)或其他原因被開(kāi)除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來(lái)說(shuō)這類(lèi)檔案的處置應該在學(xué)生辦理退學(xué)手續時(shí)同時(shí)辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應與正常的畢業(yè)生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關(guān)的記錄，及時(shí)收取回執、備案，以便處理后續的查詢(xún)事宜。

　　“一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切�！币�真正做到這一點(diǎn)，說(shuō)難也難，說(shuō)不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個(gè)為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺也是一個(gè)服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標志；他既需要在細枝末節上的修修補補，也需要在宏觀(guān)的戰略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報社會(huì )。

　　參考文獻

　　【1】本書(shū)編委會(huì )�！�<高等學(xué)校檔案管理辦法>實(shí)施手冊》[m]。北京：2008

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