淺析衛生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理論文

　　【摘要】

　　在原有的人事檔案管理工作辦法的基礎上稍作調整，加快辦公自動(dòng)化、信息資源網(wǎng)絡(luò )共享與知識管理實(shí)現的進(jìn)程，推動(dòng)管理方式從靜態(tài)管理轉變成全面動(dòng)態(tài)管理達到檔案管理信息化的目的。同時(shí)，應加大和人才服務(wù)機構間的交流力度，從而有利于人事檔案管理工作的領(lǐng)導作出較好的決策。

　　【關(guān)鍵詞】

　　人事檔案；管理；衛生事業(yè)單位；信息化

　　1前言

　　由于衛生事業(yè)單位規模的持續發(fā)展，工作人員與別的輔助人員的數量正在不斷增多，給很多繁雜的衛生事業(yè)單位管理工作，特別是人事檔案管理工作帶來(lái)了龐大壓力。這就要求廣大衛生事業(yè)單位加快信息化建設的步伐，強化衛生事業(yè)單位人事檔案信息管理工作。此外，人事檔案管理也需從傳統的管理方式逐步轉向信息化管理方式，它是人事檔案管理朝向現代化發(fā)展的必然態(tài)勢。

　　2當前人事檔案管理的情況

　　大部分衛生事業(yè)單位人事檔案管理里依舊運用以往的人事檔案基本模式，它更側重于描繪靜態(tài)性資料，記錄過(guò)去時(shí)與歷史性信息，但無(wú)法動(dòng)態(tài)地表現個(gè)人信息狀況，不含共享性與公共性特征。然而在當前信息技術(shù)高度發(fā)達其局限性愈漸顯著(zhù)。

　　2。1缺少檔案管理意識

　　很長(cháng)時(shí)間以來(lái)，因檔案工作無(wú)法直接的創(chuàng )造經(jīng)濟效益，故在實(shí)際操作當中對檔案管理未形成清晰、系統的認識，且沒(méi)有意識到檔案在人事管理工作當中的必要性與重要性。

　　2。2人工操作歸檔，既耗時(shí)又耗力，且無(wú)法確保一步到位

　　衛生事業(yè)單位人事檔案所記載的對象主要是工作人員的學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱(chēng)晉升、工資變動(dòng)以及其獎懲狀況等原始信息。但是因為檔案資料的更新或者增加，大量材料亟待歸檔，由此極易衍生出歸檔錯誤的問(wèn)題，這就需重新調動(dòng)物力與人力對檔案進(jìn)行整理。但是，一旦其沒(méi)有及時(shí)歸檔，人們查詢(xún)到的檔案信息的準確性不大可靠。與此同時(shí)，當個(gè)人在核查工資或者進(jìn)行家庭調查等的時(shí)候若多次對原始資料進(jìn)行調閱的話(huà)，極易損毀檔案，如此很難保障檔案的準確性。

　　2。3檔案資料管理難度大，利用率不高

　　如今的檔案管理，由于尚未徹底實(shí)施信息化管理，因此在建設索引數據和登記只能采用手工錄入的手段，而缺少針對檔案變更與檔案出入庫記錄的管理。一般來(lái)說(shuō)，在編輯、查找、剖析檔案的時(shí)候人們往往是以人工方式來(lái)完成的，這就造成了人事檔案在運用時(shí)不夠便捷，大大地影響了工作效率。

　　3衛生事業(yè)單位人檔案信息化管理的特征

　　3。1檔案信息化管理的優(yōu)勢

　�。�1）大大提升了檔案管理工作的效率。因為計算機運算快捷，再加上計算精度高，存儲信息量巨大，故能準時(shí)的把相關(guān)的人事數據及人事資料展現在決策人員面前。而計算機管理衛生事業(yè)單位的人事檔案的運用，不僅可以減少統計查詢(xún)時(shí)人工抄寫(xiě)的失誤率，還能減輕人事管理人員的勞動(dòng)壓力和負擔，在節約時(shí)間的同時(shí)，大幅提升工作效率，實(shí)現快捷、準確的查詢(xún)數據。

　�。�2）檔案信息的利用率大幅提升。衛生事業(yè)的單位屬于人才密集型產(chǎn)業(yè)，在衛生事業(yè)單位領(lǐng)導者認人、知人、用人時(shí)其人事檔案至關(guān)重要。利用信息化對衛生事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行管理，其具有精準度高、功能多、速度快捷、通用性強大、儲存量大的特征，因而能及時(shí)地將全方位的、準確的人事信息供應給衛生事業(yè)單位領(lǐng)導以便其做出正確的決策，向衛生事業(yè)單位供應具體、可信度高的資料，促使人事檔案的利用率大幅提升。

　�。�3）加長(cháng)檔案原始材料的使用時(shí)間。針對人事檔案材料實(shí)施信息化管理，在查詢(xún)檔案信息時(shí)應側重于計算機查詢(xún)，如此既可降低由于閱檔案、摘抄等致使原件受損的幾率，又可能完整地儲存原始材料，有效加長(cháng)人事檔案的使用時(shí)間。

　　3。2檔案信息化管理存在很大缺陷

　　衛生事業(yè)單位檔案實(shí)施信息化管理，盡管能充分利用信息資源，能更好的服務(wù)與人事部門(mén)，但是它也存在許多的缺陷，具體表現為以下幾個(gè)方面：

