淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應用論文
摘 要：檔案作為記錄學(xué)校成長(cháng)發(fā)展的文獻資料，不僅具有參考價(jià)值，更重要的是，檔案對學(xué)校的發(fā)展和學(xué)術(shù)交流具有重要意義。檔案記錄的不光是資料，更重要的是記錄學(xué)校師生之間的交流和成長(cháng)過(guò)程。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷有新的管理方式和管理理念涌現。對于學(xué)校檔案管理來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應用提高了檔案管理的范圍、管理的科學(xué)性、管理的準確性以及大大提高了管理的效率。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；學(xué)校；檔案管理
信息技術(shù)（Information Technology）簡(jiǎn)稱(chēng)IT.信息技術(shù)主要通過(guò)計算機應用和通信技術(shù)的發(fā)展，共同完成對海量信息的加工處理。信息技術(shù)的傳播載體，主要依靠網(wǎng)絡(luò )傳輸。網(wǎng)絡(luò )作為目前受眾最多的傳播媒介之一，具有巨大的影響力。所以，把信息技術(shù)應用到學(xué)校檔案管理恰到好處，不僅可以梳理錯綜復雜的文字，還可以有效地歸類(lèi)數字化的視頻、音頻資料。有效地簡(jiǎn)化了管理的程序和步驟，節省了勞動(dòng)力，集中了管理的內容，提高了管理的效率。
一、學(xué)校檔案管理的發(fā)展現狀
1.保密性能差
檔案的管理的內容一要保存，二要保質(zhì)，三要保密。學(xué)校檔案記載著(zhù)學(xué)生的個(gè)人信息和學(xué)校的論文文獻資料，具有重要的保密價(jià)值。但是傳統的學(xué)校檔案管理都是人工手動(dòng)操作管理，借閱的人多就會(huì )出現檔案丟失。如果保密等級較高的資料外泄，會(huì )對學(xué)校造成嚴重的損失。所以一直以來(lái)，保密性差是學(xué)校檔案管理存在的一大漏洞。
2,錯誤率高，查閱效率低
這恰恰限制了學(xué)校檔案管理的穩定發(fā)展。檔案作為文獻資料具有較高的參考價(jià)值，可供查詢(xún)閱讀。但是由于目前大多數檔案管理多為紙質(zhì)材料，保存難度高且體積大種類(lèi)多，在查找的過(guò)程中容易打破擺放的順序，由于檔案是人工查找，所以，缺乏智能化處理，如果不能及時(shí)調整順序和編碼，就會(huì )造成查找效率低下。
3.檔案管理單一化
由于傳統的管理模式限制，導致檔案的管理內容主要以紙質(zhì)文字為主，外加少量的圖片，此外不再有其他類(lèi)型，嚴重制約了檔案管理的多元化發(fā)展。隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，電子科技普及應用，數字化產(chǎn)品逐漸取代了紙質(zhì)產(chǎn)品。大量視頻、音頻也逐漸作為檔案資料保管，由于學(xué)校檔案管理缺乏技術(shù)支持，不能很好地對數字化資料進(jìn)行管理成為一大遺憾，往往會(huì )遺漏大量珍貴文獻。
二、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理應用中的特點(diǎn)
1.保密性能高
信息化管理屬于智能化操作管理，利用網(wǎng)絡(luò )的傳輸和海量存儲的特點(diǎn)加強了檔案管理的保密性能。檔案管理人員只需要對計算機進(jìn)行操作，就可以輕松管理全校的所有檔案。只要建立完整的管理體系，和加密工作，就可以很好地預防信息被竊取的可能性，不僅減少了管理人員的工作量，還提高了檔案的安全性。
2.保存完整性強
信息技術(shù)管理的應用，可以有效地控制檔案的進(jìn)進(jìn)出出，詳細地記錄檔案的借閱情況。每本檔案上都有編碼，一旦丟失可以快速地追蹤尋找，保證檔案不被丟失。并且，加入信息技術(shù)的應用之后，可以存儲大量的數字文件，一般情況下數字文件儲存于計算機或硬盤(pán)中，不容易丟失，不容易損壞，對儲存環(huán)境沒(méi)有要求，并且計算機還可以對數字文件進(jìn)行有效的備份，提供雙重保險。
3.管理內容海量、極速查閱等特點(diǎn)，不斷滿(mǎn)足各類(lèi)學(xué)校對信息化檔案管理的青睞
