公路工程檔案管理規范化探討的論文
【摘要】公路工程是中國社會(huì )主義經(jīng)濟建設的基礎設施，其檔案資料的整理與歸檔事關(guān)公路工程的建設進(jìn)程與質(zhì)量。本文針對公路工程檔案管理問(wèn)題的分析，找出規范改善檔案管理的建議性措施。
【關(guān)鍵詞】公路工程；檔案；管理
一、檔案資料管理工作存在的問(wèn)題
�。ㄒ唬⿲n案管理工作不重視。在我國的施工單位中，普遍存在著(zhù)“重外輕內”的思想，就是說(shuō)重視工程的施工現場(chǎng)而忽略了工程的檔案管理。管理人員大多沒(méi)有認識到檔案管理的重要性，只是簡(jiǎn)單整理，并沒(méi)有理清其中的邏輯順序，這就導致了檔案資料中存在許多錯誤，從而影響工程的正常施工。其次，施工隊伍調動(dòng)頻繁造成資料缺失、重復整理檔案資料現象的出現。
�。ǘ⿲n案管理要求不統一。在公路工程施工項目中存在著(zhù)檔案管理要求不統一的情況。不同的監管機構都有各自的標準形式，對同一個(gè)項目的要求也不同，其差別主要表現在表格的形式和填寫(xiě)要求不一致。監理單位、施工單位以及上級主管部門(mén)對此不重視，沒(méi)有統一的標準。這大大增加了工程檔案規范管理的難度，不利于公路工程檔案管理水平的提高。
�。ㄈ┕芾砣藛T水平有待提高。我國公路工程業(yè)內檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，多存在兼職情況。其對檔案管理工作的認識不夠清醒，對檔案資料的標準規范也不夠熟悉。未經(jīng)受培訓的工作人員極易出現資料填寫(xiě)錯誤、檔案分類(lèi)不當、檔案資料缺失等問(wèn)題，甚至會(huì )影響公路工程的施工質(zhì)量和進(jìn)程。
�。ㄋ模┕芾硐到y程序不夠科學(xué)。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)已被運用到公路工程施工中，但在我國公路工程管理中，自動(dòng)化、程序化水平不高。僅利用計算機進(jìn)行歸檔、制表，這還遠遠不夠。為提高檔案管理工作效率，在表格形式和填寫(xiě)要求統一的基礎上，應盡快實(shí)現檔案管理的科學(xué)化、系統化。
二、工程檔案的特點(diǎn)
工程檔案與一般的文書(shū)檔案在形成和管理上有很大的不同，主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
�。ㄒ唬n案來(lái)源廣，綜合性強。從檔案形成單位來(lái)看，有建設單位、監理單位、施工單位文件；從形成過(guò)程看，有立項、勘測、設計、招投標、施工、竣工、驗收等各階段的文件；從工程本身看，有各分部、分項工程文件；從文件類(lèi)型看，有文書(shū)檔案內容，如計劃、總結、請示、報告，有科技檔案內容，如新技術(shù)、新材料的實(shí)驗鑒定，還有財會(huì )檔案內容，如預算、決算、合同等。
�。ǘ⿻r(shí)間跨度大，系統性強。一條公路從立項、規劃、決策等前期準備工作，到施工、竣工驗收要經(jīng)過(guò)一年甚至幾年的時(shí)間，每一個(gè)階段形成的文件材料共同組成相互聯(lián)系的有機整體。在不同建設階段形成的檔案材料盡管有所區分，但其內在聯(lián)系是相互配套的，其全面系統地反映出一條公路建設的各階段活動(dòng)過(guò)程，為今后的公路管理提供了保證。
�。ㄈ┥婕安块T(mén)多，社會(huì )性強。公路交通是社會(huì )公益性設施，公路建設必須堅持社會(huì )效益第一的原則，這就決定了公路工程檔案的社會(huì )性。從公路工程的外部來(lái)看，它涉及到政府的規劃、郵電、土管、金融、電力、環(huán)衛、園林、公安等部門(mén)，具有廣泛的社會(huì )性。從內部看，它涉及到公路系統設計、工程、財務(wù)、機械等許多部門(mén)。從檔案管理的角度，這樣涉及多部門(mén)、多層次的檔案管理難度比較大。
三、加強工程檔案管理規范化的有效措施
基于工程檔案的內容和特點(diǎn)，在項目實(shí)施過(guò)程中，檔案管理往往落后于主體工程的進(jìn)展，必須采取有力措施，對檔案管理實(shí)施全過(guò)程管理，才能保證檔案材料收集得完整、及時(shí)，管理更加科學(xué)、規范。
�。ㄒ唬┳ズ媒M織落實(shí)，建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò )。實(shí)行檔案管理領(lǐng)導人責任制，建立綜合檔案室。根據統一領(lǐng)導、分級管理的原則，要求各相關(guān)單位都配備專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負責檔案管理工作，并落實(shí)分管領(lǐng)導，每個(gè)項目都形成檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò )。在工程實(shí)施過(guò)程中，盡管工程和檔案管理人員會(huì )發(fā)生變動(dòng)，但要保證管理網(wǎng)絡(luò )不變，確保檔案管理的連續性。
�。ǘ┐_保統一標準，完善細化檔案管理要求。各項目建設管理單位應根據上級有關(guān)文件編制符合各項目管理模式的可操作性編制辦法。要明確案卷格式和填寫(xiě)要求，細化檔案資料的整理范圍，細化組卷要求，特別是各類(lèi)施工用表的排序，以便于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員操作。
�。ㄈ┘訌姍n案管理人員業(yè)務(wù)指導和培訓力度。有關(guān)單位應積極組織檔案管理培訓活動(dòng)，詳細講解《工程檔案編制辦法》，貫徹各項檔案管理要求。建設過(guò)程中應到各單位檢查，根據施工階段的不同特點(diǎn)，不定期舉辦培訓班，針對發(fā)現的問(wèn)題和易出現的錯誤進(jìn)行集中講解，及時(shí)整改。交工驗收前，應組織各單位管理人員集中對檔案資料進(jìn)行立卷、歸檔，保證統一要求和標準。
�。ㄋ模⿲n案管理工作納入招標合同管理。在文件中明確提出檔案管理的職責分工、費用和質(zhì)量標準，以經(jīng)濟措施保證檔案管理質(zhì)量。并對完成檔案材料整理的時(shí)限提出要求，且在合同中注明若不能按合同要求按時(shí)完成工程檔案，則不予進(jìn)行竣工決算。公路工程檔案的管理是一項具有長(cháng)遠意義的基礎工作，管理好檔案不僅是檔案工作人員義不容辭的責任，也是公路建設事業(yè)發(fā)展的需要。所以，我們要緊密聯(lián)系實(shí)際，正確理解和規范檔案管理，更好地為公路建設服務(wù)，實(shí)現工程檔案的最大價(jià)值。
【參考文獻】
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