　�。�1）檔案信息的真實(shí)性與原始性問(wèn)題。因為原始信息是依靠管理人員手工錄入系統的，故其產(chǎn)生的電子文件存在一定的失誤率，當然，原始數據也有可能被他人改動(dòng)。

　�。�2）憑證價(jià)值問(wèn)題。由于電子本件中的原始信息具有不穩定性與可變性特征，再加上人類(lèi)對原始信息的不信任與矛盾心理，因此如今原始數據很難變成合法憑證。

　�。�3）檔案信息資源的保密性、安全性問(wèn)題。由于檔案信息具備及強的機密性，故信息資源共享一定要嚴守安全、保密的、規定，設置一定的權限，進(jìn)僅賦予主管領(lǐng)導與檔案管理人員對個(gè)人檔案材料進(jìn)行查閱的資格。

　　4建設并完善衛生事業(yè)單位人事檔案信息化管理體系

　　4。1建設完善衛生事業(yè)單位人事檔案管理體制

　　所謂信息化，是指如今社會(huì )與經(jīng)濟發(fā)展的大態(tài)勢。衛生事業(yè)單位人事檔案部門(mén)要大力開(kāi)創(chuàng )條件，建設并完善人事檔案信息化管理體質(zhì)。為此，應做到以下幾點(diǎn)：

　�。�1）強化檔案意識，提升檔案管理人員的責任。高度關(guān)注人才培養工作，加大對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與政治素質(zhì)的培訓力度，依靠進(jìn)修學(xué)習、專(zhuān)業(yè)培訓等方式大幅提升管理人員的業(yè)務(wù)水準，一步步地構建檔案管理人才團隊，讓其充分知悉現代信息管理技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)，積極培養成衛生事業(yè)單位建設與發(fā)展相適應的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員。

　�。�2）利用合理的、科學(xué)的正確的檔案管理軟件系統，只需選用一套，即可促使總體工作效率得以大幅提升，推動(dòng)人事檔案信息化管理進(jìn)程，增加人事檔案信息資源的利用率，從而有利于未來(lái)衛生事業(yè)單位檔案信息化管理。

　�。�3）建設并完善人事檔案管理制度。人事檔案管理要想上升到一個(gè)新的高度進(jìn)而形成人事檔案管理信息的體系，就必須依靠廣泛的研究以及實(shí)踐的累積，不斷實(shí)踐創(chuàng )新，制定并健全有效的人事檔案管理的相關(guān)規章制度，詳細而又明確地規定檔案的整理、保管、收集與運用。唯有嚴格貫徹落實(shí)并實(shí)施規章制度，才可讓人事檔案管理工作變得有章可循，進(jìn)而衍生出完整的、有機的人事檔案管理信息體系。

　�。�4）高度關(guān)注人事檔案信息系統的維護工作。事實(shí)上，人事檔案信息系統并非一成不變的，其要想實(shí)現作用最大化，就必須得到實(shí)時(shí)維護與更新。

　　4。2健全衛生事業(yè)單位人事檔案信息化系統的數據庫建設

　　眾所周知，衛生事業(yè)單位人事檔案管理數據庫的建設不可一蹴而就，其需耗費大量時(shí)間，而人事信息管理網(wǎng)絡(luò )的建成將會(huì )給人事管理的強化、服務(wù)質(zhì)量的改善以及工作效率的提升帶來(lái)巨大的正面影響。詳細來(lái)講，建設衛生事業(yè)單位人事檔案信息化數據庫需做到以下幾點(diǎn)，即：

　�。�1）加大衛生事業(yè)單位人事檔案基本信息數據庫的建設力度，其建筑對象有：衛生單位職工性別、學(xué)歷、姓名、參加工作時(shí)間、出生年月、職稱(chēng)、入黨團的時(shí)間、職業(yè)類(lèi)別、離退休時(shí)間、職務(wù)、工資、年度考核等各項信息。

　�。�2）積極建設衛生事業(yè)單位職工工資數據庫以將職工的績(jì)效考核成績(jì)同工資相互連接起來(lái)。

　�。�3）大力構建衛生事業(yè)單位人事檔案查詢(xún)目錄數據庫，從而達到迅速找到人事檔案的目的。同時(shí)，要依照姓氏對工作人員進(jìn)行分類(lèi)，按秩序錄入人員姓名、檔案編號等數據，以便在查找人員檔案時(shí)只需將個(gè)人姓名輸入就能夠曉得該職工的人事檔案的檔案柜及其編號。

　�。�4）構建衛生事業(yè)單位人事檔案材料目錄數據庫從而有利于檔案目錄的標準化與統一化。通常每一年均會(huì )有很多檔案材料累積下來(lái)，而檔案管理信息系統的運用，可依靠計算機針對信息材料實(shí)施歸檔、分類(lèi)與儲存，從而達到檔案信息的數據化的目的。

　　5總結

　　總而言之，衛生事業(yè)單位人事檔案管理工作也需隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展，以人事檔案信息化管理系統與現代檔案管理理論針對人事檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)化維護與管理。在健全檔案管理制度的大背景下選用大量專(zhuān)職人員，推動(dòng)檔案的信息化建設，充分挖掘檔案的利用價(jià)值，以人事檔案與人才資源庫所顯示的數據動(dòng)態(tài)化地針對衛生事業(yè)單位的人員狀況開(kāi)展剖析、統計與預測工作，將有效的、有利用價(jià)值的信息傳輸至衛生事業(yè)單位內，從而有利于領(lǐng)導作出正確的決策，促進(jìn)人才交流。

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