由于信息技術(shù)管理主要是依靠計算機，以及各類(lèi)應用軟件和辦公軟件（Word、Excel、Powerpoint、Access）的應用，對各類(lèi)信息進(jìn)行分文別類(lèi)，然后按編碼、專(zhuān)業(yè)、年份、類(lèi)型等進(jìn)行集中管理。信息技術(shù)管理可以自由設定查詢(xún)途徑，建立完整的查詢(xún)目錄，以滿(mǎn)足極速查閱的條件。
三、加強信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中應用的途徑
1.加強學(xué)校領(lǐng)導對信息技術(shù)檔案管理的重視，才能得到進(jìn)一步的推廣
檔案管理一直以較為保守的方式管理，漏洞百出的錯誤率嚴重影響檔案的管理效率，損壞大量重要資料。如果應用信息技術(shù)管理就可以把珍貴的文字用計算機逐一錄入，保證紙質(zhì)資料的完整性，不僅更加人性化還很科學(xué)化。
2.加強學(xué)校信息技術(shù)檔案管理設備
因為檔案管理等于在玩一個(gè)規模宏大的文字游戲，必須要有完善的裝備才能保證管理的安全性。建立可靠的網(wǎng)絡(luò )管理系統，全面覆蓋整個(gè)校園，進(jìn)行一對一傳輸，這樣老師就可以直接把資料傳入檔案室，節省時(shí)間，提高檔案查閱的速度和準確性。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)修養
檔案管理工作相對乏味枯燥，但是要求管理人員心思縝密才能勝任。所以，要不斷加強對檔案管理人員的素質(zhì)修養，由于是信息技術(shù)管理，管理人員還要能夠熟悉的掌握計算機和網(wǎng)絡(luò )的應用，具有較強的隨機應變能力，才能處理好繁瑣的管理任務(wù)。所以，培養專(zhuān)業(yè)的管理人才，不僅要有強烈的責任感，還要有良好的職業(yè)道德。
綜上所述，我國大多數學(xué)校對檔案的管理意識薄弱，沒(méi)有真正認識到檔案管理的重要性，所以，檔案管理一直處于相對落后的發(fā)展局面。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校檔案管理也逐漸趨于專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、海量化的方向發(fā)展。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應用，有效地提高了管理的準確性，減少對紙質(zhì)檔案的損壞，提高了重要文件的保密性能。信息技術(shù)在檔案管理中的應用，作為一項新技術(shù)的開(kāi)發(fā)，受到了各類(lèi)學(xué)校的一致好評，足以證明學(xué)校對檔案管理意識逐漸加強。這也意味著(zhù)我國的學(xué)校檔案管理制度，正在朝又快又好的方向發(fā)展。所以，信息技術(shù)在檔案管理中的應用，一定要在學(xué)校師生之間普及開(kāi)來(lái)，這樣才能實(shí)現信息化檔案管理的實(shí)用價(jià)值�？偟膩�(lái)說(shuō)，信息技術(shù)在檔案管理中的應用，逐漸把傳統的檔案管理推向數字化、網(wǎng)絡(luò )化、多媒體化、和智能化模式，革新了傳統檔案管理的弊端，打破了死板的管理模式。
參考文獻：
李麗。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運用.佳木斯教育學(xué)院學(xué)報，2012（01）。
馬成智。淺談信息技術(shù)在建筑管理中的運用.科技創(chuàng )新與應用，2012.
高阿芳，王茹。淺談信息技術(shù)發(fā)展條件下的學(xué)校檔案管理.才智，2012（07）。
王莎莉。信息網(wǎng)絡(luò )平臺在學(xué)校檔案管理中的應用.辦公室業(yè)務(wù)，2012（13）。
李青。關(guān)于學(xué)校檔案信息化建設的思考.黑龍江史志，2013（23）。
【淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應用論文】相關(guān)文章：
淺談學(xué)具在小學(xué)數學(xué)教學(xué)中的應用論文08-04
關(guān)于計算機技術(shù)在檔案管理中的應用的論文10-30
淺談農業(yè)種植在中藥學(xué)教學(xué)案例中的應用論文04-07
淺談?dòng)⒄Z(yǔ)教學(xué)中的文化教學(xué)論文06-13
淺談大學(xué)英語(yǔ)教學(xué)中的文化教學(xué)論文07-23
學(xué)校2.0信息技術(shù)應用實(shí)施方案范文11-17
論文范文：乳化瀝青在公路養護中的應用08-28
- 相關(guān)推薦